重庆市大足区人力资源和社会保障局干部人事档案管理中心 402360
摘要:面对日益增长的人才管理需求与当前人事档案管理能力薄弱的矛盾,事业单位需要找到人事档案管理的新模式。本文基于大数据时代的背景,剖析人事档案管理现状,针对现状,提出创新对策;同时,受大数据技术的启发,将某些大数据技术应用于人事档案管理。
关键词:人事档案管理事业单位区块链云计算
近些年,事业单位为应对时代发展,与时俱进,做出了很多重大性改变。主动打破固有模式,逐步建立竞争机制,这无疑为事业单位注入了诸多新鲜血液,但与此同时,事业单位的人事档案管理制度却无法应对大量人员变动、材料归档等一系列问题。因此,本文将探讨如何利用大数据等新技术优化并解决此问题。
一、大数据与人事档案管理概述
大数据,本质上是汇聚海量的庞杂数据的集合。其意义是寻找一种更有效,具决策力和洞察力的新模式以应对这些信息。大数据信息的特点与人事档案信息庞杂冗长的特点非常类似,这也是为什么可以将大数据以及与之相关的云计算、区块链技术运用于人事档案管理制度优化的原因。
而人事档案管理是各组织机构将人事档案信息收集整理,之后编辑归档的活动。主要是在人事变动,组织活动,劳动工作中个人表现的记录。包括个人成长经历,学业水平,个人能力,思想道德修养等。由此,可以看出人事档案信息的海量以及管理的复杂。
二、事业单位人事档案管理当前现状
(一)硬件设施薄弱:档案管理系统杂乱
具体体现为:档案室未设置专人分类管理纸质档案、电子档案,导致部分纸质档案未登记,部分电子档案遗失,影响人员档案信息的安全;过期、逾期档案处理手续不完善,人事变动后档案无法及时更改,影响个人信息的准确性与有效性;个人信息档案材料不全,补交材料后,材料无法及时归档,影响信息的使用效率。
(二)软性能力不够:上层不够重视,人员素质不佳
在档案管理过程中,事业单位上层对人事档案管理不够重视,具体体现在管理人员薪资待遇不高,工作安排不合理,没有绩效考核系统。由此导致,档案管理人员工作积极性不高,工作热情不充沛,甚至认为档案管理员这一职位是所谓的“闲职”。同时,管理人员素质不佳,专业技能较薄弱,大多数人员不是档案管理专业,不具备系统的专业的处理信息整合信息,将档案规整好的能力,无法与其它部门有效合作。
三、针对人事档案管理现状提出创新性对策
首先,事业单位应在心态上重视档案管理这一工作,意识到档案管理的重要性,加大对档案管理制度的建设,同时应进一步推进组织结构管理,进一步推进从高耸型向扁平型的转变,以此来将更多的人员放置到职能部门,例如档案管理的职能部门,而不是上层管理人员。
其次,在将人员下放,重新分配人力资源后,事业单位应给与档案管理人员更优质的待遇,提高员工积极性,建立合适的绩效考核政策,将档案管理人员与其它职能部门置于同一要求线。同时,给予员工相应的知识培训,定期组织训练,提高职工业务水平能力,再者可以聘请专业的档案管理人才,以老带新,给员工提供交流学习的机会。
再者,在具体的档案管理实施中,应建立更加科学,更加符合单位实际情况的管理系统。可以组织单位内部专业档案管理人才对单位进行实地调查研究,与技术部门一同研发设置新型管理系统,有效解决档案管理期限,纸质档案与电子档案归属,档案变动等诸多问题。
四、将大数据技术运用到档案管理中
(一)数据收集方面:区块链技术
区块链是指在数据库中建立多个平台,将平台作为节点,使得每个顾客可以在节点上上传信息的一种信息技术。从本质上讲,它是一个每个人都可以编辑的共享数据库。
在档案管理的运用中,研发人员可以基于公司现状,开发手机app,鼓励各员工各职员主动上传并录入个人档案,同时,档案管理人员要定期录入,上传,更改职工档案,以此来规范电子档案的规整。对于纸质档案,可以先进行排序编码,再将序列号与位置信息等数据录入到电脑中,留作备份。
(二)数据处理方面:云计算
云计算是一种数据计算技术,其主要核心是将复杂的大量计算程序分解为一个又一个小的算法,小的程序,多个算法同时运行,再通过系统将多个小程序的运行结果汇总整理并推送到客户端。云计算的思想可以类比于物联网的思想,主要优势在于多端口同步进行,进而获得极高的运算处理速度。
因此在档案管理中,进行数据处理时,可运用云计算进行数据的抽取,分类与计算。运用云计算将大大提高人事信息的处理速度,可以有效提高工资发放,档案归类等速度。当然,这也需要专业的技术人员的支持。
五、结语
综上所述,在分析事业单位人事档案管理的现状与大数据技术的优势后,在技术上,应将二者进行衔接,将大数据技术运用到档案管理中;在实施过程中,应切实落实大数据带来的好处,将系统改革推行下去,不断调整,坚持创新,这样才能营造健康的人事档案管理环境,切实改变事业单位人事部档案管理现状。
参考文献:
[1]陶春慧.大数据视域下国企单位人事档案管理的研究[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2021(02):7-8.
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