临沂矿业集团菏泽煤电有限公司彭庄煤矿 山东菏泽 274700
摘要：进入二十一世纪以后，一个行业的信息化水平往往能够反映出行业的发展水平，与发展潜力，因此信息技术可以极大地提高工作的效率，甚至可以说二十一世纪是一个信息技术主导的社会。在这个信息技术主导的社会中，人们的思想观念与社会需求都发生了很大的变化，因此需要对现有的工作方式进行信息化的改造，在档案管理工作中运用信息技术提升档案管理的信息化水平对提升档案管理的整体水平具有相当重要的意义。在传统的档案管理中存在着，效率低下，管理混乱等问题，通过引入信息技术可以很好的对这些问题进行弥补，但同时提升档案管理的信息化水平也一项复杂的工作，需要去解决很多的问题，只有在档案管理信息化的过程中，对于出现的问题能够及时的发现，并分析出解决的方案，才能推动档案管理的信息化水平，提升管理的质量。
关键词：信息时代；档案管理；问题；对策
1实现档案管理信息化的重要作用
1.1方便管理，提升效率
传统的档案管理在形成、归档和调阅等方面不仅时间花费多，需要不少的人力资源投入。尽管在管理中投入了不少的人力、物力资源，工作的效率和质量并不理想。加强档案的信息化管理能够逐步减少人力、物力的投入力度，能够减少或者避免档案的损毁，使得档案的保持更有质量。而且，实现了从实物档案到电子形式档案的转化，使得档案资料的形式也更为丰富化、多样化。
1.2资源整合，促进共享
企事业单位档案管理信息化改革，能够促进各类资源的整合，形成内部的数字资源库。改变以往档案检索效率和准确率都不高的局面。而且信息的查询、传输不再受到时间、空间的局限，使得档案的管理、查询、利用、共享更为方便。在进行决策时，可以通过档案检索、整理等快速形成可供参考的档案资料。这种情况下，信息化档案管理不仅成为一种管理手段，更成为一种资源整合形式。
2信息时代交通运输档案管理存在的问题
2.1缺乏完善的工作制度
交通运输档案管理是一项十分复杂、细致的工作，对交通部门的工作管理具有重要意义，但是，当前的很多交通部门，并没有意识到交通运输档案管理的重要性，在制度建设、资金投入、人才培养和基础设施建设上投入不足，导致交通运输档案管理水平跟不上交通运输事业发展的需要，影响了档案价值发挥。
2.2缺乏专业人才
交通运输档案管理人才的缺口很大，尤其是专业的档案管理人才。交通运输档案管理人才应具备专业的档案管理专业知识、计算机基础知识以及一定的交通运输行业的知识与技能，能熟练收集整理归纳相关信息，并对相关信息进行分析和处理，以供相关部门使用，但是，当前很多地方的交通运输部门，尤其是基层的运输部门，并没有建立专门的档案管理部门或档案室，使用的管理人员由行政人员、办公室秘书兼任，部门之间缺乏沟通，完全不能满足繁重的档案管理工作需求。
2.2档案管理信息化不规范
由于目前的档案管理信息化还处在起步的阶段，因此信息化档案管理相关的流程规范，以及管理制度体系的建立还不够完善。因此目前的信息化的档案管理在规范性的方面还有进一步提升的空间，但是由于相关的体制不完善也给档案管理向信息化转变带来了一定的难度。目前档案管理已经基本上实现了信息化，但是由于相关制度的缺失，因此很难保证当前的档案管理能够保证一个非常好的服务水平。实现档案管理的信息化需要两方面的努力，一方面是是在技术上实现档案管理的信息化，另一方面则是需要通过相关管理制度的建立，为档案管理的服务水平做出规范，但是目前来看，档案管理信息化水平，还仅仅是停留在技术上。
2.3信息化建设缺乏安全性
信息化的档案管理虽然提升管理的效率，降低了管理的成本，但是在信息安全方面却变得难以控制，并存在一定的漏洞，由于所有的档案信息都存在服务器中，因此不法分子，很容易利用网络漏洞对档案信息进行盗取，同时尤其目前我国的档案信息管理平台建设的还不够全面，就进一步加剧了这种风险。
