邹平市长山镇人民政府 山东滨州 256206
摘要：随着社会的不断发展与进步，电子技术慢慢发展成为了我们信息资产中不可忽视的一项重要组成部分，因此，近几年中，电子公文档案开始慢慢得到了人们的关注，并且，在现在，电子公文档案逐渐渗透到了我们的日常生活之中。不过，由于电子公文档案其自身的特殊性，导致这种档案存在一定的安全隐患，因此，为了全面提高电子公文档案的管理效果，笔者将在本文中重点阐述一下我们应当采用什么手段来保证电子公文档案管理系统的安全。
关键词：电子公文档案；管理系统；安全机制
引言：
近些年来，我国信息化发展迅速，电子公文档案走进了我们的千家万户之中，而网络技术由于其特殊性，人们对于电子公文档案的安全性就有了更高的要求，既要保证电子公文档案的不断智能化发展，同时也要保证这项技术在发展的过程中不会对我们的日常生活造成威胁。因此，电子公文档案管理部门就要对于电子公文档案的管理更加重视，要制定出相应完善的管理系统，为保障电子公文档案的管理工作稳定开展奠定良好基础。
一、制定出科学完善的电子公文档案管理制度
公文档案由于其机密性，所以对于公文档案保管的安全性就提出了较高要求，我国也相对应的出台了有关公文档案处理的法律法规。为了保证公文档案的机密不外泄，因此公文档案的管理部门就要安排专业人员对其进行统一的收发与销毁，而在管理系统中，有很多公文档案都是以电子形式存在的，电子版本的公文档案与纸质版都具有着相同的保密性，但是由于其储存方式的特殊性，就会出现被黑客入侵的现象，许多黑客会通过自身掌握的计算机技术来窃取保密公文档案，为了最大程度的避免此类现象的发生，电子公文档案管理部门的相关工作人员就务必要保障整体管理系统的安全性，并对档案管理人员开展相应的安全制度专项培训，其中特殊的电子类文件要由专人负责，将整体的电子公文档案管理制度不断完善，做到每一环节都责任到人。
二、电子公文档案的设备安全
公文档案的设备安全在电子公文档案的管理系统中有着十分重要的意义，所谓的设备安全包含通讯设施、线路设施、储存工具等等，为了最大限度减少人为损坏与自然灾害对于电子公文档案管理的安全影响，加强设备保护就显得尤为重要。除此之外，我们还要从根本上保障公文档案的安全性，避免出现违法份子通过不正当手段进入电子公文档案的管理系统中，破坏整体电子档案的完整性，以至于威胁到电子公文档案的安全性。
通常情况下，电子公文档案是通过光盘、磁盘或电子设备进行存储的，这三种储存方法中，光盘的储存时间最久，能够长达五十年以上，而磁盘与电子设备的储存时间普遍较短，只适合作为临时储存的一种媒介。通过光盘储存的档案信息，其内容被固定，无法强制修改，同时不会受到电磁波的感染，并且不会出现电子设备存储中电量损耗的问题。作为电子公文档案的管理人员，在工作中必须将这几种不同的存储介质区分开来，只有这样才能更好的保存档案信息，电子公文档案的安全性才能得到进一步的保障。
制定出一套完整的设备管理措施，可以让电子公文档案存储设备在日常整理中更加井井有条，运行起来也会更加安全，并且在各设备运行过程中，收到自然影响与人为影响的几率显著降低，这也是为构建出一套完整的电子公文档案管理体系做出了相应贡献。
三、信息化安全
信息化安全指的是为了解决电子公文档案管理系统里网络运行过程中可能收到攻击的一种保护性措施。电子公文档案的实际应用过程中优势十分显著，可以无视空间的影响，用户即使是在外地也可以随时调取相关信息，所以信息化安全是用户能够正常使用电子公文档案的基础，也是电子公文档案安全系统中的重中之重。
信息化安全的具体实施步骤主要是以下几个方面，物理隔离、身份识别与防火墙。在项目的开展中，我们需要保证将数据库服务器与提供远程服务的WEB服务器隔开，并且在WEB服务器与无线网中设置相应的防火墙。最后就是对于网络用户要有一个严格的等级划分，将用户的等级设置为不同的层级，从而保证用户的合法性。
四、数据库安全
对于数据库管理系统来说，安全性的重要意义不言而喻，数据库的安全性指的是保障数据库不会被非法使用，避免出现数据的更改、泄露或者损坏。在项目的实施中，Trip是发展较为成熟的检索数据库，它有着较多的安全层级，用户需要输入自己的身份进行登录，没有授权的用户无法对于该数据库进行访问，而访问内容与访问权限都会进行明确的层级划分；如果数据库遭到了损坏，就需要及时进行数据库修复工作，分析出数据库遭到破坏的原因，并及时对数据进行相应备份，如果文件内容过大的话，还需要将过大的文件拆分成小数据库，将备份工作做充分。
五、应用程序安全
将整个电子公文档案的应用程序有效管理是整个安全系统的关键所在。为了从根源保障电子公文档案的安全，我们就需要在系统中构建出一个完整的安全机制，从根源上杜绝安全问题的发生。同一单位中下属的不同部门可以使用同一个档案管理系统，但是要根据档案内容的不同，设置出不同的管理员对某一特定内容进行特殊管理，访问权限只有他自己拥有，如果没有将访问权限进行共享的话，其他人员就无法查看与管理其中的内容。
六、提升电子公文档案安全性的主要措施
（一）制定安全管理系统
科学合理的安全管理系统能够为电子公文档案的管理提供相应保障，要保证电子公文档案的开展环境是规范、健康的。作为电子公文档案的管理人员，我们必须严格按照相关规定，建立起完善的管理制度。例如，作为管理人员，要明确自身的使用权限，不能随意登记电子公文档案管理系统，将人为影响因素降到最低。同时要确保设备隔离，对身份认证进行严格管理，保证除了管理人员以外的任何人员不得进入电子公文档案管理系统之中。
（二）加强数据库建设
对于电子公文档案的管理而言，只有不同部门之间相互协作，才能确保其安全性稳步提升。对于单位来说，电子公文档案管理系统之中主要就是由管理部门与管理人员两者组成的，二者之间只有全部投入到安全管理系统之中，才能有效减少安全系统的漏洞，各部门之间的相互协作可以极大地减少管理上的疏漏，将安全管理体系的作用彻底发挥出来。
（三）拓宽安全管理内容
如果想要全面提升电子公文档案管理的管理质量，除了要在日常工作中加强管理以外，还要适当的拓宽安全管理内容，为档案管理工作的有序进行提供相应保障。
结语：
电子公文档案是现代档案管理部门中最为常见的档案管理形式之一，通过这些储存方式可以让公共文档保存更长的时间，但是在保管过程中，对于安全性有了更高的要求，我们需要将电子公文档案管理系统与互联网技术相结合，采用科学的管理方式，及时修复可能存在的漏洞。
参考文献：
[1]郭新.电子公文档案管理系统安全机制分析[J].东方企业文化，2015（23）：82.
[2]孙巍.电子公文档案管理系统安全机制研究[J].现代国企研究，2017（20）：106.