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提升国企档案管理信息化建设的对策研究

发表时间：2021/4/14 来源：《中国科技信息》2021年4月作者：孟洁

[导读] 近年来，随着我国社会经济的快速发展，信息科技水平的不断提高，国有企业档案管理工作越来越受到全社会的广泛关注和重视。鉴于此，本文就当前阶段国企档案管理信息化建设的现状以及面临的问题进行一定分析和探究，并且提出一些合理化改进建议与策略，以供参考。

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摘要：近年来，随着我国社会经济的快速发展，信息科技水平的不断提高，国有企业档案管理工作越来越受到全社会的广泛关注和重视。鉴于此，本文就当前阶段国企档案管理信息化建设的现状以及面临的问题进行一定分析和探究，并且提出一些合理化改进建议与策略，以供参考。
关键词：国企；档案管理；信息化建设；对策
        引言
        当前阶段，国有企业开始了全面转型与升级工作。国企的档案管理信息化建设成为整个企业工作的核心任务和主要内容。众所周知，国企在日常的业务往来与各项工作中必然会产生诸多重要的电子文件以及各种资料，倘若这些重要文件和资料无法获得系统化的管理和保存，那么便无法发挥应有作用。鉴于此，创建科学化的国企档案信息化管理系统已经成为国企档案管理工作的当务之急，也成为摆在国企管理层面前烦冗的工作“重难点”。
        1档案管理信息化的概述
        档案管理信息化是指在档案管理时，利用信息化和互联网技术对档案资料进行加工，对档案进行科学的归类储存，后期对档案资源进行充分利用，从而实现档案资源共享。统一的档案管理信息化可对多层次多行业的档案资源进行管理，并形成共享网络，使档案资源可重复利用。企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。也是与员工个人密切相关，针对具有存储价值的文字、图表等的最初记录。档案管理信息化对现代企业而言，是档案管理部门采用信息化手段对错综复杂的数据信息所开展的管理行为，这意味着档案管理从传统管理模式在向现代管理模式转换。企业档案信息化建设主要包含企业人力资源信息化档案管理、企业文件的收集与归档、企业档案数字化平台建设等方面，全面性服务是其最大的特点，实现专业化、信息化地处理企业信息档案。
        2、国有企业档案信息化建设存在的问题
        2.1国有企业对档案信息化建设重大意义缺乏正确认识
        档案信息化建设重大意义是改变过去档案单一僵化的管理模式，提高劳动生产率，档案管理可以变得省时省力、检索查询便捷即时；实现了无纸化办公，打破档案流转带来的繁琐；档案进出库可查可控，保证档案的安全；档案信息生成电子文件，档案管理走向开放。同时也改变了过去档案管理的职能，档案管理部门朝着信息采集、管理、服务职能转变，工作重心落在为国有企业发展提供高效优质的服务上。但是，现阶段，许多国有企业的领导和档案管理部门的工作人员没有认识档案信息化的重大意义，其中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑虑，难以积极领导或参与进来，甚至于极力排斥;另一部分人漠视信息化建设对档案管理工作巨大推动作用，对档案信息化抱着可有可无的态度，不能积极创新，档案信息化建设被搁置，进展缓慢。
        2.2信息化档案管理人才匮乏
        国企档案信息化管理建设各项工作离不开优秀专业人才的努力。但当前阶段，国企档案管理人员的综合素质以及专业水平普遍较低，无法满足这项工作对人才的高标准以及严要求。毕竟传统意义上国企档案管理工作简单易懂，管理人员无须掌握各种复杂的信息技术。当信息化档案管理建设工作全面展开时，这些老员工便觉得束手无策，缺乏先进的技能与知识进行各项实践操作。人才匮乏，使现阶段国企档案信息化建设工作遭遇巨大“瓶颈”。

