山东省邹平市码头镇人民政府 256214
摘要：近年来，我国计算机技术得到了快速的发展以及广泛的应用，在这样的背景之下，档案信息化管理逐渐向着现代化的方向发展，这为完善以及发展档案信息管理提供了契机。与此同时，事业单位档案管理方式也发生了巨大的变化，信息化的管理方式逐渐取代了传统的管理方式。本文就当前事业单位档案管理的特征进行了具体的分析，提出了事业单位档案管理信息化存在的问题，提出了相应的建议。
关键词：事业单位；档案管理；信息化；建设；发展
当前，事业单位档案管理工作在实际开展过程中，档案管理信息化建设是一项重点工作。近年来，档案管理模式发生了巨大的转变，使得信息化管理对事业单位档案工作的优化作用进一步凸显。相比传统的事业单位档案管理方式，信息化档案管理方式有效提高了档案管理工作的便捷性以及效率，与此同时对档案的管理流程也得到了不断的简化。因而，事业单位档案管理人员必须充分认识到档案管理信息化的重要性，在此基础上做好相关档案管理工作。
1事业单位档案信息化管理的特征
1.1档案存储环境优化
在传统的档案管理过程中，主要依靠纸张来记录档案，一方面纸张仅仅具备有限的保质期，另一方面极容易发生磨损、受潮或者虫蛀等各种问题，因而需要定期整理并重新记录相关档案管理资料，不仅档案存放时间有限，同时在存放过程中也存在着较多的限制条件。在档案管理工作实际开展过程中，事业单位需要为档案选取适宜的储存环境以开展其存放以及整理工作。另外，需要由人工来开展档案的记录以及整理工作，其工作量巨大，工作内容处于不断反复的状态。但是，在事业单位档案管理工作当中引入信息化技术以后，绝大多数档案可以在电子硬盘当中储存，同时可以结合实际需求开展档案的复刻或者备份工作。与传统的档案管理方式相比，电子磁盘仅仅需要占据较小的空间，只需对其避免过多的磁场干扰即可[1]。天气或者虫蛀等各种问题不会对电子档案造成任何影响，因而其具备明显的优势。
1.2档案使用、查询便捷
在过去，绝大多数档案由纸张记载，档案管理人员需要花费大量的时间以及精力来对其进行整理，因而各种档案资料尤为珍贵，所以在对档案进行借阅或者查询过程中程序尤为繁琐。另外，在对档案进行借阅使用时，档案会与粉尘发生大量接触，极容易导致档案受到磨损，使档案管理工作难度进一步增加。在事业单位开展信息化档案管理建设，可以有效节约档案所需的查询时间以及占据空间，为档案管理工作外部共享以及内部使用均提供了便利。在查阅档案时，只需通过电子信息搜索以及查询，即可获取相关资料，无需对卷宗进行多次查阅，这样可以有效避免档案资料出现磨损问题[2]。另外，由于简化了档案管理查阅手续，借阅人员可以随时结合需求对档案开展查阅工作。
2事业单位档案信息化管理存在的问题
2.1工作人员认识不足
当前，绝大多数事业单位档案管理工作只是在总结相关工作内容，没有对单位整体建设以及发展提供任何帮助，因而绝大多数工作人员并不支持相关档案工作，导致其信息化建设困难重重，信息化管理水平很难得到有效提升。
2.2资金投入不足
事业单位在推进档案管理信息化工作时，需要由专门的设备开展数据的处理以及管控，但是相关领导以及工作人员并没有充分认识到档案管理工作的重要性，因而并没有为档案管理工作投入足够的资金，即使一些部门已经认识到档案管理工作信息化建设的重要性，但是仍然没有落实信息设备的资金投入。
2.3档案管理人员素质不高
在事业单位档案管理信息化建设过程中，需要应用大量的计算机设备，但是当前绝大多数档案管理人员并没有掌握先进的技术，无法有效利用新型的技术设备，其档案管理工作水准很难得到有效提升。
3新时期事业单位档案管理信息化的建设与发展路径研究
3.1对相关人员进行深入教育
