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基于云时代背景的档案数字化管理及其应用策略分析

发表时间：2020/11/18 来源：《基层建设》2020年第22期作者：刘莹

[导读] 摘要：随着我国经济发展水平的提高和社会进步的不断加快，越来越多的高科技走入社会生活中的各个领域，在为我们带来巨大便利性的同时，也带来了新的挑战。

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        摘要：随着我国经济发展水平的提高和社会进步的不断加快，越来越多的高科技走入社会生活中的各个领域，在为我们带来巨大便利性的同时，也带来了新的挑战。在快速发展的时代背景之下，如何更好地利用新技术、新方法提升行业竞争力，是当今社会各个行业发展的重点方向。基于此，以下对云时代背景的档案数字化管理及其应用策略进行了探讨，以供参考。
        关键词：云时代背景；档案数字化管理；应用策略；分析
        引言
        对于档案管理而言，城建档案数字化建设是一种新的、高效、科学的方式，不仅可以提高档案信息的规范性，还可以创新档案管理模式，为城市建设提供可靠数据支持。在如今信息化大爆发的时态下，数字技术已无时无刻不在影响着人们的生活及工作。与此同时，城建档案的数据信息量持续增长，无疑是增加了城建档案管理难度。为了推动城市化建设，城建档案管理应顺应时代发展，加快数字化建设，提供高水准档案服务。
        1云时代的内涵
        云时代也被称之为云计算时代。云计算是将分布式处理、并行处理与网格计算等功能融合在一起的一种新型数字技术，该技术在我国发展中得到广泛应用，并将我国档案管理工作推向了一个新的高度。
        2云时代背景下档案数字化管理存在的问题
        2.1对于数字化管理重视度不高
        档案管理工作与同部门其他工作而言仍较为边缘，这主要是因为档案管理无法为部门或城市发展带来即时的经济利益，致使部分人员认为档案信息管理并不重要，因此对于档案储存环境、档案数字化的重视程度并不高，管理人员的工作理念也相对滞后，所有的这一切都对档案管理向数字化的进一步发展造成了阻碍。以园林建设档案管理为例，园林部门在实现档案信息数字化方面一般而言较为落后，这与园林单位人员管理意识有关，认为传统纸质档案管理就已经可以满足城市园林相关工作发展需求，档案管理数字化建设可有可无，另外，数字化的实现需要足够的资金投入，这就为本就资金投入相对短缺的园林建设部门更加捉襟见肘，因此大范围数字化档案管理在园林部门迟迟无法实现。
        2.2人员综合素质有待提升
        档案管理工作无论是传统的档案管理模式，还是数字化管理模式，人的主观能动作用在档案管理水平和档案管理效率的提升方面都发挥着不可替代的作用。虽然随着数字化档案管理模式建设的不断推进，可以在一定程度上减轻人为因素在档案管理过程中的作用，但档案管理工作最终还是要由具体的档案管理人员来完成。因此，要想保证档案管理质量，提升档案管理效率，除了转变档案的管理模式，还应当对档案管理人员的个人职业素质通过培训加以提升。在实际的档案管理工作中，档案管理人员存在着一定的专业性不足的问题，主要表现在两个方面：一方面，档案管理机构在进行招聘时，对于拟招聘人员的个人专业素养以及相关职业背景等要求过低，从而导致档案管理人员对档案业务工作并不熟悉，甚至缺乏相关的职业经验或入职培训，从而影响了档案管理工作进程的推进；另一方面，对于已经入职的档案管理人员的职业培训力度不够，存在部分档案管理人员工作积极性严重不足的状况，从而导致一线档案管理人员对于档案管理工作长期处于一种被动的状态，无法以一种饱满的工作热情和积极主动的心态去开展档案管理工作。
        2.3信息管理安全性不强
        数字化、信息化的档案管理在极大程度上提升了工作效率，减轻了人员工作压力，但是其中存在的安全问题也愈发突出，需要相关人员予以充分重视和解决。对于电子档案来说，若生成过程中的任一环节出现问题都可能造成文档受损，另外，与纸质档案相比，电子数据更易更改和复制，删除的可能性也更大，且网络黑客和病毒也给城市管理档案带来安全威胁。这些问题在信息化愈发普及的今天更加突出，而相关工作人员也可能因为责任感缺乏或操作技术不到位造成文件的损坏、备份和存档的缺失等。

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        3云时代背景下档案数字化管理的有效策略
        3.1完善法律法规，为数字化管理提供依据和保障
        云计算在档案数字化管理中的应用中属于一种新型模式，当前我国对云计算的研究还不是十分深入，相关保障法律及制度还不是十分完善，云计算在实践应用中缺少科学依据，出现的问题得不到及时解决，这不仅阻碍了云计算性能及作用的发挥，也对档案信息化管理带来了较大阻碍。为此，需加大法律法规的构建，为云计算的落实提供更多保障和依据，以改善信息化管理水平，加强管理机构的工作能力。另外，档案行政管理机构在制定标准时，要充分考虑云计算工作人员在其中发挥的作用，使其积极表达自己的建议与看法，争取让制定的标准更加符合云计算的实际使用情况。
        3.2搭建数字化城建档案管理平台
        城建档案馆应立足于自身实际情况，积极构建数字化城建档案管理平台，设计档案接收、档案管理、档案服务、大数据分析四个模块，并积极借助城市大数据中心。查阅人员只需通过电脑检索便可迅速查询到所需的档案标题，而且可点开查看电子档案，使得群众和企业享受高效率、便捷的档案查询体验。同时，这一平台具有存储电子化、增量电子化、检索自动化等功能，可加快城建档案馆数字化建设，为智慧化城市建设提供可靠数据。
        3.3编制应急预案，做好数据备份
        任何系统在运行中都会存在漏洞及突发情况，档案信息化管理自然也不例外。所以在云计算环境下，有必要编制完善的应急预案，对档案信息化系统运行中可能出现的风险隐患予以识别和处理，做好科学预防和管控作业，降低档案数据丢失或破损带来的影响，促进工作有效进行。应急预案在编制完成后，要提交领导完成审核与评估，以加强方案的有效性。工作人员还需要对云计算的运行环境进行熟悉和了解，每进行一次风险评估都要做好相应的记录，最终要将所有评估以报告的形式加以展示，以方便工作人员在分析潜在威胁时提供准确的数据。
        3.4引入数据安全系统
        目前，城市建设步伐不断加快，城建档案数量持续增加，尤其是很多城市开展了地下管线普查测绘工作，数据档案管理任务更加严峻，安全压力日益倍增。为了能够更好地服务城市建设，保证档案数据库的安全，城建档案馆可引入数据安全系统。系统可具备阅读、编辑、打印、复制、截屏等一系列安全权限控制功能，可安全加密系统中每一份文档，避免文档被窃取。同时，该系统应对阅读权限次数、文档到期时间等进行控制，打印文件时会留下细致的日志记录，便于随时查找打印问卷终端机器人和操作人，有效预防文件以纸质文件的方式流失。
        结束语
        档案的数字化建设一直是各个行业无法回避的问题，其涉及跨专业的融合，也关系到企业在当前大数据背景下的生产经营。所以，得到企业管理者、信息技术人员和档案专业人员的重视。随着数字化时代的不断发展，信息技术为档案管理带来极大的便利条件，数字化档案建设已经成为必然，并且也是当前各个企业都需要面临的挑战。针对数字化的档案建设与管理，需要通过不断的努力，才能够在实践之中去探索，才能够实现数字化档案的安全、高质量、有效管理，最终促进档案管理的创新与可持续发展。
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