济宁市精神病防治院
摘要：我国的科技领域正在高速的发展中，各个企业都有了前所未有的突破性进展，档案管理工作是每个企业非常重要且最基础性的工作，因为档案真实地记录了经济建设和社会发展中的重要历程及重大历史面貌。科学、合理、及时收集档案，对于丰富档案资源、真实记载历史、维护历史面貌、促进经济社会发展具有重要作用。
关键词：企业；档案收集工作；多维度；转变
引言
我们通常情况下所阐述的所谓的档案是人们利用文字、符号、图像、声音来记录生活、生产、工作、学习、科研等方面的一种凭证。在企业的运转过程中，会慢慢形成很多档案资料，这些资料对于真实再现企业的公务工作具有非常重要的凭证作用。
1档案收集整理工作的重要意义
档案的收集整理，是档案管理的基础环节，也是关键环节，是所有收集工作的起点，为接下来的工作提供可利用的内容，也是整个档案管理工作中承上启下的一环。在收集的过程中，了解和检查档案的质量，以此汇总并衔接给下一步的开发与利用工作。要想实现档案的科学管理，就需要有环环相扣的内容，根据实际情况有序地组织工作，也能够更加方便档案的查找与利用，更有助于实现档案安全保管。档案的整理工作应在使用工作之前，档案整理好之后，分类、组卷的功能才能建立，在这个过程中对档案的收集与整理可以分担检索的一部分内容。
2企业档案收集工作的多维度转变
2.1要加强档案行政执法力度
为了做好档案收集工作，档案工作人员必须摒弃错综复杂的人情观念，加强档案行政执法，对不重视档案管理造成有关档案涂改、损毁、丢失，不按规定归档、汇交、移交档案，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的企业或个人，依法作出限期改正，通报批评，行政处分，赔偿损失等行政处罚，对于构成犯罪的要追究刑事责任。同时加强对执法行政行为的监督，促进档案执法人员对违法行为的查处。执法与监督双项并举，对于有效预防和及时纠正行政执法过错，保证档案执法行为客观、公正，促进档案依法行政十分必要。
2.2完善档案收集体系
在具体的档案收集与整理工作中，应坚持实事求是的路线，这就要求各个部门的档案管理工作需要与自身的情况联系，基于目前档案管理体系上薄弱点进行不断完善。充分利用信息技术、网络技术的优势，根据现有的组织架构，完善整理体系，突出信息化的功能，在与时俱进中更新自身工作方法，为全面提升档案收集与整理工作效率打好基础。为了切实有效地落实好档案收集整理的需求，应当建立健全收集整理体系，通过明确的体系要求，鼓励各个环节的人员进行调配，确保档案在收集整理工作当中可以稳步前进。在建立完善档案收集整理制度时，可以结合我国有关档案的相关法律法规，比如《中华人民共和国档案法》，根据本企业的实际情况以及档案整理的质量来设定相关的规章制度，通过大量的实践以及科学化的思考方式，才能够不断完善企业内的档案收集管理制度，应始终做到规范化、标准化，并且考虑到档案管理的整体可行性，才能够确保档案资料的收集以及管理的准确性，做到每一个档案资料都可以及时归档，而档案内的资料内容也是完整的、准确的，一旦出现需要使用该档案资料时，可以确保档案资料被合理、有效地利用，帮助企业的发展走上正轨，也能让更多的档案发挥出档案应有的价值与意义，提高档案管理工作的质量。
2.3要夯实基础，强化档案日常的收集
档案日常收集工作是从事档案所有工作的条件和基础。档案管理的一切工作，首先要积累材料，要靠有东西。无论是文件，照片，还是影像声像，必须要先进行收集如果没有东西，柜子里面没有货，一切都是空谈，因此，把做好档案的日常收集工作当成档案管理至关重要的工作来看，摆在第一位的事情做。
2.4拓宽收集渠道
