巴中市黄石盘水库运行保护中心 四川巴中 636064
摘要：近年来，经济快速发展，信息化技术发展迅速，档案管理一直是水库管理中颇为重视的一环，在很久以来，水库档案管理一直是采取纸质笔录的方式。这种方法费时费力，而且一旦遗失，很难补救，安全无法得到有效的保障。在引用信息技术之后，这些问题有了明显的改善，现如今的网络技术越来越发达，运用计算机技术将档案数字化，将档案以数据的形式储存，也方便日后的查阅，并且相比纸质的档案更为安全，所以数字化档案在水库管理单位中的应用是非常必要的。
关键词：数字化档案；水库管理；单位；应用
引言
档案是水库管理单位工作的重点之一，其对于关键的技术信息、工程相关资料等都有所涉及。档案是几代技术人员的智慧结晶，对于水库管理而言，是必不可少的一项管理工作。随着时代的发展，信息技术水平也得到了明显提升，在当前阶段，许多行业已经开始了数字化的档案管理，因此水库管理单位实行档案数字化成为必然的选择。对于数字化档案而言，其将信息技术带入到档案管理中去，将与之相关的信息资源进行整合，给管理人员的工作带来便利，同时也为水库管理单位带来了新的挑战以及机遇。
1档案数字化的优点
①提高经济效益。传统的档案管理需要大量的工作人员来进行，要想做好档案管理工作就要增加办公人员和工资薪酬，这样的管理方式使得管理的成本极高。但是，如果采用数字化档案形式的话，就可以将传统的以纸质来记录档案方法变更为机读档案，不但节省了购买纸质的费用，还省去了保管费用并且节省了空间。②提高办公效率。数字化的档案管理能够对资料进行分类归纳然后储存，在下一次查询的时候更加方便快捷。就拿水库管理来说，工程数据、施工资料、日常管理数据等都需要将详细的档案信息储存于备份，运用数字化档案可以节省查询过程当中所用的时间，这样一来便大大提高了工作的效率。③增强档案原件保护。传统的纸质版档案有很多缺陷，例如不容易保存、容易丢失、不易查询等，如果将传统的纸质版档案全都转化为数字化档案，将其保存成电子版的话，那么以上所陈述的这些缺陷就都可以解决。对于那些年限比较久远的档案来说，本来就在空气中经过了长时间的氧化，纸张已经变得格外的脆弱，如果再不好好加以保存，那么就极有可能会永远丢失。另外，运用数字化档案还可以防止因为书写笔迹潦草等原因导致出现信息不准确的现象。
2数字化档案在水库管理单位中的应用
2.1加大资金投入力度，拓宽资金的来源途径
资金是解决一切问题的关键，充沛到位的资金是下一步工作顺利开展的保障。对于资金问题可以从数量和来源进行着手，首先是国家和政府要加大对水库数字化建设专项资金的投入和倾斜力度，确保前期建设工作的顺利开展。其次是档案管理部门对资金来源渠道的拓宽，数字化水库档案管理建设不是一朝一夕的事情，但建设完成投入使用后却是利国利民的好事。因此，水库管理单位可以多方面拓展资金的来源，形成一个完整的资金链，为整个数字化管理设备的引进和人才的培养提供强大的支撑，同时为后续数据和软件的更新维护储备好资金。
2.2要将档案管理软件与系统进行统一
数字化档案最核心的就是其所应用的软件以及系统。正是由于这一原因，使得软件以及系统等问题变得至关重要。一方面，必须确保有一个安全、流畅的管理软件；另一方面软件必须有一个完整的操作模块，除此之外，还要确保其在行业中具有一定的深度以及广度。想要使上述问题得到解决，必须从以下几个环节着手。首先，收集纸质版资料并逐渐将其数字化，对于水利事业而言，已经存在很长一段时间，漫长岁月中积累了众多资料以及信息，因此在进行整理时一定要保证没有遗漏，同时还要注意录入的精确性；其次，在日常使用以及管理中要对数据管理以及消除进行明确分工，使资料信息趋向于简洁化，便于未来的借鉴以及检查。
2.3著录与管理
①著录。
