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新时期文书档案管理现状及对策研究

发表时间：2020/11/18 来源：《基层建设》2020年第22期作者：李娜

[导读] 摘要：随着信息技术水平的不断提高，文书档案管理的数字化进程也随之不断加快。

        蚌埠医学院第一附属医院 233004
        摘要：随着信息技术水平的不断提高，文书档案管理的数字化进程也随之不断加快。先进的数字化信息技术不仅能实现文书档案的高效利用与长期保存，也开辟了更为便捷的查询渠道，有助于促进文书档案管理效率与质量的提高。虽然目前文书档案管理的数字化发展已经取得了较大的突破。基于此，以下对新时期文书档案管理现状及对策进行了探讨，以供参考。
        关键词：新时期；文书档案；管理现状；对策研究
        引言
        文书档案，指的是企事业单位、机关、团体在行政管理中，产生的通用文书并转化为档案，包括指示、决定、命令、通知、报告、批复、信函、会议记录、工作计划和总结等。文书档案的产生、内容、形式具有共性，进行文书档案管理能指导行政管理工作，保证机关单位健康发展。
        1文书档案管理工作的重要性
        1.1可为其他科室提供信息服务
        办公室开展各项活动所产生的文件与资料就是办公室文书档案，收集与整理这些文书档案，可以了解活动开展内容，分析其开展的意义之所在，也可对政府机构及各个部门产生的业务进行记录，进而对这些业务的潜在价值进行有效挖掘，进而为其他活动的开展提供可靠的信息依据，其他机构或部门通过信息检索即可查阅与调取这些资料，可以将文书档案的价值充分展现出来。
        1.2问题解决的凭证功能
        文书档案是基建、人事、党务以及财务等各项管理工作中产生的，是这些行政管理活动的原始记录，具体的规章制度的管理性文件，以及上级相关部门或机构的日常管理的具体要求，因此，在日常行政管理过程一旦出现矛盾或者发生问题时，文书档案可作为解决问题的重要原始凭证，具有很强的证明力。
        1.3为其他工作的开展提供法律凭证
        文书档案资料记载了政府机构建立、变更及发展等相关信息，是其运转状况以及各项活动开展效果的重要体现，这些文书资料可以让上级管理部门对政府机构的运营状况进行管理，也可为纪检监察部门调查与处理政府机构中发生的违法事件提供证据。正因如此，文书档案具备了一定的法律凭证效力，可为其他工作的正常开展提供有力的指导。
        2新时期文书档案管理现状
        2.1文书档案数量增多
        企事业单位在运营管理中，文书档案数量不断增多，尤其是数字化文书档案的出现，虽然方便了管理工作，但档案数量呈现指数增长，为管理人员带来不小压力。随着硬件、软件设备的使用，管理思想和技术的更新，传统的人工管理模式转变为信息化管理模式，可对档案信息高速传输、索引、存储，提高管理效率。
        2.2文书档案信息的可靠性有待提升
        对于企业的文书档案资料而言，其自身就是对企业历史信息的统计以及记录，而只有真实可靠的档案资料信息，才能够在企业中发挥出有效的参考、查阅作用，并为企业的发展提供帮助。然而，在企业的文书档案管理工作中，还存在篡改信息的问题，以至于文书档案信息的真实性以及可靠性有所降低。
        2.3档案信息需求量大
        对文书档案进行信息化管理，一方面，可以满足用户的需求，为部门工作提供支持；另一方面，服务质量提高，能吸引更多的用户。但是，同时在线人数多，文书档案管理系统容易出现问题，例如因供应量不足造成中停现象。如此一来，会影响用户体验，轻则失去用户，重则损坏声誉，影响企事业单位的健康发展。
        3新时期文书档案管理对策
        3.1制度化管理
        俗话说，不以规矩不能成方圆。文书档案管理也应遵循严格的规章制度，提升文书档案制度化管理水平。

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一方面，成立专门的档案管理机构或领导小组。实行分管领导主抓，行政岗位主管、各部门通力协作配合，档案人员具体落实的管理体制机制，明确不同岗位及人员的职责，强化文书档案管理领导机制。另一方面，要构建全生命周期的文书档案管理制度。从文书档案资料的形成、收发、传阅、归档、保管、借阅、销毁、保密等管理制度，确保文书档案管理全过程有章可循、有据可依。此外，要加强各项规章制度贯彻落实的监督和考核，将文书档案管理纳入机关综合绩效考核的重要组成部分，增强制度执行力。
        3.2引入先进技术，提高服务效率
        数字化技术不仅是优化档案管理工作的重要手段，也是实现档案信息高效交流的重要媒介。档案管理部门必须树立起现代化的文书档案管理理念，积极引入先进的管理技术，切实提高服务效率与水平。受传统管理观念的影响，部分管理人员常会固执地认为手工方式更可靠，在引入新技术后，难以形成接受新技术、新方法的工作使命感，对数字化技术的应用与推广造成了阻碍。基于此，必须强化宣传工作，扭转管理人员对文书档案数字化管理无效益的片面认知。同时，要构建文书档案数字化管理网络，利用数字化技术优势强化部门间的沟通与交流，以实现档案资源的高效配置。此外，也要安排专业人员对信息化管理平台进行维护，并做好文书档案的远程检测，在方便用户获取文书档案信息的同时，也能提高档案管理工作的安全性。数字化文书档案管理不仅在提高管理工作效率方面发挥着重要的作用，也形成了更高质量的图像文件，为用户的浏览带来了较大的便利。
        3.3提高对文书档案管理工作的重视程度
        政府部门的领导层应提高对文书档案管理工作的重视程度，认识到其对办公室工作所产生的影响，发挥出自身的职能，制定出有利于文书档案管理工作开展的工作规划，立足于文书档案管理工作的全局，对文书档案管理工作进行科学部署。同时，还要对文书档案管理工作予以严格的监督与管理，针对文书档案管理工作中的问题提出指导建议，总结工作中的可借鉴之处并进行全面的推广与应用。在此过程中，领导层也应发挥出自身的影响力，提升所有工作人员对文书档案管理工作的重视程度。
        3.4开发匹配软件
        对文书档案进行信息化管理，应该开发匹配软件，这是一个硬性条件。针对目前软件不够透明的情况，要求研发企业认识到文书档案管理的重要性，了解管理现状和存在的问题，结合文书档案的特点，对管理软件进行合理设计。只有软件和文书档案管理工作相匹配，才能提高工作效率、实现管理的精准化。另外，从文书档案管理的关键点和薄弱点出发，既能节省人力、物力，减轻管理工作量，又方便开展监控工作，加快文书档案管理的信息化发展速度。
        3.5建立文书档案信息共享平台
        建立文书档案信息共享平台，既可以实现高价值文书档案信息的公开获取，促进文书档案信息的二次利用，又可以根据文书档案利用频率过滤出价值密度较高的文书档案资料，为高质量的内容输出提供来源支持，以便文书档案管理更有针对性地满足企事业单位的使用需求。但是在挖掘文书档案使用价值的过程中，为了不影响原文书档案的使用价值，有必要借助数字水印手段来实现这一点。比如在文书档案形成阶段嵌入数字水印，以便识别电子文书档案原始身份信息；在流转阶段嵌入数字水印，以便标识电子文书档案的流转过程，形成完整的“水印链”。
        结束语
        文书档案管理的数字化建设是实现档案管理创新的有效路径，档案管理部门应从整体实际情况出发，利用先进技术强化管理工作创新，以充分发挥文书档案的最优价值，进而从根本上提高档案管理服务的质量。
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