中共四平市铁西区委党校 吉林四平 136000
摘要：人事档案管理帮助企业更加精准的了解现有人才信息，掌握岗位需求，从而实现企业内部结构的科学调整，促进企业的稳定经营。不过在人事档案管理中，还存在一些问题有待解决，如管理意识不高，管理模式不合理等。为此，本文就对人事档案管理中存在的问题进行分析探讨，并提出合理的改善措施，促进企业良好发展。
关键词：人事档案管理；改善措施；稳定经营
人事档案中详细记录了人员教育经历、工作经历等内容，是人员思想品德、工作能力考核的基础材料，做好人事档案管理，能够保证企业发展中专业人才的充足供应，促进各部门工作的顺利开展，提高企业整体实力。
1人事档案管理的重要性
人事档案管理的重要性可概括为以下两方面：从企事业单位角度分析，人事档案管理将企事业单位中的所有工作人员信息进行收集、整理和存管，便于领导及管理层人员了解自己员工的工作能力、教育培训经理、工作中取得的业绩、行为素质等，为日后晋升及评职称提供参考依据，实现人才资源的科学配置，真正做到知人善用。从个人角度分析，人事档案真实、完整的展现出自己的能力、教育和培训经历、修养及思想意识等，这为个人求职、岗位调转、出国深造等带来了动力和支持，且人事档案也具有法律效益，为个人福利或政策的落实提供有效依据。
2人事档案管理中的问题
2.1管理意识薄弱
管理意识薄弱是阻碍人事档案管理作业落实的基础，由于对人事档案管理缺乏认知，工作落实中表面化现象较为严重，降低了人事档案管理水平，阻碍其功效的发挥。而导致管理意识薄弱的原因有：首先，由于人事档案管理工作属于一项长期工作，短期收益较低，所以很多管理人员并未将其作为管控的重点，相应的软硬件设施投入也较不完善。其次，企业领导人员不能做到以身作则，下属人员对人事档案管理的重视度不高，管理工作落实受阻，甚至会存在弄虚作假现象。
2.2管理模式封闭落后
封闭落后的管理模式使得人事档案管理的作用得不到发挥，管理质量自然也无法得到改善。一般情况下，封闭式管理模式多被应用在资料来源单一的企业单位中，目的是增强人事档案的机密性，减少信息泄露。不过不适用于大规模的企事业单位中，这会降低企事业单位间的联动，且在档案调动及翻阅过程中，浪费的时间较长，申领手续较为繁琐，大大降低了人事档案的应用效率，影响了工作的顺利进行。
2.3信息化建设力度不足
随着信息技术、计算机技术、互联网技术的广泛应用，不仅改变了人们的生活沟通方式，也为各领域创新发展提供了动力支持。在企业单位中，人事档案管理作为重要组成部分，应该加大信息化建设力度，提高管理水平。不过从目前情况看，信息化建设处于劣势，大部分企业单位还在沿用传统的人工管理模式，虽然配备了信息化设备，但由于缺乏一套长效的信息化管理措施和制度保障，人事档案管理工作人员的专业操作技术有限，导致现代化管理设备只在最基本的档案录入、保存中发挥作用，难以做到单位内部信息的共享，大大降低了现代人事档案管理的信息化水平。
2.4档案内容不完整
人事档案管理中，经常会存在管理档案资料完整性不高的情况，降低档案利用率。而出现这一问题的原因为：一是由于档案资料收集不完整，部分信息存在残缺不全或空白等现象，与现有的规定要求不符，难以直观、清晰的反映个人实际情况，对个人及企业单位均带来了不良影响。二是人事档案管理材料细节处理不严格，详细性及灵活性不高，尤其是在介绍个人思想品质及能力上缺少科学的评估数据，难以对个人展开准确测评，同时，较为死板的档案资料模板，也会导致资料内容的弄虚作假，真实性堪忧；最后，人事档案的相关标准尚未统一，主要表现在材料规格、书写方式等方面，甚至部分人员的个人档案字迹潦草，无法保证人事档案的科学利用。
3人事档案管理的改善措施