档案信息的录入一般都不会太过于复杂，以工程档案为例进行具体步骤说明：第一步，首先点击“工程档案”，然后再点击“工程档案著录”，最后填写著录信息，对不同的内容要进行不同的分类之后再填写；第二步，将填写完成后的著录信息进行文件上传过程，点击“浏览”然后找到相应的要上传的电子文件，单击“打开”之后上传文件；第三步，上传步骤完成之后，单击“保存”，做到这个步骤为止著录就完成了。②管理。在查询一个档案信息的时候，首先需要打开“工程档案管理”，然后在相应的位置手动输入所要查询的内容，点击查询就可以查询到所有与输入内容有关的信息了，但是有可能所查询到的信息量会有点大，所以就需要将查询结果进行筛选，点击每条查询结果之前的“编辑”按钮就可以完成对查询内容的筛选。
2.4实施数字化档案的后期管理
①加强电子档案管理。水库管理单位专门设立档案室、借阅室，在日常工作中，档案管理人员应积极学习档案管理知识，对档案进行及时的收集分类，按月或季度定期上传档案信息，保证数字档案的延续性和完整性。②加强档案工作责任心。档案管理人员，首先要认识到电子档案保管的重要性，要严格服从水库管理制度，强化自身业务，从而确保档案信息的安全性、延续性、保密性、完整性和可查性，工作中要充分的发挥其主动性，慎重对待档案管理工作，要保证水库上传电子档案的准确性及真实性。③加强档案管理人员的业务学习。建立电子档案是一项新的业务创新，档案管理人员存在操作不熟分类不清现象，加强学习是重中之重，应及时与档案业务主管部门联系，组织管理人员学习实践，熟练掌握电子档案的操作流程，确实把电子档案应用到水库日常管理工作。④加强长久意识，努力提高电子档案系统的存储能力。随着时间的推移，电子档案的数量会不断增加，会给存储带来一定压力。要保证档案的延续性需要采用新的储存的方式“云储存”，它的优势在于：第一，存储管理可以实现自动化和智能化，所有的存储资源被整合到一起，客户看到的是单一存储空间；第二，提高存储效率，通过虚拟化技术解决了存储空间的浪费，可以自动重新分配数据，提高了存储空间的利用率，同时具备负载均衡、故障冗余功能。
2.5研发和使用统一的管理软件
数字化档案管理工作中所使用到的软件或系统是关键所在。因此，解决软件或系统问题至关重要。首先需要一个可靠的、能够顺畅运行的软件系统，其次是软件系统的操作板块，最后是在行业中使用的广度和深度。针对这些问题对于软件系统的研发和使用可分为三个环节：一是对现有纸质资料的收集和数字化，包括水库在内的水利事业的发展已经跨越了很长的时间，这期间所累积的资料不论是数量还是内容上都是十分庞大复杂的，因此前期的整理要做到不遗漏，录入阶段要十分精确。二是日常的使用和管理，主要包括数据的管理、鉴定、销毁、阅览和基本的用户管理这几个方面。三是信息服务，主要是信息的发布、档案的查询、档案的归纳和升级。
2.6树立正确的管理意识
意识对于人的客观行为有着巨大的影响。针对目前管理人员对于档案工作的重要性和必要性认识不到位的问题，档案管理部门应经常组织专门的学习和培训活动。从岗位的本身、水库行业、国家水利事业、水文生态环境等各个方面让档案管理人员深刻意识到做好这项工作的意义和重要性，彻底改变之前的片面认识，解决好意识层面的问题，从意识上对客观行为作出正确的引导。
结语
水库事业自诞生之日到现在，已经历过了无数次技术的突破，同时也为我国水利事业做出了巨大贡献，使我国水利事业得到了进一步的发展，但由于时代不断发展，科学技术日新月异，各个行业为顺应时代潮流也开始进行改革，将档案进行信息化以及数字化的管理是时代发展的必然要求，水库的数字化档案管理同样如此，只有将档案数字化与信息化，才能实现资源方面的共享，进而使档案价值得到最大程度的展现。
参考文献：
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