浅议提高交通工程档案管理水平的策略研究柯春--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

浅议提高交通工程档案管理水平的策略研究柯春

发表时间：2020/6/15 来源：《基层建设》2020年第6期作者：柯春

[导读] 摘要：交通工程档案汇总了包括项目立项、施工、运用、设计以及维护等环节的资料，可以为施工单位、设计单位、监理单位、运营单位相关工作的开展提供重要的参考依据。

        浙江省杭州市建德市交通发展投资有限公司浙江杭州 311600
        摘要：交通工程档案汇总了包括项目立项、施工、运用、设计以及维护等环节的资料，可以为施工单位、设计单位、监理单位、运营单位相关工作的开展提供重要的参考依据。而交通工程档案管理工作的开展直接影响到档案资料的管理、存储有效性。但是纵观现阶段档案管理工作开展，尚存的些许问题使得交通工程档案的应用受到较大限制，需要通过对问题的深入探析，采取合理对策来进一步强化档案管理效果，最大化发挥出交通工程档案的作用和价值。
        关键词：交通工程；档案管理水平；策略研究
        1档案管理中所存在的问题
        1.1档案资料缺失的问题
        交通工程建设的相关单位对档案资料的管理存有不诚实的行为，进而导致档案资料的信息录入与信息编制的过程当中使用形式化，使得档案信息与实际的不符合，使得测量数据、施工数据等都存在很多漏洞。交通工程的相关单位为档案资料所设置的档案部门，在聘用档案编辑人员时只聘用懂施工的人员进行管理人员的任职，或者是聘用懂信息管理的进行管理人员的任职，但是在聘用的人员中缺少了可以将二者结合在一起的综合性人员，从而导致了档案资料的分类不明确、数据填写随意，造成档案资料缺失，对建设工程的使用价值降低。
        1.2管理的安全性比较差
        对交通档案进行管理的过程中，可以发现档案管理工作的安全意识较为薄弱。而档案资料管理的工作是较为单一的，这就致使某些档案管理的部门因为敷衍工作，从而随意挑选管理人员，部门所选择出的管理人员的水平与素质差异较大，导致工作的质量难以得到保证，导致所有整理的档案资料都达不到要求的标准。而相关单位的硬件设施落后也是促使管理工作安全性比较差的因素之一。由于得不到领导人员的重视，以至于很多硬件设施长时间得不到更换，这就对管理的工作人员造成了比较大的阻碍。在新媒体技术的发展背景下，档案资料的管理对硬件有着更高的要求，如果档案资料的信息录入工作都进行的很困难，那么势必会影响更新网络的信息，同时也给信息泄露制造出了隐患。
        2档案的管理对策
        2.1档案管理的规范化实施
        交通工程的档案管理规范化实施要在制度与流程上建立基础，开展对档案进行动态管理，工作人员要根据现有的管理制度，与单位实际的情况相结合科学的制定档案管理的分类和归纳档案的流程，定期的对资料进行跟踪和检查，确保档案的编制信心和工程的建设属于同步的，及时更正已经出现的错误，保障工程档案资料的真实与准确。在管理体系这一方面，一定要保证档案室中的管理制度严格且明确，尽可能避免工作人员在过做的过程中出现应付和敷衍了事的现象。在实施管理体系规范化时，需要结合各个部门的特性，对工作人员进行合理的分配，使每一个员工在自己的工作岗位上可以发挥自身的优势，实现最大化的自我价值体验。
        2.2提高管理人员的素质
        档案资料的管理工作人员所具有的素质会直接对管理工作的水平进行影响。现阶段社会正在快速的发展着，而档案管理工作要求工作人员须具有较高的素质。人才是促使工作发展的关键部分，而相关单位可以聘用专业型人才提升管理工作的效率。只有管理部门意识到专业性人才的重要性，才可以使档案资料管理的工作水平得到提升。在实施管理工作的过程时，希望领导对档案资料管理的工作人员加以重视，既需要求档案管理人员具有对档案管理的责任心，还需要求档案管理人员具有专业的基础和较强的职业素养。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

