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档案信息化建设现状、问题与对策刘艳峰

发表时间：2020/11/18 来源：《基层建设》2020年第22期作者：刘艳峰

[导读] 摘要：如今是信息化时代，在数字化浪潮的冲击之下，人们的生活以及各行各业都发生着翻天覆地的变化，信息技术给传统档案工作带来了新变化。

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        摘要：如今是信息化时代，在数字化浪潮的冲击之下，人们的生活以及各行各业都发生着翻天覆地的变化，信息技术给传统档案工作带来了新变化。推动档案信息化建设，有利于提高档案建设水平，本文围绕档案信息化建设的现状、存在的问题以及相应解决措施展开了分析探讨。
        关键词：档案信息化建设现状；问题；对策
        1、前言
        信息技术的发展推动现代社会进入了信息化时代。在信息化时代背景之下，传统档案工作引入信息技术，借助信息技术的优势，使得档案工作质量以及效率得到了大幅度的提升。重视档案管理，提升档案管理有效性，是全社会共同关注的重点问题。现阶段档案信息化建设还存在着各种各样的问题，需要采取合理的策略予以解决。
        2、档案信息化建设现阶段状况
        近年来，伴随着信息技术的不断发展，政府、企业与事业单位以及其他社会组织都面临着信息技术带来的机遇与挑战。档案信息化建设成为档案工作的必然趋势，档案信息化建设的目的是为了强化基础设施建设，提升我国档案公共服务能力以及服务质量。全国档案事业发展‘十三五’规划明确提出，要实现以信息化为核心的档案管理现代化。在政府的指导之下，各地各部门积极地推动档案信息化建设，提升档案服务水平。[1]尤其是在以下两个方面采取积极的措施，有力地推动了我国档案信息化建设水平以及速度：一方面是加快档案信息网的升级改造，积极打造好各地档案馆微信公众平台建设，加强与群众的互动交流；另一方面是加快推进数字档案馆建设，尽快实现各地档案馆之间档案信息资源的互联互通，方便人民群众查询利用档案。在国家相关政策的支持之下，各地档案信息建设水平有了大幅度的提升，但是由于档案建设工作量巨大，实现信息化建设目标也并非一朝一夕能够达成，因此，必须要正视现阶段我国档案信息化建设当中存在的问题，积极的采取相应的措施予以解决。
        3、档案信息化建设中存在的问题
        从当前我国档案信息化建设的实际情况来看，存在的问题主要表现在以下几个方面：第一，有一些档案部门领导人员重视程度不够，没有给予档案信息化建设足够的经济支持，导致相关的基础设施建设难以满足档案信息化建设的需要。一些档案工作人员思想认识错位，对档案信息化建设的重要性认识不足，从而在档案信息化建设工作上思想懈怠，怠于配合。[2]第二，要想提高档案信息化建设水平就必须要建立起规范的体系制度，但当前我国档案信息化规范体系建设还不健全，因此不能够为档案信息化项目的具体落实提供有效的基础和前提保障。档案信息化规范体系既要完整全面又要符合相关规定，贴合档案信息化工作的实际情况。负责档案信息化系统开发建设的技术公司常常会要求档案部门提供具体的业务要求，如果档案部门没有提供具体的格式要求，归档流程以及命名规则等等，那么就很有可能导致最终的档案信息化系统和平台难以符合规范要求。第三，一些档案部门在实际的工作过程中，没有明确自身的责任。在档案信息化建设中，有一部分档案部门热衷于做“甩手掌柜”，认为自己只需要支付劳动报酬，其它事情都是技术公司的事，从而导致档案信息系统开发建设工作难以满足档案业务相关要求。最后，现阶段我国档案信息化建设缺乏专门人才。尤其是一些基层档案工作人员十分匮乏，而专职档案人员配备远远不够，并且每天需要应付大量的日常工作，很难抽出更多的精力促进档案工作的转型升级，力量配备不到位，造成档案信息化创建行动迟缓。

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        4、提高档案信息化建设水平的对策
        4.1深化思想认识，寻求领导支持
        在档案信息化建设工作方面，寻求领导支持是影响档案信息化项目成败的一个十分重要的因素。只有在部门领导充分理解相关档案信息化项目的基础上，才能获得更多的技术资源和资金支持，与档案信息化建设配套的各种保障资源（尤其是资金）越充裕，与技术部门的合作交流也就更加顺畅。[3]寻求领导的支持需要档案部门负责人制定明确的信息化建设目标，明确档案信息化项目的定位，充分认识到开展档案信息化项目的必要性及重要性，在此基础上做好档案信息化项目的总体规划及工作安排，再就档案信息化项目需要得到的配套资源向领导寻求帮助，获取领导的理解和支持。争取领导的理解、重视和支持是开展档案信息化工作必须迈出的第一步，因此必须要引起足够的重视。
        4.2规范和完善档案信息化制度体系
        档案部门开展档案信息化项目必需要有一个规范的体系框架，以此作为规范体系建设的根本依据。各档案部门可以参考国家电子文件管理部际联席会议办公室发布的《电子文件管理标准体系框架》，对现存的制度体系进行完善，在借鉴过程中要结合部门档案信息建设工作的实际予以修改完善。[4]国家档案局制定了档案信息化政策制度和相关的标准规范，各个档案部门必须要依据这些制度规范来完善自身的制度体系，规范的具体形式是多种多样的，不管是制定管理办法还是制定规范与制度，都应该遵循一定的标准，并且要在实际的档案信息化建设工作当中予以落实。
        4.3改变传统的档案治理思维
        档案信息化建设与传统档案工作不同，为了适应档案信息化项目的需要，相关的档案工作人员就必须要改变传统档案治理思维，使现代化的档案治理理念应用于档案信息化项目的推进过程中。当前我国很多档案信息化项目采取的是半外包的方式进行，需要借助技术公司的信息化技术来进行档案信息项目的开发建设，在档案信息项目开发建设过程当中，各个单位的实际情况以及档案信息工作基础存在一定的差异性，档案信息化业务要求不同，因此，档案部门和技术公司必须要展开有效的沟通联系，档案部门要明确表达自身的业务诉求，做好档案信息化项目的监督检查工作。
        5、结束语
        在现代信息技术蓬勃发展的背景之下，各行各业普遍提高信息水平，档案管理工作也迈入了一个新时期，档案信息化建设不仅仅是简单的数据集合，必须要应用科学的理念和现代化的技术方法来加强档案的收集管理以及开发利用。档案信息化建设有利于更好的发挥档案的价值，因此，相关的档案部门及工作人员必须要重视档案信息化建设的重要性，健全制度，创新理念，深化认识，推动档案信息项目的顺利开展。
        参考文献：
        [1]陈春红.档案信息化建设初探[J].上海档案，2017（05）.
        [2]杨企中.加强档案信息化建设迎接知识经济新时代[J].金山企业管理，2019（02）.
        [3]门迎浩.电子政务与档案信息化建设浅议[J].治黄科技信息，2019（02）.
        [4]杨安莲.试论档案信息化建设及其组织管理[J]科技档案，2019（02）.