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应加强企业档案信息化管理平台建设

发表时间：2021/7/2 来源：《中国科技信息》2021年8月作者：单芳

[导读] 企业档案信息化平台作为信息化建设的重要手段和内容之一，也是实现企业档案信息化管理的一项基础性条件。

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摘要：企业档案信息化平台作为信息化建设的重要手段和内容之一，也是实现企业档案信息化管理的一项基础性条件。加快推动企业档案信息化管理平台建设，是适应信息化时代企业档案管理的必要举措，对提升企业档案管理能力和水平具有积极的现实意义。本文针对企业档案信息化管理平台建设面临的障碍，以及平台建设的内容，提出了具体的建设对策措施，有一定的参考借鉴价值。
关键词：企业档案;档案信息化;平台建设;
        企业档案信息化管理，是指利用计算机为主的智能化手段计划、组织、协调和指挥企业档案管理。企业档案信息化管理平台，则是由计算机软硬件、网络及其他设备组成，以及多媒体、信息通信网络技术应用，实现企业档案信息数字化传递、程序化处理，从而为企业档案提供标准化、规范化管理系统。
        1 企业档案信息化管理平台建设面临的障碍
        信息化快速发展时代，企业档案信息化管理面临诸多挑战，迫切需要加快推进信息化管理平台建设。
        1.1 管理观念滞后
        在激烈的市场竞争环境下，企业重生产、轻档案管理的现象较为普遍，对企业档案信息化平台建设缺乏足够重视。就档案管理而管理的落后的企业档案管理念较为突出，企业生产者、经营者和管理者未能树立“大档案”管理理念，没有充分认识到企业档案实际上就是企业重要资源，企业档案信息实际就是企业重要资产，导致企业档案信息化平台建设过于重视企业档案管理的效率和便捷性，迁移保管、容灾备份、实时归档及开发利用等方面重视不够。
        1.2 标准体系滞后
        作为市场主体，企业在其生产、经营、管理过程中产生大量档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、基建档案等，使企业档案管理更具复杂性、特殊性。为此，国家档案局先后出台了《企业数字档案馆建设指南》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等，推进企业档案信息化建设。但企业档案管理软件、管理信息系统及硬件平台纷繁复杂，系统之间不兼容、不统一现象较为普遍。如，企业文书档案管理系统、会计档案管理系统、人事档案管理系统等，各档案信息管理系统之间相对“孤立”，导致信息资源相互“隔绝”，缺乏统一、标准的信息化管理平台标准体系。
        1.3 信息人才缺乏
        信息化管理形势下企业档案信息化平台建设，实现了企业档案信息资源的集中、统一管理，这就需要一支既熟练掌握档案业务知识，又掌握计算机信息技术应用的复合型人才队伍。但从企业现状看，档案管理队伍中普遍存在知识结构单一、年龄结构老化、身份结构多样（身兼数职），复合型信息人才缺乏等突出问题，不能满足工作需要。
        2 企业档案信息化管理平台建设内容
        企业档案信息化管理平台建设是企业信息化建设的重要组成部分，也是实现企业内部档案资源集成、档案业务流程优化，建立适应信息时代档案管理模式的必然要求，对提升企业档案信息化管理水平具有重要意义。企业档案信息化平台应该是一个综合性档案信息化管理平台，包括企业档案管理、资料管理、档案利用和资料利用四个子系统，涵盖系统管理、后台管理、服务指南、个人中心等功能板块，实现企业档案著录、保管、检索、统计、利用等管理功能。
        2.1 档案管理系统与OA系统对接
        随着信息技术在企业生产、经营、管理中的应用，90%企业管理类档案资料由办公OA系统产生。电子文件数量大、传播速度快、系统依赖性强，信息格式多样。因此，在“单套制”管理趋势下，应构建企业档案管理子系统与企业OA办公系统对接，实现电子文件在线归档。
        2.1.1 统一、规范企业档案形成条件。
        企业文件运行结束，利用系统接口做到同步在线归档。
        2.1.2 注重企业特殊、重要档案及时归档。
        如，利用特征字段筛选出企业红头文件，增强企业档案归档完整性。

