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摘要：笔者结合自身的工作实践,从核电企业文档管理的特点着手，介绍了核电文档管理系统在工程建设中承载的功能及业务流程，并提出了信息数据的安全和保密是核电文档管理系统的重中之重。
关键词：文档一体化管理；核电文档管理；系统应用
一、核电企业文档管理的特点
核电站工程文档管理与一般文档管理有所不同,主要体现在以下几方面：
1、核电项目立项时间长，文件材料分散
一个核电项目的立项批准，必须经过可行性评估，并受国家政策、国际核电事业发展的影响，其立项阶段工作分散，涉及人员较多，过程文件大多分散在不同人员的手中，这对项目立项后文件的收集、归档造成很大的困难。
2、核电项目建设周期长，文件类型多、数量大，专业众多、成套性强
对于一个核电厂来说，从建设开始，文件收集时间长达几十年，文件类型数百种以上，档案数量几万卷乃至数十万卷，这是由于文件收集贯穿于核电厂从前期准备、选址、建设、运行到退役的全生命周期。
3、核电项目建设涉及单位多 、人员广，文档管理难度大
核电项目文档管理接口多，管理复杂。文档管理过程中，接口单位涉及档案主管部门、核电项目的业主、总包商、和专业分包商（勘察单位、设计单位、建造单位、安装单位、调试单位等）以及监理单位等。不仅涉及上述有关单位的法定负责人、业务部门负责人，还涉及与核电文档有关的全体人员。
4、与核质量、核安全有关，技术保密性强，要求质量高
国家核安全局于1991年颁布了HAF0400（91）“核电厂质量保证安全规定”，形成了我国HAF0400（91）系列的核质保法规和导则，这些法规和导则与国际原子能机构（IAEA）制定的法规和导则是等效的。同时，不论是二代核电还是三代核电，我国在核电项目的大规模建设过程中会伴随着不断的技术创新，这就对所形成的文件有了高保密性的要求。另外，由于核电文档的质量直接关系到核电厂的安全性、可靠性和经济性，特别是运行期间的安全性，所以要求核电文件档案具有极高的真实性、完整性、可靠性和可用性。
5、档案文件利用周期长
在核电项目建设中，从立项到竣工形成的文件材料是核电站安全运行的基础。在核电项目安装、运行、维修期间，都会调用相应的文件档案，并逐步形成新的档案文件材料。
二、核电文档管理系统在核电工程建设中承载的功能
核电文档管理系统主要包括项目文档管理、工作流管理、保密管理、文档交换管理、文档传递与分发、文档归档与交接、文档存储与借阅等功能模块。该系统维护了文件的内容、背景、结构和档案之间的联系，使其具有证据价值和参考价值。
项目文件管理是核电项目管理的重要组成部分，是项目建设过程中对安全、质量、进度、成本控制等活动的真实记录和证据。因此,核电文档管理系统应该实现文件和档案的一体化管理和控制,应提供文档的综合利用、文档的日常管理、文件接收和分发以及文档相关的业务参数配置功能，支持文档的在线与离线安全管理，从而为核电项目的安全建设、生产管理服务。
项目文档控制，简称项目文控工作，是指项目文档管理部门通过制定各种文件管理程序、规范与制度，建立项目文档管理体系，确保项目文件（包括函件、工程技术文件以及管理文件等）有效受控和及时准确传递，为项目顺利开展提供信息保证的一种管理工作。工程项目文控的工作重心在于建立并维护项目各类文件的管理、流转，使之自始至终都处于可控状态。
因此核电文档管理系统是文档管理工作的有效工具和载体，通过该系统来实施文档一体化管理的数据信息处理。保证和完成核电项目海量文件的生成、流转、归档、处置和利用。
三、开发核电工程管理特色的业务流程，保障工程进度，规范文件质量