与此同时，作为档案资料管理的领导人员，不但需要把握好实施工作的方向，还要提高自身对档案资料管理的重视度，为其他的管理工作人员作出榜样，再通过熟悉各个流程与环节之后，探索快捷的保管模式，使档案管理的工作水平得以提升。
        2.3对档案管理加强安全性和大力宣传
        档案信息的管理工作一定要对安全加强重视，档案一旦受到信息的缺失和泄露，就会严重的影响着国家的交通事业。相对于纸质版的档案，有关部门要做好最基础的维护设施，对纸质版档案的管理有着较好的保障。相关单位可以在网络上建立起强大的保护网，避免网络黑客攻击官网造成信息泄露。而保护好档案资料的安全，有利于维护和完善管理系统。而交通工程档案资料管理的工作人员，不应当被动的等着群众接近，应该积极主动地取得主导的位置，从而大力宣传交通工程档案的管理。当下盛行的新媒体宣传方式，有很多的官方机构都创建了微博、公众号等社交平台，管理人员可以借助平台来与群众进行交流和沟通。管理的工作人员应当细心思考，如何利用不同的网络平台来提高交通过程档案资料管理的知名度，然后根据宣传手段进行扩大群众对交通工程档案的查询与共享的认识。相关单位还可以建设起档案信息的资料管理库或者是网络信息数据库，通过新媒体技术实现档案资料中图片、音频等等数据资料可以得到共享，这样一来就将大家查询档案资料的时间大幅度的降低了，同时，还有效地提升了档案管理的工作人员服务的质量与工作的效率。
        2.4工程建设与项目档案管理保持同步
        在档案管理工作具体开展过程中，管理人员需严格按照相应程序规定，对分项列表、整理工作的高质量开展，结合具体情况进行档案卷号的科学标记，构建完善的预立案卷目录。与此同时，要求档案人员对交通工程项目有一定的掌握和了解，做到交通工程建设施工过程中每完成一个环节，就在第一时间进行数据、信息的收集和整理，并对档案进行分类和归档。与此同时，在档案管理过程中管理人员需始终秉持着随时收集、随时归档的原则进行交通工程设备、材料以及人员档案的归档，进而实现对档案资料真实性和完整性的保障，为后续档案管理工作的开展奠定良好基础。此外，需要求监理单位、建设单位在验收阶段，必须先进行档案资料的会审，只有确保其档案资料与实际情况保持一致后方可进行交工证书的签发。
        2.5进行档案管理信息化的建设
        基于我国信息、网络、计算机等技术的迅猛发展，档案管理领域逐渐朝着信息化、智能化、科技化以及自动化的方向不断发展，在缩减档案管理人力、物力成本的同时，大幅度提升交通工程档案管理有效性。鉴于此，需要侧重对档案管理进行信息化建设，通过构建完善的档案管理网络系统来进一步提升档案管理有效性。例如某建设单位依据自身具体情况，借助信息、网络、计算机等技术构建HDS公路工程竣工文档管理系统，实现对档案有效分类处理以及集中处理。并且该管理系统依据《交通工程竣工文件归档管理办法》等依据，在系统中开设相应的7个模块，以此实现对檔案资料的动态化收集和管理。与此同时，该系统可以按照相关规定要求进行电子档案记录的筛查，严格审核档案资料的真实性，进而实现对档案资料真实性的保障。通过对此管理系统的应用，实现对电子文件与交通工程档案资料的同步管理，促使交通工程档案管理工作信息化方向不断迈进。
        结束语：
        交通工程的档案是极其重要的信息资源，档案是一个组织内部各项决定的依据，是无形资产。良好的管理方式对交通行业的发展起着极为重要的作用，交通建设的主管部门需加强对工程档案管理的重视，建立一个规范的管理系统，强化档案管理工作的团队建设，提升档案管理人员的自身业务素养，促使档案管理的水平更好地提升。
        参考文献：
        [1]夏利宏. 浅谈信息化对交通管理档案工作的影响和对策［J］．电子世界，2016（6）．
        [2]李名洋. 浅谈交通档案管理存在的问题及对策［J］．城建档案，2017（3）．