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        2.1.3 明确电子档案归档条件。
        经接收、审核、登记、管理、保存等完整流程的企业电子文件方可纳入归档范畴。
        2.1.4 确定电子文件接收。
        利用档案管理子系统与OA系统对接，分门别类地将OA系统中的电子文件归入对应的企业档案管理模块，根据企业档案档号组成规则自动生成档号，予以归档。
        2.2 资料管理系统与PLM系统对接
        PLM (Product Lifecycle Management，简称PLM），表示产品生命周期。PLM系统与企业资料管理对接，形成将所有与企业产品相关的文件信息进行全生命周期管理的信息系统。PLM系统中将作为企业产品档案前身的企业不同版本图纸、技术文件纳入归档管理范畴。鉴于企业传统CAD图纸、缩微胶片、纸质档案等载体形式保存于档案库房，在企业档案管理子系统中，对企业产品档案资料进行逻辑归档，将企业档案管理子系统与PLM系统对接，在没有改变企业原文件存储位置及方式的前提下，根据企业产品资料关键字段同步条目数据，结合产品资料类别与图号匹配规则，实现条目数据自动分类，形成企业产品资料总账目与分类账目，利于后期的查询、利用和管理。
        2.3 加强企业档案业务流程管理
        将企业档案收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、利用和统计等环节内容纳入计算机管理，实现企业档案收集、查询、借阅、归还等工作流程的申请、审批、登记、归还、销毁等流程网上流转。借助计算机信息技术，不断优化企业档案管理流程。具体可在档案管理系统中设置自动生成系统，制作《企业档案查询、借阅申请及处理单》，处理单包括申请、审批、办理、归还等业务流程。每一个流程需要填写相应内容，方可完成相应流程内容。如，“申请”环节需要填写案卷题名、档号、密级、申请单位、申请人、申请原因等；“审批”环节需要填写项目主管领导、保密办审核、公司领导签名及签批日期等。
        3 企业档案信息化管理平台建设对策
        企业档案信息化管理平台建设是一项基础性、长期性工作，需从软件、硬件两个方面入手。既要做好企业档案管理系统建设、加大档案管理软件设备投入，也应优化企业档案管理系统设计，加强人才队伍建设。
        3.1 构建档案信息化管理系统
        企业档案信息化管理平台建设，其核心内容是要搭建企业档案数据库系统，并将企业档案数据库系统与OA办公系统、PLM系统，以及管理系统相对接，将企业档案收集、整理、鉴定等各个环节纳入计算机信息管理系统。应利用档案管理系统对企业档案信息进行管理、维护及备份，最终实现企业档案数据处理、业务流程管理和检索查阅利用平台集成化管理。
        3.2 加大系统设备投入
        企业档案信息化平台建设离不开软硬件的投入，需要立足企业档案管理需要，加大企业档案信息化平台建设所需的系统设备投入力度。将档案信息化平台建设编入企业信息化规划，配备计算机、扫描仪、数码相机、装订机、打印机、存储设备、专业扫图仪等硬件设备，还要配齐相应的档案信息化管理应用软件系统，如，紫光档案管理软件BS版、OCR软件，专业档案扫描软件或档案平台集成，定期做好信息化管理系统的升级，使企业档案信息化管理始终处于先进水平。
        3.3 优化系统内容设计
        企业档案信息化平台系统架构应包括收发文管理、归档管理、统计查询和档案借阅、系统管理模块等组成；安全系统设计包括应用系统日志、数据备份与恢复，采用SSL协议加强外部访问数据加密处理；利用Webservice技术构造文件自动分类归档引擎，实现企业档案文件自动导入档案管理系统及归档管理。
        企业档案信息化平台作为信息化建设的重要手段和内容之一，也是实现企业档案信息化管理的一项基础性工作。加快推动企业档案信息化管理平台建设，是适应信息化时代企业档案管理的必要举措，对提升企业档案管理能力和水平具有积极的现实意义。
参考文献
[1]郭欣仪.企业档案信息化的探索与实践———以东汽综合档案信息化平台建设为例[J].档案学研究，2016(3):90—93.
[2]杨惠田.基于企业档案信息化平台的档案利用探索[J].兰台世界，2012(4):39.
[3]王建民.档案管理信息化平台的深化与应用[J].兰台内外，2015(6):19.