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摘要：电子文件是随着办公自动化产生的数字格式的各种信息记录，电子档案是这些电子文件中，具有凭证、查考和保存价值的记录。本文主要浅析在直属海事系统工作中，产生的电子文件及电子档案归档的注意事项。
前言
随着海事办公自动化水平的不断提高，类型繁多的信息系统推广利用，产生的电子信息也越来越多，并且类型不同、格式不同。档案信息化工作全面深入的推进，也使得对档案信息化的认识不断深入和提高。在这种形势和需求下，国家出台了电子文件归档的相关标准，地方也相继出台了相关标准。
直属海事系统作为全国海事管理机构，地域广泛遍布全国各地，这就给档案管理提出了更高的挑战和要求。
一、电子文件的分类
（一）文书类电子文件：是指协同办公系统等办公自动化软件产生的文书电子元数据，包括：题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件大小、文档创建程序等实体元数据。包括发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、承办、传阅、催办、答复等。如果文件未经协同办公系统处理，则一般留存该文件扫描件。
（二）科技、专业类电子文件：是指海事业务系统产生的具有归档价值的元数据，包括业务系统名称、数据名称、业务活动描述、密级等。
（三）声像类电子文件：是指使用电子设备产生的照片、录音、录像等元数据，包括题名、摄影者、录音者、人物、地点、业务活动描述、密级等
二、电子文件收集方式及注意事项
电子文件及元数据的收集，有逻辑归档收集和物理归档收集两种方式。其归档文件格式需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求。
（一）逻辑归档收集。即在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置，而实现将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
其收集的内容主要是单位信息化办公系统和其他业务系统与档案管理系统建立数据接口的电子文件材料。如公文处理系统，其内容包括电子公文的正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等，应齐全、完整，此类系统可以实现在线归档。
此类电子文件的收集在导入档案管理系统前应结合、发文的整理，检查往来文件是否齐全，不齐全的需要补充纸质文件材料，并提交与其相一致的电子文件，将其转换成通用格式后，上传公文系统，进行收集完善后，在导入档案管理系统。
（二）物理归档收集。即把电子文件集中到可脱机保存的载体上，并向档案部门移交的过程。此类收集的内容比较多，应多渠道全方位进行。
1.其他业务系统产生的应归档的电子文件，如果业务系统与档案系统没有建立数据接口的，可根据本单位电子文件管理实际，依据电子文件和元数据归档范围、归档时间和归档要求等，制定本单位业务系统和电子档案管理系统均能接受的电子文件接元数据（导出的电子文件可由用户选择或者由系统按照规则自动选择），形成归档数据包，电子档案系统则按照接口格式读取归档数据包，完成电子文件和元数据归档工作。常用的归档数据包有两种形式：文件包形式和封装包形式。
根据交通运输部海事局《关于印发海事电子政务办理管理办法的通知》（海政法〔2018〕383号）第二十九条规定，电子政务办理的相关资料、办理记录及结果保存在海事电子政务办理系统的，可免除相应纸质材料归档，但应根据档案管理规定建立符合档案管理要求的电子化档案。
目前多数海事业务系统没有内置归档功能，业务系统无法形成归档数据包，没有办法按照档案管理规定建立符合档案管理要求的电子化档案。这种情况下，可以通过业务系统将电子文件下载到计算机上保存，转换成PDF通用格式后（EXCLE表格属于数据库文件不需要转换格式），以档号命名，再上传档案管理系统，一并归档。
2.没走公文处理流程，在承办人独立计算机上产生的无法在线归档的内部文件，可建立“归档电子文件夹”进行集中保存，待纸质文件整理好后，按照电子文件归档格式要求在档案管理系统中进行登记，将原文上传档案管理系统，进行归档。重要会议记录属内部材料，原文不上网，为便于查找利用，应制作详细的电子文件目录上传档案管理系统。在本单位档案管理系统未实现全文检索功能前，宜将题名细化到议题关键词。
3.基建和设备档案应及时收集项目设计单位、施工单位、监理单位等承办单位案卷整理归档的电子文件，包括文字、图纸、照片、录像等不同载体的电子文件。电子文件应与纸质文件保持一致，卷内目录与电子文件通过档号一一对应。照片、录像等特殊载体档案归入相应类别档案管理。
4.录音、录像、照片等声像类电子文件，应客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等，并按时间顺序在档案管理系统中登记，随办随归。
5.奖牌、奖杯、锦旗等实物档案，可通过数码设备拍摄形成电子文件。实物电子文件应保持实物原貌画面清晰整洁。
6.其他没有产生电子文件的纸质文件，根据需要，归档时按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)要求进行扫描，形成数字档案副本以通用格式上传档案管理系统。
纸制档案扫描完成后，要对形成数字档案副本进行核对，确保其
页面清晰，无漏扫页面、空白页，页面方向正确。纸质原件装订复原时，要保持原样，同样需要检查，确保其不漏页、不丢页，页号顺序和纸张方向正确。
7.以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等，确保该文件的有效性。
为了使电子文件传输不受软硬件平台的限制，确保文件信息的完整，在保存电子文件时，电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换，保证数据的易传性与共享性，减少传输过程中的数据丢失风险。
三、格式相关注意事项。
电子文件收集时要按要求采用通用格式。
（一）电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件。
（二）照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档。
（三）录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档。
（四）录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需要永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。
（五）公务电子邮件以EML格式，网页类电子文件以HTML等格式归档。
（六）以数据库形成的各类电子文件元数据，可使用ET、XLS、DBF、XML等格式归档。
参考文献
[1]电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号）
[2]数字档案室建设指南（国家档案局2014年）
[3]电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016）
[4]天津市文书类电子文件数据存储结构规范（DB12/T693—2016）
[5]天津市文书类电子文件元数据规范（DB12/T692—2016）