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        2.3档案管理信息化建设资金投入不足
        国有企业信息化建设需要资金投入，信息化建设包括硬件设备、软件设备、数据库、专业人才等，这些硬件设备与软件是档案信息化建设的必备条件，都需要靠资金投入来支撑，与其他工作相比，由于国有企业档案管理工作受重视程度不够，所以，有的国有企业对档案管理所需资金投入相对较少，导致使档案管理部门设备陈旧和配套软件缺乏、更新滞后。
        3.提升国企档案管理信息化建设的对策
        3.1提升档案管理信息化建设的重视程度
        为了实现国企档案管理信息化建设，应当不断提升领导者和管理人员的思想认识，使其认识到档案管理工作的重要性。从企业领导层和管理层入手，提升对各级部门管理人员重要性的认知。因此，企业必须注重宣传和强调档案信息化管理，通过专业培训与教育活动，确保领导者和管理人员学习档案信息化管理知识，并且将档案管理信息化建设作为企业生产经营的主要内容，纳入企业发展规划中。同时，注重人力、物力和财力的投入，以此确保管理信息化建设的实效性。另外，在大数据时代背景下，企业领导者和管理人员制定合理有效的档案管理制度，全面提升档案信息的有效利用率。采用大数据处理技术，分析和研究企业人事结构、项目业绩、生产经营状况，为国企决策经营提供重要依据，全面提升企业的经济效益。
        3.2建立和完善档案信息化管理制度
        在档案信息化建设过程中，完善的制度是基础性保障。立足于档案资源的数字化建设，形成电子档案资源。同时注重存储和开发应用，不断加大基础设施建设力度，维护信息管理的安全性。为了实现以上管理目标，必须遵循相关标准规范和机制制度。对于企业来说，应当全面分析档案管理信息化建设问题，注重落实和执行各项制度机制。其一，企业应当建立档案信息管理制度，明确划分各级人员的档案管理职责，通过制度化方式不断强化档案管理责任。同时，在档案信息化管理工作中，制定科学合理的考核制度和激励制度，这样能够有效约束和规范信息化工作的开展，充分调动档案管理人员的积极性，不断提升信息化水平。其二，企业还应当将档案信息化制度落实到各个部门，提升制度落实与执行的监管力度，以此确保管理职责的落实效果，通过制度方式提升档案信息管理的信息化水平。为了提升企业的信息化水平，在优化升级过程中，立足于国家标准和行业规范，不断优化档案信息化规划与指导，确定合理有效的管理政策和管理体系。
        3.3积极培养和引进优秀档案信息化管理人才
        国企档案信息化建设整个流程中，信息管理人员的操作以及实践工作自始至终都将是不可或缺的重要环节。鉴于此，国企在日常人才培养以及人才招募过程中，必须要加强培训质量以及加大资金投入力度。比如说在人才培养方面的各项专业培训以及指导环节中，国企管理层应当精挑细选出能力出众且有责任心的优秀管理人才以及专业技术人员，定期、定点进行系统化培训和检查。让所有国企档案信息化管理工作人员能够树立明确的工作目标和发展方向，充分发挥出应有的技能水平和工作能力。此外，在先进人才的招聘以及引入环节，国企人力资源部门应当采取高薪竞聘、广纳良才的选拔原则，为应聘者提供一个公平、公正的竞争舞台，让优秀的档案信息化管理人才有机会大展拳脚，将自己的知识水平和专业技术全面展现出来，为国企档案信息化建设工作添砖加瓦。
        结束语
        综上所述，当前阶段，国企档案管理信息化建设任重而道远。国企相关部门的管理层必须给予高度重视和支持。结合本企业的具体情况，制定出一套行之有效的建设方案和推动策略。相关管理人员以及技术人员也应当在日常工作中不断探索、不断创新，力争寻找到更为科学化、合理化的档案管理信息化理念和方法，全面提升国企档案管理信息化建设的质量与效率，力争让国企档案管理工作的整体水平迈上新的台阶。
参考文献
[1]于良,高爱玲.论国有企业档案信息化建设的必要性[J].现代国企研究,2018(08):243+245.
[2]邓学国.新形势下企业档案管理信息化建设趋势探究[J].办公室业务,2019,13(17):69-70.
[3]符永照.事业单位档案管理信息化建设路径分析[J].城建档案,2019,12:16-17.