赤峰学院 内蒙古赤峰 024001
摘要：随着人们需求的增长，纸质档案逐渐被电子档案代替，档案利用服务工作效率提升，质量提高，高校的档案利用工作水平取得了一定的发展进步。高校档案不仅记载着学校的相关历史，学校师生的教育教学活动，还有学校的基本职能活动的展现，从文字、图表、声像等不同形式展现本校的文化内涵。在新形势下提高高校档案管理服务工作水平，已经是当前研究的新课题。
关键词：高校；档案管理；公共服务；应用研究
1公共服务理论
新公共服务理论强调公共服务模式，包括以下几个方面的内容：一是近代西方公民权理论。近代西方公民权理论产生于启蒙运动时期，强调人民主权和人人平等，认为国家由全体公民所有，而非封建独裁统治者的“私产”，因此国家应当提供公共服务，且公共服务的目标是让全体公民都能平等、有机会享有，即非排他性和非竞争性。基于公民权理论，西方国家强调政府提供公共服务，每个公民都有机会和权利享受，除非因被法律制裁而失去公民权。二是社区和公民理论。现代社会的一个特点是社区治理，于个人和家庭而言，社区是集体，于国家而言，社区是微观个体，因此社区实际上是国家和个人家庭之间的联接纽带，社区面向公民提供的服务具有一定的排他性，即优先或全部只向社区内的居民提供。但同时，社区给公民充分的机会参与到社区公共服务事业中，从而实现自我管理、自我服务。三是组织人本主义。组织人本主义强调政府要将对公共服务的管理权下放到公民团体，尽可能减少行政力量对公共管理的干预。组织人本主义的出现，是管理学的里程碑，标志着管理学理论开始试图改变传统社会组织严格的等级界限，认识到政府要为公民提供服务，特别是不断支持公民组织的发展壮大，更好地为公民提供公共服务。
2高校档案管理的公共服务的具体应用
（1）学校文化之保存。就当下文化建设在国家整体建设中重要性的体现，立足于档案资源来为学校文化建设服务已经成为一种客观需求。而时代的发展迫使档案资源的数量和质量都应予以提高，相应的丰富档案资源就应对以下两方面做到基础性开拓：其一是应对学校档案收集范围的精准划定，不管是纸质还是电子或是录像等形式的档案，在保存和整理的过程中都应做到统一归档。其二则是应立足于学校档案资源的开发和收集，而对其的实施应以学校建设的现实需求为主导，或是通过征集或是借助于校友捐献来充实档案资源。（2）有助于自我评鉴：由档案或数据资料，形成智库或知识库，有助于学校自我评鉴或发展决策时，作为参考依据。正所谓鉴古知今，有系统的整理，让档案成为信息、信息形成知识、知识转化成智慧。就如同刘邦进咸阳一役取得档案资料般，学校善用档案资料，分析数据，知己知彼，百战百胜。（3）社会服务目的和职责：学校应与社会构建桥梁：由知识的扩大传递，打破学校围墙的藩篱，与社会结合，并强化产、官、学的合作，让学校教育与社会、产业更贴近。这样不会产生人才培育有落差的情形，也让学校资源被更多人所利用，以博物馆之姿呈现社会大众面前，寓教于乐，发挥社会教育功能。（4）处理重大事件的凭证。学校处理问题需要依靠稳定的规章制度，学校档案作为载体可以为管理工作者处理事件提供决策依据。学校的档案材料是最原始、最真实的记录，可以帮助在校学生和教师等快速查阅资料得到可参考的依据，为问题处理提供参考（5）知识之传播：高校校院中蕴藏着许多推动社会文明进步的宝贵资源。高校校院是传播知识、培养人才的场所，其档案如博士、硕士学位论文，都代表相关学科研究的最新动态与新知识，广为传播，可以让更多人得以利用，也便于利用。（6）成立大学校院档案管理学会：档案主管机关强调实务训练，专业学会则提供广泛专业学理和实务职能，支持档案管理人员发展专业。在现有档案专业学校教育不足之情形下，学会之成立，正可补足此部分。而在国外，如美国、澳大利亚，大学校院档案管理学会在档案管理工作中都占有重要地位，甚至引领档案管理工作，并给予会员相当多的专业发展与协助。
但学会的成立相当不易，笔者建议应由档案管理局或教育部加以辅导与协助，促进国内大学校院档案管理学会之成立，并可担负国内档案专业认证之相关工作，提供档案管理专业协助，与国际间档案学会进行交流。
3高校档案管理的公共服务的应用策略
3.1树立主动服务理念
服务理念的树立是做好档案管理工作的重要前提，高校的档案，关系到高校各项事务的开展，同时也关系到师生的切身利益。基于上述要求，在实际改革高校档案管理工作的大目标下，树立服务理念是重要且必要的一项工作。校方要让档案管理人员摆脱以往被动工作的局面，要培养档案管理人员的服务意识，以主动、认真、严谨的态度去对待工作，才能够做好档案管理。以往的高校档案应用范围主要是在出现变更时，平日则很少确认档案信息，这正是因相关人员并没有充分意识到并体现出档案的实际价值。实际上校内的各项事务都需要档案的协助，所以相关人员必须要意识到档案的重要作用，积极发掘档案的应用价值，拓展档案的内容。例如，对于档案当中并未包含但是在实际管理过程中需要的信息，便应当通过分析确认是否需要纳入档案所要收录的信息，如果需要，便应当添加项目，做好调查，填充档案内容，以保证档案的信息更加全面、更具参考价值。
3.2以“大档案”指导服务体系的建设
随着社会经济的快速发展，信息技术也逐渐走向成熟，并且在高校档案服务中得到了广泛的应用。高校首先需要强化档案部门的服务属性和档案工作人员的服务意识，前提是档案管理工作人员要掌握一定的信息处理能力，尤其是能够利用大数据技术处理和加工相关的数据信息，为用户提供所需要的优质数据信息。其次，高校需要创新服务方式，突破过去的手动处理模式，将档案管理工作与大数据有效结合起来，采用在线互动和信息共享服务等新型便捷的服务方式，以有效满足用户的差异化需求。高校应当重视档案管理服务体系的建设，将其作为年度重点工作来抓，将责任落实到具体的个人身上，全面负责服务体系的建设。
3.3丰富服务类型，拓宽服务方式
丰富服务类型，拓宽服务方式，是高校档案发展的必然趋势。在信息化时代背景下，服务方式和服务质量决定工作成败。因此，档案人员必须要抓住时代契机，通过不断提升信息技术水平，不断实现档案管理信息化，从而为高校创建一个良好的档案信息资源平台，进而使高校依据自身实际需求，进行有目标性的发展。另外，有关人员还应通过拓宽档案服务方式，丰富档案服务类型，将服务面向高校的教学、科研等方面，从而给高校提供一个优质的后盾保障。在此基础上，有关档案工作人员，还应考虑现代化服务模式。通过对现代化服务模式进行深入的研究，不断创新服务技术，不断提升服务价值，从而使高校各项服务活动，都能在档案信息的规划下，得到合理和准确的开展。
4结束语
总之，高校档案是高校管理体系当中重要的一部分，就档案的实质来分析，档案应当是为高校各项事务提供依据的重要因素，但是就目前的管理概况来看，档案的服务职能显然并未得到充分体现。在新公共服务理论下，高校应当对档案的管理与应用更加重视，要发掘档案的新价值，并且更加广泛地去应用，进而体现出档案管理的服务职能。因此文中分析了高校档案管理的公共服务的应用要点，望相关人员加以重视。
参考文献
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