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摘要：随着信息化水平的不断提升，企业档案管理工作已然从传统的记录保存转入到信息化管理阶段，不仅有效提升了信息调度的便捷程度，而且能够更好地保存档案。在当今社会，信息作为企业内部运营系统最重要的部分，逐渐向自动化和数字化多个领域靠拢，企业档案也具有这样的发展势头。针对企业发展，分析档案信息化管理及利用是如何循序渐进落实到位的，以期便于企业在运营过程中对档案信息的有效利用。
关键词：企业档案；信息化管理；利用
引言
随着社会的经济发展和技术发展在逐步提升，在部分企业中，其管理手段和模式也在不断地朝着信息化、科技化进行转型发展。档案管理在企业中管理中是比较重要的环节，其能够为国家的档案资源进行提供，同时也是企业在运营中的参考凭证。在档案管理朝着信息化、数据化发展的过程中，由于创新思想的不足、传统管理方式根深蒂固，这就导致信息化的档案管理无法全面地进行开展和落实，因此必须将档案管理信息化纳入企业发展规划中去，进行有计划的创新发展。
1 档案管理信息化创新的背景和意义
我国当前的社会发展信息更新换代的速度异常之快，这就导致企业的档案管理面临着巨大的压力和激烈的大环境，因此大部分企业逐步将自身的管理方式进行更新，积极地对信息化管理进行初步了解并应用，但总是会有新的问题出现在发展的进程中。其中，阻止档案信息化的主要原因以创新思想不强、观念意识落后、开发信息资源不够全面等为主。在这样的发展形势下，相关的档案管理工作者必须积极地重视起来，将档案工作的新局面尽快地依靠现代化发展手段进行开拓，做好档案管理信息化创新工作对于企业的发展规划以及社会的进步产生重要的意义。
2 企业档案信息化管理现状分析
2.1 档案管理意识较为薄弱
在很多企业中，对档案信息化管理都意识薄弱。面对当下信息化的迅速发展和大数据时代的日趋形成，人们的生活方式和工作环境均受到了一定影响。打破传统模式对档案进行管理，是对档案管理人员的一项挑战。信息化时代下，企业针对档案进行信息化管理所要耗费的资金较高，大多数企业站在无关紧要的立场，认为档案信息化管理对企业的发展不能够起到较大影响，是可有可无的存在，降低了管理者对档案信息化管理的重视程度。
2.2 档案信息存在安全隐患
信息安全隐患是网络时代下的一大威胁，很多企业在进行档案信息化管理过程中，存在着极大安全问题。具备高新技术手段的网络黑客利用盗取的企业信息做违法交易，泄露公司内部核心数据，这样一来，轻者企业信息外露，严重的造成企业财产损失。因此，档案信息存在的安全隐患，主要是因为企业自身对信息化管理工作认知存在缺陷，未能够做到良好防护措施，针对重要档案进行加密保护。
2.3 缺乏专业管理人才
新时期，数字化、网络化以及智能化对档案管理人员提出了更高的要求，其中信息化建设理解匮乏，没有形成更加全面的认知，系统内的业务操作和知识培训等都不精准，拥有的仅仅是简单的计算机操作和文字能力。这样一来，企业档案信息化管理在专业人才运用方面便极度匮乏，无法满足实际需求。
3 基于信息化背景的企业档案管理改革措施
3.1 重新构建档案业务流程
档案管理工作主要包括收集、整理以及利用等环节，企业进行档案管理信息化建设，就必须对这些工作内容进行改革优化，重新构建档案业务流程，使档案业务能够朝着信息化的方向发展。第一，改革优化档案信息的收集环节。档案管理人员在收集档案信息时，要合理利用企业内部信息系统，将任务下达到各部门，并做好分工，部门人员要通过信息管理系统来上传档案信息，以便信息的及时接收和收集。第二，改革优化档案信息的整理环节。档案管理人员要对档案信息进行集中管理，根据档案信息的具体情况，做好归类和划分，然后建立不同的文件夹进行保存，为了防止丢失，还要做好备份。档案信息梳理完后，档案管理人员需要根据档案的所属部门、档案的具体类型以及档案的形成时间等特征逐一进行录入，并设立对应的安全管理权限，以提升档案信息的安全性。
3.2 建立系统化的信息化体系
企业的档案信息化管理在进行落实之前，首先要将信息化的思想意识进行及加强，在档案信息化管理的认知上，不能够局限于企业内部，应该将眼光放在整个市场经济中，扩大信息的来源渠道，保证其能够在社会建设和资源整合方面起到重要的作用。首先，制定系统的管理规划，将信息化的档案管理进行规模化，结合不同的档案管理、信息载体以及档案信息的利用等情况，从科学的角度进行全面的信息分析，才能够进行规划的制定，同时要将信息化设备等基础的设施进行完善。其次，在当前完善规划的基础上，及时地进行长远的系统规划，将信息化管理设备进行功能上的开发，并拓展出更多领域的管理功能，能够应对未来不断变化的档案信息形势。最后，在进行信息化管理的时候，要严格地确保档案的信息能够具有真实性、实效性。结合数字化建设，将档案资源的可利用率提升。
3.3 加强软硬件设施建设和人员培训
在企业档案信息管理和利用方面，除了需要制定长远科学规划以外，还需要加强软硬件设施优化和人员培训，以此来实现档案信息化建设目标。作为档案管理部门，应该重视与信息技术部门之间搭建良好的合作沟通关系，无论是业务上还是细节当中，信息化技术部门都能够及时给予良好支持，尽可能改善不足之处。对于一些较大型企业，可以设置较高的目标，以最快的速度实现将档案信息化建设归纳到企业的综合建设当中，做到资源配置全面化，充分解决软硬件问题以及人员培训方面的问题。首先，在硬件设施方面，企业档案信息化管理需要良好的网络硬件设施做支持，利用主干网络、数据库、计算机等进行信息存储，搭建良好的运营平台。
3.4 提高档案服务能力
企业档案管理工作能为企业决策者提供全面、详细、具体的信息资料，有助于企业更好地完成运营管理活动，提高管理效率，促进企业的发展。而目前，企业档案服务仅仅是提供档案信息的借阅，服务内容有限，很难发挥档案信息的作用，造成企业不重视档案管理工作。因此，必须优化和提升档案服务能力。第一，优化现有档案服务功能。当前档案管理的主要功能是档案资料的借阅。对此，档案管理人员必须围绕借阅服务进行深度开发，可以借助数据挖掘技术、快速检索技术以及全文检索技术，提升服务效率，便于利用。此外，还要根据企业发展的需要，加强信息技术的应用，开拓更多的服务功能，提升档案管理系统的服务水平。第二，加强新功能的开发和应用。企业要在确保档案信息安全的基础上，科学梳理档案信息，并根据部门开放相应的档案信息调取权限，使更多的企业人员能够利用档案信息，提升档案信息服务范围。
4 结语
企业档案的管理信息化建设不是阶段性的发展，而是要根据社会信息的不断变化进行持续更新的长久性工作。企业的档案工作管理者应该树立良好的创新观念和服务意识，积极地克服信息化转型中的困难，实时地了解社会、时代变迁的过程及其发展的需求，使得档案的信息化管理工作能够达到理论结合实践、时代结合创新的发展势态，使信息资源能够服务于企业，服务于社会。
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