在信息时代下的档案管理由于其特殊的存储形式极容易受到网络风险的破坏，对档案资料的安全具有极大的威胁。
3信息时代下提高档案管理水平的对策
3.1确保安全管理
在信息化与档案管理融合发展的过程中，需要不断完善档案管理的系统，实现系统的优化、创新。在此基础上，需要加强档案的安全管理与保密工作，以技术化的手段作为减少安全威胁的有效措施。一方面，需要在建设档案系统时从技术上减少安全漏洞，降低安全风险；另一方面，需要做好电子档案资料的备份，提供档案保存的双重保障。此外，还需要定期开展存储设备、档案系统的安全检查，未雨绸缪，及时发现存在的安全威胁，确保档案管理的安全。
3.2强化队伍建设
档案管理中档案管理人员是具体档案工作的开展者，因而强化档案管理队伍是推动档案管理工作的重要方面。尤其是在信息化的背景下，对事业单位档案人员的素质与水平提出了更高的要求。因而，事业单位要安排专人负责档案管理，确保工作开展专业、高效。同时，通过培训或者再教育，转变档案管理人员不重视信息化档案的理念与认识，提升档案管理人员的专业化技能水平和信息化水平，更好地适应档案信息化管理的需要。
3.3建立与拥有先进的大数据技术机构或企业深度合作模式
虽具有强大的数据管理系统，但缺乏对数据的分析与利用，导致一些数据被长期储存，无法发挥其真正的价值。相对于一些拥有大数据技术的机构而言，其可将数据信息进行分析，并将其融入在技术设备当中，不断实现机械自动一体化发展，为信息技术发展提供强有力的数据保障。因此，数据档案管理部门应加大与大数据技术机构的合作力度，实现数据的真正价值。
3.4建设并完善信息时代背景下档案管理的监督和管理模式
为确保档案信息的质量，档案管理部门需加大监督力度，不断完善相应的档案管理模式与体系，为档案信息安全提供强有力的制度保障。提高工作人员对档案信息的重视，做好日常的维护以及管理工作，针对一些工作态度懒散的员工，采取一定措施进行惩罚，并对一些具有较高的职业素养的人员，给予一定的物质奖励，激起员工的工作积极性，促进档案管理工作的向好发展。档案管理部门还可加强与安全技术机构之间的合作，将各部门数据信息融合在档案管理机构中，实现统一管理，有利于提高档案管理工作质量。
3.5完善信息化档案管理的安全体系建设
对于档案管理工作来说，保证信息安全是对工作的基本要求，但是由于信息化的档案管理，其在信息存储与文件保管方面有一定的特殊性，因此给档案管理的信息安全保护工作带来了一定的困难，因此在档案管理的信息化建设中需要格外重视信息安全因素，可以聘请专业的网络安全管理人员对档案信息存储的平台进行加固，同时应该加强相关工作人员的信息安全意识，以及保密意识，可以在相关工作人员的工作电脑中安装防护软件，让网络安全人员定期对网络日志进行筛查，及时发现存在的信息安全隐患，并进行处理。我们应当正确认识并重视档案管理信息化中存在的安全问题，更好地通过完善的安全体系建设保障档案资料的信息安全。
结论
总之，在大数据信息时代下，我们应不断创新完善档案管理体系，加强对日常档案管理人员的工作技能培训，引进高素质高水平的数据管理人才，促进与有技术懂服务的大数据技术企业或者机构之间的深入合作，让档案数据逐步发挥出真正的价值，促进经济社会的快速发展。档案管理部门需不断健全管理体系，加强对工作人员的监督，提高档案管理工作效率，为各行各业对数据资源的合理利用提供便利，打造更多的数据信息平台。
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