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关于做好档案管理工作的思考张玉芳

发表时间：2020/8/24 来源：《基层建设》2020年第10期作者：张玉芳

[导读] 摘要：档案管理的重要意义在于，档案是一个单位有价值信息的历史记录，对企事业单位的管理和进步具有重要的参考价值。

        山东大学齐鲁医院山东省济南市 250012
        摘要：档案管理的重要意义在于，档案是一个单位有价值信息的历史记录，对企事业单位的管理和进步具有重要的参考价值。档案馆以文字和图表的形式记录企业人事管理、生产和历史发展的基本信息，是衡量企业管理水平的重要标准之一。一方面，良好的档案管理可以帮助管理者了解企业的内部运作，为企业的进一步发展规划提供真实准确的理论支持，另一方面，它还可以帮助外界了解企业的经营成果，为企业形象的管理和塑造打下基础。
        关键词：档案管理；工作；思考
        导言：在我国各类行政事业单位和企业的工作中，档案管理是一项重要的工作。档案馆记录了有关单位成立以来所经历的重要事件，是本单位各项发展成就的历史见证，蕴含着丰富的工作思路和建设经验，带领各部门和全体员工为单位管理者服务，合理高效的业务工作为提高档案管理的有效性提供了指导和参考。在信息时代，各种形式的档案信息大量增加。传统的档案管理方式已不能适应信息时代的需要，档案管理信息化建设势在必行。本文分析了档案管理的现状及如何搞好档案管理信息化建设，并提出了建议。
        1档案管理工作的重要性
        在企事业单位中，档案管理是一个重要的组成部分，它详细记录了企事业单位发展过程中的许多事情，是反映企事业单位发展的第一手资料。有了档案记录，就能很好地反映企事业单位在发展过程中存在的问题和优势，为今后企事业单位的发展提供重要参考。只有对档案进行分析，企事业单位才能更好地实现自身的进步和发展。
        在企事业单位，档案管理的种类很多，包括人事档案、办公档案等。人事档案记录员工的工作经历、政治面貌、思想素质等方面。企事业单位引进人才时，可以充分参考这些材料，决定是否录用。查阅人事档案也是选聘高素质人才的重要环节。还有其他类型的文件，其中包含重要的信息内容。如果企事业单位在发展过程中遇到问题，可以从档案中记录的一些数据中吸取经验教训，不断提高工作效率和质量，促进企事业单位的快速发展。
        2企业档案管理出现的一些问题
        2.1档案管理工作者的个人素质较低
        在当今社会，虽然我们对档案管理工作的稳定发展进行了相应的宣传，但经过宣传，档案管理工作者的文化素养和技术水平仍然不能达到当今社会的要求，而且不能完全适应当今社会的变化，特别是熟悉档案内容、能适应新时代的人才非常匮乏。
        2.2档案管理方法仍较落后
        在我国，大多数企业采用手工整理的方式来管理和收集档案。当文件管理的文件进入数据库时，文件管理器对其进行排序和分类。手工作业的缺点是不仅耗费大量的劳动，而且耗时长、效率低，导致档案管理者没有足够的时间来关注档案管理技术的升级，以适应现代社会的需要，查询速度很慢，准确率很低。虽然有些企业也采用了网络技术，但管理的形式和内容还很落后。查询系统仍以目录的形式存在，而且系统的结构和功能相对简单，缺乏处理档案馆不断扩大的综合问题的能力，对档案馆的需求也在不断增加。如果不加以改变，将会对未来的发展产生很大的影响。
        2.3档案搜索的效率不高
        有两种文件管理检索方法，手动检索和机器检索。目前，传统的手工检索方法仍占很大比例，因此各个档案管理人员在手工检索上花费了大量精力。因此，他们也编译了很多文件管理的功能工具，但是这些工具存在很多问题，但是没有成熟的工具。
        2.4档案管理的归档方面数据不完整
        对一些企业来说，档案的真实性和完整性是应该面对的现实问题。由于一些档案管理人员责任心不强，很多档案堆放不及时处理，不按时归档等问题时有发生。而且，新企业的档案管理人员对业务不熟悉，无法进行有效的收集整理和共享，无法为企业及时提供信息，给工作带来了很大的被动性。
        2.5在新型的档案管理开发技术上也存在着不足
        一些档案管理部门为了通过检查，随意找人编程应用，使得档案管理新的研发技术停滞不前，系统工作效率粗糙，给企业带来极大不便，跟不上形式，影响了原工作效率。
        3新形势下做好档案管理工作的措施
        3.1更新档案管理观念
        在企事业单位的实际发展中，档案是非常重要的发展基础。目前，许多新技术已经应用到档案管理中，使档案管理有了长足发展的机会。但是，现阶段档案管理还存在许多不足和缺陷。面对这些问题，最重要的是要创新档案管理理念。目前，单位和企业的管理者很多，他们不重视档案管理，没有挖掘出档案管理的实际价值。他们的重点是如何提高效率。档案管理是一项需要付出精力和时间的工作。要实现档案管理的进步和提升，最重要的是更新管理者的观念，强化档案管理的重要性，相关负责人也要有新的档案管理观，认识档案管理的现实意义，加强学习档案管理的一些新概念和新技术。对于单位来说，它记录了档案管理中各种非常重要的信息，是其自身发展中不可缺少的重要资源，具有非常重要的研究意义。