核电文件业务流程涵盖了文件的形成(收集、捕获、积累)、传输(发送、接收)、整理、归档、存储、利用、识别、处置的全过程，通过文件管理系统进行全过程管理和监控。一份文件从系统固化的模板生成，到开始编制、审核、批准的处理过程，再到发布、分发、利用。现阶段，文件管理系统已经完成了编码控制、标准格式、审批流程和有效分发等功能。整个监控过程由项目文控进行，有效保证了文件的标准化。文件的归档移交流程，到整编库，实现了预归档功能。最后经过系统进行案卷整理，案卷标识，完成归档和组卷。一份文件整个生命周期都在文档管理系统完成，整合信息、重组信息、加工信息，达到最大化的文档信息利用一体化。
以RFI/EDCR流程为例,一个新的完整有效的流程一般由发起者发起,系统会自动推送至相应的审批人员,参与者进行了审查、批准,然后流程会根据所填写的属性信息自动推送至设计院，由设计院进行审查和批准,实现跨部门和跨组织的文档审批和循环。流程相关人员可通过系统流程日志查看流程所处的节点和进度，提高文件的办结和跟踪效率。合同文件、商务文件、程序文件等文件的归档和交接流程，解决了信息分散、出入口多、对纸张依赖程度高、信息共享率低等问题。实现即时生成，即时归档。纸质与电子同步归档移交。杜绝了纸质文件长期分散在个人手里，易损坏、丢失、收集困难的尴尬。文档管理系统还有NCR、EP接口提资单等诸多业务流程，这些流程的开发和使用，提高了工作效率，保障了工程进度，同时也最大化的规范了电子文件质量。
四、文档管理系统的信息对接和网络支持，实现多方文件交换与传递
在信息条件下，借助计算机和网络技术，建立了文献管理系统的集成服务，实现了文献管理系统与外部系统(如交换区)的集成，并提供了一些扩展服务。核电项目涉及业主、总包方、专业分包商（勘察单位、设计单位、建造单位、安装单位、调试单位等）等众多参与方。通过与合同接口单位建立规范的通讯渠道，实现与多方使用文档管理系统进行文件传递和分发，为项目各参与方及时、准确、方便安全地发布和浏览项目文件提供统一的信息平台，实现项目文件有效控制和管理。
以上海核工程研究设计院有限公司（以下简称“上海核工院”）文档管理系统中的前置区和EROOM为例，开通了前置区的单位可与上海核工院的项目部通过前置区传递文件、分发文件。EROOM作为连接众多供应商和分包商的文件传递的桥梁，为设备供应商、现场分包商提供了一个安全、稳定、有效的信息平台。实现了多方文件及时传递和分发。
五、信息数据的安全和保密是核电文档管理系统的重中之重
一个安全得不到保证，信息数据随时丢失、失窃的文件管理系统，是无法生存的。电子文档本身面临着计算机病毒、泄露、黑客攻击和其他不安全因素，再加上核项目其独特的安全性、保密性要求，因此核电文档管理系统的建设，一方面需要通过采取安全有效的技术措施，从技术的层面来对文档的安全进行保障，如设置防火墙，对用户进行身份认证与访问控制，通过信息网络系统的建设实现内部和外部的网络隔离；通过系统审计跟踪，实时检测和监控,访问控制,确保信息网络病毒的安全保护。另一方面，也需要从管理的层面来保证文档的安全，如建设高素质的文档管理队伍，提高管理人员的水平；建立有效保密机制，明确电子文档流转中各岗位的管理职责；注重电子文档载体的保管，确保电子文档安全。
结束语
总之，在核电项目建设中，文件在项目中的正常流转和正确处置，是项目质量、进度、投资控制的有力保障。要实现项目建设各方、各阶段信息、文件的有效沟通和共享，就需要实现核电建设项目文档管理信息平台的一体化。实现文档管理系统信息平台的一体化，信息、文件才能及时、准确、完整的反映出整个项目的实施情况，才能更好的帮助项目决策者做出科学的决策,为企业发展提供更好的服务。
参考文献
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[2]纪红卫.国内核电企业文档一体化的实践焦点及待解命题[J].机电兵船档案，2014（06）：15-17.