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文书档案管理中存在的问题及对策刘世宏

发表时间：2020/11/18 来源：《基层建设》2020年第22期作者：刘世宏

[导读] 摘要：文书档案管理工作直接影响企业运行质量，但现阶段的文书档案管理存在不科学的问题，降低了管理有效性，本文通过员工专业素养不高、衔接机制不完善两个方面对文书档案管理中存在的问题进行了讨论，并从应用现代化信息技术、提高档案管理人员综合素养、优化工作程序三个方面对优化文书档案管理问题的策略进行了总结。

        新疆玛纳斯县农村信用合作联社新疆维吾尔 832200
        摘要：文书档案管理工作直接影响企业运行质量，但现阶段的文书档案管理存在不科学的问题，降低了管理有效性，本文通过员工专业素养不高、衔接机制不完善两个方面对文书档案管理中存在的问题进行了讨论，并从应用现代化信息技术、提高档案管理人员综合素养、优化工作程序三个方面对优化文书档案管理问题的策略进行了总结。
        关键词：档案管理；问题；对策；
        目前，在文書档案管理过程中，存在诸多不足和问题，严重影响着文书档案管理工作的有效性和完整性，不利于档案管理工作的可持续发展。基于此，需要在深入分析文书档案管理工作问题的基础上，探究优化文书档案管理的策略，切实提升文书档案管理水平，提高文书档案利用率，发挥文书档案管理工作的职能和作用。
        1 文书档案管理的现有问题
        1.1 档案管理意识不强
        在人们习惯意义的认识中，档案管理是专职人员从事的工作，在一般的单位里，档案工作就是整理上级和本单位下发的文件，然后按照顺序装在盒子里保存，从普通干部到领导层次，大多数人都认同这个做法，档案管理工作岗位一般也由一些比较闲的人来负责。
        1.2 档案人员配备不足
        人是这个社会最重要的资源，档案管理工作只有配备专业化的管理人员才能胜任当前的工作，一些档案软件如：量子伟业、中信信息、东方飞扬等软件才能运用得起来，才能发挥出效率。但实际情况是大多单位的档案管理人员都为后勤人员，文化程度和专业水平都较低，运用现代信息技术的能力较弱，档案管理只局限于整理简单的资料和传递文本的工作。
        1.3 档案设施设备落后
        目前各部门均对档案管理的认识程度有限，因此在档案设施设备的投入少之又少，配置好些的单位有一间档案室，给一至两台电脑用来存放电子资料，条件差一些单位几乎没有独立的档案室，档案资料存在在办公室的柜子里，长期以往，档案的遗失就非常严重，当想查阅某年某月的资料时，无从寻找，使珍贵的档案资源永远封尘在柜子角落里。
        1.4 档案基础工作不够
        档案管理更多是基础工作，比较档案的归纳，目录的整理，都需要背后的大量的时间、精力去完善，而目前大多数单位的档案不同程度存卷宗质量低下，无法检索的问题，使很多资源很难得到多次利用，一些有价值的资源，要想引用或作用佐证，只能靠模糊翻阅，效率低下。
        1.5 档案管理的标准化程度低
        档案管理是一个体系，如果不进行标准化、规范化的约束和管理，那么档案资源的流失是再所难免的，从这个角度去看，必须要规范档案管理的，这需要上级领导的重视，需要全体人员的能力配合，各单位规范档案的标准，引入专业的档案管理人才或加大資金投入下大力气培养本单位专业化的档案专职人员，使档案尽早实现标准化。

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        1.6 档案资料得到不充分利用
        在一些单位的档案室，几乎鲜有人进入，长期处于封闭状态，资料整理又不系统，人们想查阅某一资料是难上加难，渐渐档案资料便无人问津，由于不重视，这一工作也渐被遗忘。加上对档案的投入资金有限，导致一些档案没有得到妥善存放，比如电子资源，很难保存，过一段时间便不见踪影，以后很难再查阅。
        2 优化文书档案管理问题的策略
        为了能够优化文书档案管理中存在的问题，需要合理应用现代化信息技术，第一，文书档案管理工作具有工作量大、整理复杂的问题，应用传统方法进行文书档案整理需要消耗大量的时间，并且在工作中容易出现归档整理失误的问题，为了改善这一现状，需要树立现代化文书档案管理理念，构建计算机档案管理方法，例如：企业可以聘请信息技术专家，按照文书档案管理模式构建信息技术平台，达到提高工作效率、质量的目的，发挥出文书档案管理的实际意义。第二，由于网络环境中存在安全隐患，进而为了进一步提高档案信息的安全性，需要安排专业的技术人员维护数据库，及时发现并处理数据库中的漏洞。另外，为了提高现代化信息技术的应用有效性，需要定期进行优化调整，保障档案数据库能够满足市场发展需求，提高文书档案的安全性与完整性。
        （一）提高档案管理人员综合素养
        优化文书档案管理问题时，需要提高档案管理人员的综合素养，在对这一内容进行分析时，可以从以下两个角度进行分析，第一，由于文书档案管理人员综合素养直接影响工作质量、效率，但部分企业的工作人员参差不齐，难以推动文书档案管理工作運行发展，为了改善这一现状，需要管理人员提高招聘工作把控力度，例如：管理人员可以先构建招聘标准，在进行面试工作时，对应聘者的综合能力进行分析，并与招聘标准进行比对，提高文书档案管理的有效性。第二，由于现阶段文书档案管理方法在不断地优化，为了使员工了解相关档案管理方法，需要定期开展综合素养培训工作，例如：企业可以聘请文书档案管理专家，为员工个讲解数据库的应用方法、档案管理策略等内容，达到提高文书档案管理人员综合素养的目的。但在这一过程中，存在部分档案管理人员重视程度不高的问题，为了改善这一现状，需要定期进行综合素养考察，达到督促员工提高档案管理学习重视程度的目的，并推动文书档案管理工作运行发展。
        （二）优化工作程序
        在优化文书档案管理工作中，需要优化工作程序，第一，由于文书档案管理工作在运行发展中，需要员工之间相互配合，进而在规范文书档案管理程序时，为了提高构建科学性，可以先对文书档案管理中存在的问题进行分析，之后进行优化调整，进一步提高档案管理的规范性，保障文书档案管理工作能够稳定运行。第二，在构建工作程序时，需要对细节部分进行调整，达到规范统一的目的。例如：管理人员可以分析其他企业应用的文书档案管理方法中的合理性，了解其中存在的优势，自身文书档案管理工作结合到一起，保障文书档案管理工作能够稳定运行。
        3 结束语
        总而言之，企业职工档案管理工作要想取得长远发展，必须对自身的管理理念进行不断更新，加强创新发展，同时也应与时代发展要求保持同步，不断完善自身资源，进而实现自身应用价值的最大化发挥。
        参考文献：
        [1]袁亮.浅议事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].农村实用科技信息，2018（3）.
        [2]王若琳.浅析事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].南风，2016（8Z）：172.