3.1落实责任追究制，深化管理意识
责任追究制的落实能够将人事档案管理中，各层级人员的工作内容及职能实行科学划分，要求管理人员严格按照要求开展相关工作，并在发现问题后，直接找到责任人予以落实解决，从而改进人事档案管理工作的质量，增大档案利用率。再者，责任追究制的落实也可深化工作人员的认知意识，明确人事档案管理的重要性，充分发挥自身带头作用，为档案管理的开展营造良好环境。另外，还应做好档案资料接收与查阅等多方面登记工作。一方面要求在档案借阅中，不低于两人手持单位证明提交查阅申请，审批后方能进行查阅。另一方面在档案调转或使用中，要求档案部门做好监管工作，不允许出现私人借出的情况，且调转或使用的档案要做好密封处理，以免信息泄露。
3.2建立开放性管理模式
开放性管理模式的建立和落实，要先构建外部框架，完善联动机制，增强档案资料的流动性，充分发挥档案资料的作用，实现人才的开发与合理利用。现阶段，我国正处于社会主义改革的攻坚阶段，人事档案作为我国现代人事管理制度的重要组成部分，应主动迎合当前开放型经济体制发展的经济潮流，构建具有开放性特征的人事档案管理模式，注重对流动性人员的系统管理，建立与之相匹配的人才流动服务机构。再者，要加大宣传力度，做好引导工作，结合自身工作性质不断予以改进和优化，促进联动机制的有效落实。
3.3加强信息化建设
随着信息化发展的加快，人事档案信息化建设也成为重中之重，但由于理念的束缚，专业人才缺失，使得信息化建设停滞不前，无法满足现代化人事档案管理的要求，为此，就有必要充分意识到信息化发展在目前社会发展中的地位，一方面加大信息化设备的引进力度，构建完善的信息化管理平台，实现档案资料的智能化、数字化管控，另一方面还要不断完善工作人员的专业技能水平，熟练掌握信息化操作标准，增大信息化设备的应用率。
另外，应将传统的纸质档案及时转化成电子方案进行存管，加强档案数据的完整性、真实性，减少损坏、丢失等问题的产生，而且也可方便档案资料的随时查阅和调取，为工作开展提供助力。除此之外，为推动人事档案管理工作的创新，档案管理部门可以基于单位内部的信息化建设或信息平台，实行一定权限内的人事档案资源共享，为本单位内部提供权限内的档案调阅、查询权利，同政府保险机构实现人事档案信息的共享和资源共建，利用信息技术改进人事档案管理的工作效率。
3.4保证档案资料的完整性，提升利用率
针对传统人事档案中存在的资料不完整、细化处理不严谨等问题，应采取科学有效的处理措施，提升人事档案管理水平，发挥出人事档案的最大利用价值。首先，对传统的人事档案模板实行创新和改良，对其规格、用笔要求、书写格式予以严格把控，完善方案模板内容，增强人事档案资料的完整性、有效性。
其次，各企业单位可根据自身情况及对人才的要求，在规定模板的基础上，对人事档案内容实行调整和优化，重点明确人才的能力素质、教育培训情况、取得的业绩等内容，为后续人才评定及晋升提供依据。
再次，企业单位要创新人事档案管理模式，对现有的人事档案实施归类整理，对于内容残缺的档案予以及时补充和说明，增强档案完整性。
最后，参照时代发展形式不断进行人事档案管理的调整，提高其广度和深度，发挥出人事档案的作用。
结语
虽然目前人事档案管理中还存在一些问题需要解决，不过随着人们意识的提高，对人事档案重视度的加强，这些问题将逐渐被解决，从而建立起完善的人事档案管理体系，增大档案资料利用率，推动企业单位的良好运营。
参考文献：
[1]王晓霞.对加强事业单位人事档案管理工作的思考[J].文存阅刊，2018（4）
[2]王梅.探究新形势下人事档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2018（1）