档案收集部门要积极加强与电视台、报社等新闻媒体信息发布部门的沟通，建立有效的协作机制，拓宽收集渠道和方式，确保收集归档的档案资料全面、真实、详尽。要通过信息网络、档案利用、调查走访等途径获取“哪些资料有用”的信息，并根据这些信息尽早把随时随地产生的该收集的资料收集进馆，机动灵活地采取接收、购买、收集、代管、复制、索要等多种多样的方式收集资料。
2.5科学改进企业文书档案收集与归档的方式
第一，确保问题反馈的及时性。企业在开展文书档案收集与归档工作时，都会最大程度避免其中可能会出现的问题，以此提高这一工作的效率与质量，不过，问题肯定会存在，关键在于是否能够及时有效地处理。因此，企业需要根据文书档案管理的每个环节设立专门的管理岗位，由专业的管理人员负责收集、归档、保存等各个阶段的监督管理工作，对于文书档案的收集与归档工作要进行实时监控，一旦发现其中存在问题，要及时上报并作出有效处理，确保工作的有效性。第二，要保证工作的主动性。管理人员在企业文书档案的收集管理工作中，要学会化被动为主动，积极主动地与其他部门进行有效的沟通联系，并对整个工作的进程进行统筹安排，同时还要做好定期的检查工作，保证文书档案资料的真实性以及完整性，并且兼顾到每一个工作细节，使得各个部门以及整个企业对文书档案的需求得到有效的满足。第三，提高硬件设备的完善性。企业要引进信息化的管理设备以及先进的管理理念，加强文书档案管理工作的信息化建设，提升文书档案收集与归档的高效性。
2.6实时归档
现代企业的档案管理中，微信公众号等没有任何时差的信息，应实时关注、收集，纳入到企业的档案归档范围中。这些信息是实时的，来源也是复杂多样的。如果按照传统档案的归档时间，在纳入归档范围后，等到次年再进行集中归档，是不符合这些信息快捷的属性的，也有可能造成准确性降低，来源无处可寻。所以，档案管理部门应以担当、高效为己任，作出时间维度转变。例如，OA、微信公众号中图片的展示，因为大小限制，会被压缩，如果不及时收集归档，可能照片的拍摄者删除了照片，那么就无法归档到照片的源文件。再例如，视频的归档中，仅仅归档最后的成片是很不专业的，就日后作为企业视频档案资料的使用而言，也是远远不够的。在有条件的情况下，应该在归档视频的无压缩高清版本的同时，归档视频制作中的全部工程文件，即实现元数据的保存。即使受到视频设备、声像档案容量保存限制的企业，也至少要保存视频的无字幕版。因为如果只保存最后的成片，在作为视频档案利用时，有字幕的视频档案，制作单位只能采取将字幕模糊的处理方式进行利用，这样一来，视频的利用会大大地受到限制，也不美观。这种情况下，如果档案管理部门不要求各种格式的视频文件及时归档，则很难收集齐全工程文件和无字幕版。
2.7加强后期综合利用
档案工作按照业务流程可以划分为收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及提供利用等八个部分，但是也可以划分为基础工作和利用工作两大部分，这也从侧面印证了档案工作的目的，就是对其进行利用，说利用是对档案工作的一个检验也未尝不可，当然除了检验作用还有一个带动作用，到该用档案的时候档案却没有整理好，这是万万不行的。所以，我们要提高档案收集工作，也可以尝试从加强档案的利用入手，在利用档案的过程中使广大企业干部真正认识到档案的价值和档案收集工作的重要性，从而使他们更加理解和支持档案工作，达到以利用促收集的目的。
结语
总之，档案收集工作要不断解放思想，与时俱进，开拓创新，才能真正构建管理体制优、基础设施好、信息化程度高、服务功能全的档案工作体系。
参考文献：
[1]韩贞.新形势下医院档案收集工作的思考[J].办公室业务，2018（22）.
[2]刘宇蕾.高效做好文书档案收集工作之我见[J].兰台内外，2019（19）.