湛江中汇电力咨询有限公司 广东省湛江市 524000
摘要：立足电力行业的发展，电力设计院重视依托计算机信息技术，构建全过程管理系统，尤其关注信息化档案管理系统建设。在新的发展背景下，设计院档案管理面临新的要求，在加快档案数字化转化的同时，还要掌握发展方向，以便有效发挥数字档案的优势，强化资源高度整合与互通，推动档案资源向着流程化、网络化、自动化、智能化与规范化方向发展，切实提升电力设计档案资源利用价值，强化创新能力的渗透。
关键词：电力设计；档案数字化；数字档案；要务
引言
当前，我国步入了互联网信息技术快速发展的时代。在这样的时代背景下，各大企业只有顺应时代发展的步伐，对其档案进行数字化的系统管理，才能构成一套全面的管理系统，使得信息得到更好的记录与储存，才能将档案内的各项文件进行数字化的归纳与整理。然而由于电子档案具有特殊性，使得管理人员在实际运作时面临了新的挑战，他们只有运用正确的方式对档案进行管理，才能有力确保其真实性与安全性。
1电力企业管理人员对档案进行科学管理的必要性
电力设计档案管理者在对档案进行管理的环节中要确保整个管理工作的安全、平稳运行，的问题，还能为其基础方面的建设、系统的管理等方面带来一定的参考价值，对企业管理水平与质量的提高具有很大的推动作用。伴随着信息时代的到来，数字化档案管理系统逐渐走进了各大企业。管理人员只有对管理系统工作展开深入的理解和分析，才能不断完善自我，提高工作效率的同时促进电子档案的完整性与准确性。
2电力设计档案数字化管理中存在的问题
结合电力设计档案管理项目的特点，对档案数字化管理工作进行分析，认识到数字化档案管理中存在的问题：第一，电子文件法的法律性以及原始性不足。在档案管理中，通过数字化档案的构建，虽然可以提高档案管理的效率，但是收集到的CAD文件电子文件无签名，缺少一定的法律效力。第二，电子文档归属不及时。结合档案管理的项目特点，在电子文档设计中存在着缺少过程控制的问题，导致档案资源相对分散，降低了电子文档的处理效率。第三，电子文档缺少准确性。对于电力设计人员，在以往的档案管理中习惯了图纸的刮改，但是，在档案数字化管理中由于不能实现与纸质文件的同步修改，导致纸质成品及电子文件不一致，无法提高档案收集及管理的目的。第四，电子文件缺少规范性。通过对电力设计档案管理工作的分析，在数字化的档案管理中缺少制图规范，一些项目设计者会随意使用字体、打印样式，导致档案资源缺少统一性，如在电力设计档案数字化管理中，存在着模型空间不合理、保存布局不规范等问题，降低档案数字化管理的整体质量。第五，电子文件信息无法共享。针对电力设计项目的特点，在档案数字化管理中存在着信息无法共享利用的问题。例如，在设计文件档案数字化管理中，已经存在的工程名称、图号以及设计项目等无法在平台中共享，影响了档案管理的数据输入，降低了数字化档案管理的效果。
3掌握电力设计档案数字化转化要务
3.1建立安全保管条件，维护数字化设施设备的使用性能在电力设计档案数字化管理中，电子档案的载体是关键，其存储的安全性与可靠性更是重中之重。因此，要对存放条件进行充分考虑，避免遭受电磁辐射，合理控制温湿度，避免灰尘影响。另外，为了提升档案的安全性，要重视构建档案异地备份中心。在电子档案管理与使用过程中，要遵循相关规范与标准，强化数字档案的有效维护。具体讲，要结合实际情况，合理增加电子载体存放设备与设施，保障存储环境与设备设施都满足管理要求。
3.2电力设计档案数字化文件备份
通过对电力设计档案数字化管理方案的分析，为了保证各项数据整合以及资源统计的有效性，应该将文件备份处理作为核心，通过数字化电子文件的形成、管理以及利用等，将档案资源在网络环境下整合，避免纸质档案破坏以及污化现象的出现，提高电子档案规范管理的效率。
例如，在电力设计档案的数字化整合中，应该结合网络环境的特点设定内网及外网，按照档案的规范需求设施网络安全平台，并设置网络资源安全保护机制，通过档案资源的保护以及使用状况的监督等，提高档案数字化管理的效率。档案数字化管理人员应该认识到档案备份存储并不是绝对安全的，因此，档案管理者需要针对电力设计的特点，确定档案保存及管理方案，通常情况下，在档案数字文件备份中应该做到：首先，在数字化档案管理中应该备份资源，保证档案信息数据资源的原始性；其次，建立多种存储载体的备份方案，以更好地提高数据资源管理的安全性；最后，在备份档案管理中，可以采用介质、光盘以及磁带的存储方法，并按照不同的存储载体需求，规范档案备份管理方案，以强调档案数字化管理的价值。
3.3积极构建适应数字档案发展的管理制度，力求全面性与科学性
电子化档案离不开科学高效的数字化管理制度。要结合实际情况，构建档案管理数字化岗位责任机制，针对档案保管环境、设备等方面，制定针对性的管理规范与管理方法，重视落实电子载体保管制度，尤其对档案查询检索、使用等权限进行明确规定，将档案整编规则落实到位。另外，要结合档案信息检索流程，制定行之有效的部门岗位职责，尤其关注信息中心，需要落实应急备份系统，保障投入充足，以便为数字档案日常管理工作提供保障，有效进行系统维护与管理。从制度类型上分析，主要涉及数字档案管理模式、安全管理方法、多种类型电子档案的鉴定收录以及档案中心岗位职责等，力求专业性、专项性与有力性。
3.4加强档案信息的安全保护
“安全第一”在任何行业、任何时候都是至理名言。大数据背景下，档案信息的安全问题是档案管理工作的重中之重。没有数据安全保障作为前提，一切工作都是徒劳。档案信息的安全威胁一方面来自人为因素、设备硬件故障等内部管理，另一方面主要来源于外部网络。因此，要做好档案的安全防护需要做到以下几点：首先，加强思想教育，树立全体人员的档案安全意识。在档案日常管理工作中，档案人员要定期对库房、档案专用设备、档案实体进行检查，落实好档案管理制度的各项要求，一旦发现问题应按照档案管理应急预案立即上报相关负责人，做到及时处理，尽可能将损失控制在一定范围内。其次，建立网络安全屏障。利用各类安全软件、身份识别技术、信息加密技术、访问权限设置等防止计算机病毒入侵和非法用户的攻击。在网络使用方面，内、外网计算机分开使用，档案系统应尽量安装在内网计算上，并严禁联入未经加密处理的移动存储设备；所有计算机的杀毒软件需要定期更新和升级，确保档案系统内数据信息的完整、真实、可用。再次，要对档案数据进行全方位、多层次的数据备份，以防因意外事故造成数据丢失。按照异地备份的要求，电力企业各兄弟单位之间、电力企业与各大档案馆之间应加强合作、联动，开展远程异地备份。此外，还可以建立数据容灾中心和灾害应急恢复机制，最大程度确保档案数据的安全。
结束语
加快电力设计档案信息化建设，千方百计加快传统档案向数字档案的转化，结合新需求，加快信息化建设，发挥云建设、大数据以及物联网等先进技术的作用，依托科学的制度、严谨的标准以及先进的平台，在高素质管理人员的努力下，全面提升电力设计档案管理水平，为档案价值的发挥奠定坚实的基础。
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作者简介：
李姝（1972.-），女，湖南南县人，大学本科学历，工程师，研究方向：电力档案管理。