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        3.2加快档案现代化建设
        现代化一直是档案管理的重要方向。目前，档案管理应用了许多新技术，但在管理效果方面还存在许多问题。一方面，为了实现标准化，在现代化的发展中，有必要制定切实可行的管理标准。标准制定后，要严格执行，确保档案管理质量。此外，档案管理专业化要求相关人员对信息化运行有足够的控制力，充分利用各种信息化技术，促进档案管理的创新和发展。最后，要因地制宜，运用现代化手段进行档案管理，结合本单位实际加强档案建设。
        3.3提升档案管理人员综合素质
        在档案管理的实际发展中，人员是非常重要的核心资源，管理人员的综合素质是档案管理的基础。一方面，做好人才招聘工作，许多单位现有的档案人员专业性不够，年龄偏大，对新技术应用能力不足，需要各单位注意引进专业人才。另一方面，要做好人才培养工作，对现有档案队伍进行专业培训，结合工作实际全面提高档案人员素质，培训时注意保密要求，以确保档案人员具有较高的道德素质。针对档案管理的现状，应制定合理的考核机制，制度约束是保证现代化发展的重要途径，管理制度的完善是档案管理的长远发展动力。
        3.4梳理完善档案管理制度
        在档案管理的制度法规方面，我国形成了以《档案法》为中心，以档案局规定为补充的档案管理体制，档案局从法律法规方面认识和重视档案管理的重要性。但是，在具体的企事业单位中，由于对档案管理的重视程度较低，各单位的档案管理还比较肤浅和简单。在档案管理的制度和过程中，一些企事业单位没有形成全面、详细的档案管理制度，造成档案管理混乱。因此，要从根本上梳理和完善档案管理制度，遵守各项档案规章制度，并据此制定相应的监督考核实施方案，重视档案管理的地位和作用。完成上述内容后，要强化系统的监督职能，对档案管理的各个环节进行日常监督检查，不使档案管理系统的流程流于形式。
        3.5加强档案信息化、数字化硬件建设
        当前，我国的改革发展促进了我国社会生产力的大发展，促进了信息技术、网络技术、计算机技术、管理科学等先进科学技术的快速发展和普及。社会生活方式也发生了质的变化，效率和质量不断提高。在这种形势下，我国档案事业也在进行改革和创新。它从原来落后的手工作业模式和以实物管理为基础的档案管理模式，逐步发展成为目前计算机操作的数字档案信息网络管理模式，大大提高了工作效率和质量。为适应信息社会的发展，满足用户的高层次需求，有关档案建设单位应解放思想，大力加强档案信息化建设。
        首先，要根据本单位的实际情况和工作需要，合理科学地规划实施档案管理硬件建设，投入专项资金配备数字化、信息化的档案管理设备。如配备专用电脑、电视、打印机、扫描仪、数码相机、录像机、CD录像机、DVD播放机等，配备符合档案防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等标准要求的现代化仓库。此外，为推进档案管理数字化、信息化、网络化建设，还应加强档案管理信息系统建设，如档案管理软件建设、智能分类系统建设、网络管理系统建设等，信息安全系统等，满足档案的收集、标识、分类、存储、检索、利用等功能管理。
        3.6加强档案信息安全系统的建设
        在档案数字化、网络化、信息化进程中，有关单位要加强档案信息安全体系建设。在网络时代，文件信息面临着盗窃、破坏和网络攻击等巨大风险。因此，有必要加强档案信息安全体系建设，引进密码验证、指纹验证、数字签名等数字安全技术，建立安全防火墙，配备专业的网络安全管理员，确保档案信息安全的安全性和保密性文件。
        结束语
        档案管理虽然是一项基础性的管理工作，但在企业的日常管理中，尤其是在人事关系管理中起着至关重要的作用。档案的有效管理，应立足于认识企事业单位管理者管理档案的重要性，注重档案管理的方式方法和管理者的管理能力，使档案管理科学化，信息化、专业化，多方面提高档案管理效率。
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