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摘要：在很多工作中，办公室文秘的工作任务和工作数量都是巨大的，其中的工种种类繁多，办公室文秘工作并没有想象中的简单，这其实是一个挑战性很大的职业。上级需要对自身的文秘工作者有一定的了解，熟悉员工的工作性质，并且给予一定的工作支持，做好沟通。文秘也要严格遵守工作规定，积极主动完成每天的工作任务，遵守管理者的要求和命令，提高自身的专业素质，多主动学习相关的知识，使自己变得更加专业且优秀。适时要舒缓自己的工作压力，不要把压力都放在心里，把个人情绪带入到工作中。这样更有利于文秘工作质量和水平的高效提升。
关键词：办公室文秘；工作质量和水平；办公效率
1 引言
办公室文秘是办公室里面很重要的一个职位，占据了一个非常重要的地位。在办公室的日常工作中，办公室文秘的工作任务是最繁重、最核心的。因此，相关部门应该重视办公室文秘工作，保证其有较高的工作质量和水平。办公室文秘工作者要做到工作认真负责，加强工作责任感，把学到的专业知识更加恰当地在工作中使用。本文就办公室文秘工作中存在的问题、办公室文秘工作者要注意提高自身的专业素质以及提高办公室文秘工作质量和水平的策略，这三个方面对文秘工作的质量和水平的提高进行了深入的探讨。
2 办公室文秘工作中存在的问题
2.1 办公室的文秘工作者缺乏专业的能力
由于办公室文秘的工作繁重，工作量很大，导致很多文秘工作者会不知道工作的重心在哪里。每天处理的事情都是堆到面前急需解决的，而从来没有条理性地按照顺序工作。这也可以看得出来部分文秘工作者缺乏头脑清醒、办事有力的能力，工作上容易出现错、乱的情况，而且任务重，也会使文秘工作者只想快点完成任务，但是工作的质量却无法保证。这样的工作态度和工作能力无法保证工作的效率以及提升文秘工作者的能力。
2.2 办公室文秘工作者数量少
办公室文秘的工作任务很重，所以并没有多少人愿意从事这项工作，文秘工作人员过少就无法满足企业的工作需求，会阻碍公司的发展。
3 办公室文秘工作者要注意提高自身的专业素质
3.1 要严格遵守公司的规章制度
文秘工作虽然任务繁重、工作辛苦，但是文秘工作者依然要遵守公司的规章制度，不要迟到早退、上班偷懒，保证每天以最饱满的热情面对工作。俗话说：“无规矩不成方圆”，办公室文秘工作有很多的管理制度，文秘工作者需要严格遵守，这样才能保证文秘工作的顺利进行以及提高工作的质量。而且文秘工作有很多比较琐碎、细小的事情，这就需要文秘工作者多利用边角余料的时间细心处理这些小事情，这样才能更加完美、优质和全面地完成工作 [2]。
3.2 提高自身的工作效率
办公室文秘每天都有新的任务，每天的任务都很繁重，办公室文秘要及时把工作都分类归纳好，然后进行工作的完成。文秘工作者需要有较强的速记能力和归纳整理能力，做事情要有耐心，避免在工作中出现重复或者遗漏的问题，在完成一项工作之后，要对这项工作进行一个总结并且把发现的问题进行记录，这样可以很好地避免需要这份资料的时候却很难找到的情况发生。并且，建议文秘工作者每天早上来上班的时候，都把今天的任务进行一个轻重等价划分，之后再按照重要程度进行工作，这样的工作会更加高效有规律。
4 提高办公室文秘工作质量和水平的策略
4.1 加强对文秘工作者的技能培训
办公室文秘的工作虽然每天都是任务繁重，数量巨大，但是每次的难易程度是不一样的。那么，不一样的工作难度就会有不一样的工作效率。简单的工作就会效率高，难度高的工作就会效率低，工作人员很难保证每一次的工作效率。因此，需要加强对文秘工作者的技能培训，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前卫的工作思想是保证工作效率的一个有效手段。高技能的文秘工作者可以为企业或政府机构带来更高的经济效益，推动企业或政府机构的发展。
4.2 增加文秘工作者的数量
文秘工作者的数量少是企业和政府机构文秘工作进展缓慢的主要原因。人员太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就无法正常进行。这就导致了很多办公室文秘的工作每天都完成不了，工作任务堆积如山。让大部分文秘工作者都望而却步，感到巨大的压力。但是文秘工作的人员数量增加的数量不要太多，因为人员太多，工作者的工作效率就会降低，这样就难以发挥每个人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合适的数量，以更好、更有效率地开展工作。
4.3 构建文秘工作者的创新意识框架
在当今发展迅速的社会，大部分事物的发展都需要创新。无论是企业还是政府机构，在提高办公室文秘工作质量的时候都需要创立一种创新的意识，不能墨守陈规，被时代遗留。特别是提高文秘工作的水平时，更加需要树立一种创新的意识，远离死板、不灵活的工作理念和工作方式，以创新的方式提高工作效率和工作质量。
5 结束语
由此看来，办公室文秘工作中存在的问题有很多，需要及时去处理并且提升工作的效率以及加强文秘工作者的自身素质。在提高文秘工作者自身素质的时候，要注重对文秘工作者的工作责任感和认同感进行着重培养，提高文秘工作者的专业素质，以更好地提高其工作质量和水平，从而达到更优质、更完美的工作面貌。当然，不仅仅是提高文秘工作者的专业素质和自身素质很重要，提高文秘工作质量和水平的策略更重要。因为要保证文秘工作的质量和水平能达到要求和标准，那么就需要一定的策略进行工作的提升，没有适当有用的策略来研究探讨如何提高文秘工作质量和水平，那么文秘工作就很难顺利进行，这样就会阻碍整个办公室工作的整体进度和发展。
参考文献：
[1]范华飞.如何提高办公室文秘工作质量和水平[J].企业改革与管理，2017（12）：200.
[2]林先华.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略研究[J].才智，2017（09）：283.
[3]曲安民.正视问题 打牢根底 提高办公室文秘工作的质量和水平[J].秘书工作，2002（01）.