乔雪钊
内蒙古鄂尔多斯市中共伊金霍洛旗委员会办公室 内蒙古鄂尔多斯 017200
摘要：随着社会的发展档案管理也在不断的发生变化，新形势下的档案管理应面向现代化，也就是积极的运用现代化的教学手段开展档案管理。再加上互联网信息技术的发展促进了各个行业的工作效率的大幅度提升，所以档案管理也应面向现代化，这样才能提高档案管理的效率，为企业的发展起到积极的帮助和影响。为了促进新形势下的档案管理，也为了促进档案管理模式的改革和创新，本文将对档案管理改革的方式进行探究。
关键词：新形势背景下；档案管理；现代化途径
传统的档案管理模式显然已经无法适应时代的发展需求，在当今新社会和经济发展迅速的背景下档案资源的利用率越来越高，只有创新档案管理模式才能提高档案的利用率。但是从目前的档案管理现状来看，在实际管理当中依旧还存在着较多的问题，这些问题的存在严重影响了档案管理的效率，也影响了档案管理现代化的进程，所以想要提高档案管理效率首先就需要找出当前档案管理中存在的问题，并且结合问题积极的探索解决方案，这样才能做好新形势下档案管理现代化，促进管理效率的提升。
一、传统档案管理模式中存在的几点问题
（一）查阅繁琐，档案利用效率低
传统的档案管理中一般都是采用纸质文档的方式储存档案，这种储存方式在以往的档案管理模式中已经长期的运用了一段时间，并且也可以满足以往答案管理的需求。但是随着社会的发展人们查阅档案的频率越来越多，而纸质档案在查阅过程中存在的问题较多，这也是传统档案管理的弊端，比如在查阅档案的时候人们首先需要观看档案储存的目录，然后根据目录寻找档案大概储存的位置，接下来到了该位置之后还需要对档案的分类进行仔细的阅读，最后才能找到自己想要查阅的档案，并且这种查阅方式经常还会出现档案被别人查阅的现象，也就是有些人找到档案存放的位置后进行查阅时发现档案并不在该位置，这种传统的档案管理方式显然不能提高档案查阅的效率，再加上经济发展迅速的背景下人们查阅档案的次数原来越多，所以传统档案管理和储存无法满足社会发展需求，创新档案管理模式开展现代化的档案管理是当前档案管理部门首先要解决的问题。
（二）不宜长久保存，档案损坏概率高
除了查阅不便之外传统的档案管理模式常见的问题就是长期保存中容易出现问题，比如有在保存档案的过程中可能会出现受潮或者是虫蛀的现象，又或者是人们查阅次数的增多导致档案出现磨损的现象等等，久而久之档案就会出现破损或者是磨损的现象。不仅如此，档案的磨损会影响档案的使用效率，尤其是一些重要的文档很难进行修复，这也会影响档案的储存。而档案的储存和利用是促进社会和企业发展的重要途径，也是记录企业和社会发展规律的有效方式，只有做好档案管理才能为企业的发展奠定基础，但是由于传统档案管理效率较低以及其它问题的出现影响了档案管理，也影响了企业和社会的发展。所以改革传统档案管理模式是非常有必要的。
二、新形势下档案管理现代化的重要性
档案管理现代化首先是结合了互联网信息技术进行档案管理，而利用互联网信息技术开展档案管理具有较多的优势，被有效的避免传统档案管理模式中存在的问题，比如互联网信息技术开展档案管理有助于档案的储存和查阅，因为管理人员可以将文档的内容录入到网络中，这样人们在查阅档案的时候就可以利用网络进行查看，档案的原件可以长期的封存起来，再加上网络具有即时的特点和不限时间的优势，人们需要查阅档案的时候可以登录档案官网或者是到档案馆利用网络查看，这样既提高了档案的查阅效率，同时也做好了档案的储存，避免了传统档案管理中和查阅中出现的各种问题，对提高整个档案管理效率起到了积极的帮助和影响。此外，新形势下的档案管理还可以提高档案管理人员的技能和管理能力，因为在传统的档案管理中他们的思想容易固化，长期的采用同一管理模式更无法提高档案管理能力，只有不断的创新档案管理模式才能促进管理效率的提升，管理人员的技能才得以锻炼和实践，这对提高管理人员的能力也起到了积极的影响和帮助。
三、新形势背景下档案管理方面现代化的策略
（一）提高管理人员的互联网信息技术水平
想要做好新形势下的档案管理开展现代化的管理，首先需要提高档案管理人员的互联网信息技术水平，因为现代化的档案管理模式是以互联网信息技术为基础，而利用互联网信息技术开展档案管理又需要管理人员具有一定的互联网信息技术操作水平。但是在当前的档案管理中很多管理人员的互联网信息技术水平较低，这是因为他们长期的处在传统的管理模式和思想中进行档案管理，而传统的档案管理模式注重的是纸质档案管理，所以他们的接触互联网信息技术的机会较少，新时代下档案管理中信息技术的水平较低。因此想要做好现代化的档案管理就必须要提高档案管理人员的互联网信息技术水平。比如档案管理部门可以组织管理人员集中开展培训和学习，教给他们如何使用互联网信息技术查阅档案和资料，又或者教给他们如何利用网络储存档案等等，只有档案管理人员自身互联网信息技术水平得到提升才能引导查阅人员使用网络进行查阅，从而改变传统档案管理模式，提高档案管理效率。
（二）建立档案管理网站和数据库方便查阅
建立档案数据库和网站可以打破传统档案查阅方式的局限性，比如网络具有不限时间和地点的优势，如果可以把档案扫描成文档格式然后上传到网站上或者是专门建立档案管理数据库，这样人们就可以打开网站或者是利用数据库进行搜索，从而实现随时随地的档案查看和取阅，大幅度提高档案管理的效率。比如我单位档案管理部门为了提高档案管理的效率，为了节省档案查阅时候繁琐的步骤就专门建立了档案查阅网站，通过建立网站将档案上传到网上，并且将纸质文档进行封存，以便于最终的档案保存。这个时候我单位人员在实际工作中就可以打开网站随时的查阅档案，避免传统档案查阅中出现档案被它人取阅的现象，从而提高档案管理的效率，开展面向现代化的档案管理，为我企业的发展提供了保障，也发挥了档案管理的优势和作用。
（三）完善档案管理工作制度激发员工兴趣
档案管理效率的提升最关键的还是需要员工有积极参与工作的心态，只有员工参与工作的兴趣较高才能为档案管理模式的创新和改革提供有利条件。所以在新形势下的档案管理中想要开展现代化的管理还需要企业不断的完善和建设档案管理制度，并且以激发员工的工作积极性为重点进行教学。就像我企业为了完善档案管理制度就重新定制了档案管理规定，并且在制定档案管理制度的过程中积极的邀请一线管理人员参与其中，通过一线管理人员的参与了解他们在实际管理中遇到的问题，并且结合问题一同商讨解决方案，这样才能使一线管理人员感受到企业对自己的尊重，才能调动员工工作的积极性。此外，企业还需要调整薪资待遇，比如对表现优秀的员工给予一些建议，激励其他员工向其学习，这也可以激发员工的工作积极性，这样才能在现代化的档案管理中发挥一线管理人员的作用催进管理效率的提升，为企业的长远发展做好保障。
结束语：
总而言之，新形势下档案管理现代化过程中依旧还存在着较多的问题，这些问题的存在严重影响了档案管理效率的提升。所以企业要加强对档案管理的重视，档案管理部门自身也要不断提高自身的管理技能，这样才能提高管理效率，发挥自身的作用来促进企业的发展。
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