近年来，计算机得到了大力的普及，信息技术得到了快速的发展，事业单位各项工作在实际开展过程中需要进行电子办公。因档案数量不断增多，种类愈发复杂，事业单位档案管理工作难度明显增加。传统的档案管理方式已经很难满足时代的发展需求，只有将档案管理以及信息化管理实现有效结合，才能提高档案管理工作的便捷性以及有效性，进而充分发挥档案管理信息化的作用以及优势[3]。因此，必须对相关档案管理人员做好教育工作，不断提高其技术水平，与此同时对其进行积极引导，使其将理论学习以及实际工作有效结合，对自身想象力以及创造力进行充分发挥，不断改进工作方法，提高档案管理人员的工作技能，进而全面提升档案管理的信息化水平。
3.2加大投入力度
首先，事业单位相关负责人需要充分认识到档案管理信息化的重要性，只有这样档案管理信息化建设才能获取足够的支持，进而获取坚强的后盾；其次，需要加大资金的投入，不断完善档案管理信息化建设的软件以及硬件，使档案管理系统具备更高的安全性以及完整性，进而实现档案管理信息化的有效运转；最后，还需实时处理相关档案信息，对数据资料进行及时更新，使数据资料具备更高的可靠性以及完整性，进而使档案管理工作具备更高的信息化水平。
3.3健全管理机制
档案管理信息化建设的最终目的就是为人民群众以及社会提供良好的服务，因而事业单位档案管理部门需要做好档案信息的补充工作，同时为其制定完善的管理机制，在最大化利用档案信息的同时保证资源共享[4]。此外，档案管理机制的建立也能够使社会上各种虚假信息问题得到有效解决，使社会秩序得到维护，进而使人民的生命以及财产安全得到保障。
3.4加强档案信息资源建设
在档案信息化建设过程中，档案信息资源可以为其提供基础保障。因而，在档案管理信息化建设过程中，需要为其完善的具备一定规模的档案信息资源数据库，不仅需要对局部管理加强重视，更需实现事业单位全局管理的统一调配。首先，需要建立系统的档案目录中心，从而集中管理分散的档案信息；其次，数字化档案信息资源，使数据信息化管理工作具备更高的效率
3.5做好档案保密管理工作，
当前正处于一个信息大爆炸的时期，信息的传播速度明显加快，传播范围显著扩大。事业单位在档案管理信息化建设过程中，一旦档案信息流通于互联网上，就会使事业单位的信息安全受到严重威胁，进而为保密管理留下安全隐患。因而，事业单位在档案信息化管理过程中，需要定期对信息安全进行维护，使数据信息具备更高的安全性，使单位信息安全得到维护[5]。首先，需要建立完善的档案保密管理机制，加强对档案内各种信息的安全管理；其次，事业单位相关工作人员必须充分认识到档案信息化管理安全性的重要性，做好其素质培养工作，以防信息丢失；最后，事业单位还需加强网络安全建设，避免档案信息受到黑客攻击。
4结语
综上所述，事业单位档案管理信息化发展离不开单位领导以及工作人员，需要对相关人员进行深入教育、加大投入力度、健全管理机制、加强档案信息资源建设，做好档案保密管理工作，只有这样才能有效提升事业单位档案管理信息化水平。
参考文献
[1]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子(上中旬),2015, (7):144.
[2]王莉荔.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技展望,2015,(17): 215.
[3]马兰.基于信息化背景的事业单位财务档案管理新思路[J].经济研究导刊,2020.(10):185-186.
[4]王志生.事业单位档案管理信息化建设水平提升策略[J].办公室业务, 2020,(7):72+75.
[5]侯苏珊.新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨[J].兰台世界,2020,(zl):72.