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加强新时期基建档案管理工作探索

发表时间：2021/6/1 来源：《基层建设》2021年第2期作者：周会玲

[导读] 摘要：基础建设工程的发展推动新时期基建档案管理工作不断进步。

        泰州油恒油气工程服务有限公司江苏泰州 225300
        摘要：基础建设工程的发展推动新时期基建档案管理工作不断进步。本文研究目的是通过分析新时期基建档案管理工作中存在的问题，进而探索新时期应如何提升基建档案工作的管理水平。通过分析可以得知，要从完善基建档案管理制度、将信息化运用到基建档案管理中和培养高素质档案管理人员入手，来加快新时期基建档案管理工作的建设进程。
        关键词：新时期；基建档案；档案管理
        前言：
        随着当前基础建设工程的快速发展，人们逐渐开始重视基建工程的档案管理工作带来的价值。基建工程档案主要是以基建工程建设为基础而收集的各种资料和文件以便全程记录基建活动的具体过程。新时期的基建档案管理工作要紧跟新时代步伐，坚持创新形成现代化的管理模式，促进让基建档案的管理水平优化提升，使基建档案的价值最大化，推动社会经济快速发展。
        一、新时期基建档案管理存在的问题
        1.基建档案管理体制不完善
        由于很多企业重建设轻档案，忽视了基建档案工作的重要意义，当前的基建档案管理体制并不完善。缺少一个有效完善的基建档案管理系统使得档案工作无法顺利地逐步开展，会严重影响基建档案发挥价值，传统的管理机制已不能适应新时期的基建档案工作，无法对其他部门作出良好的约束统一，因此在基建档案的资料收集和归纳过程中会出现材料缺失和归纳混乱等问题，不完备的管理机制无法发挥效用，从而降低了基建档案管理工作的质量。
        2.基建档案管理工作信息化水平落后
        信息技术高速发展影响着各行各业的生产发展，而当前的基建档案管理工作的信息化应用程度较低，一方面体现在信息化硬件设施的落伍。作为支持基建档案信息化应用建设的基础，硬件设施可以通过扫描等方式提高档案信息收集和归档的效率，但很多基建单位因忽视基建档案的重要性，在硬件设备采购和升级中投入不足，当前基建档案硬件设备老旧落后，无法满足基建档案信息化建设的实际需要。另一方面，基建档案管理的软件配备也相对落后，软件支持是基建档案管理完成信息化建设的重要一环，可以为基建档案管理提供多元的技术服务。而当前软件技术的不及时更新和版本差异，使其在使用过程中受到限制，无法实现高效的传递和应用。
        3.档案管理意识匮乏，工作人员专业素养需提高
        在基建档案管理工作中，相关管理人员发挥着关键性的作用。而当下的基建档案管理团队中，工作人员缺乏档案管理意识和实际工作经验，对专业知识的掌握如基建业务和档案整理标准不够熟练，这极大地影响了实际档案工作的质量和效率。且基建档案工作的培训学习重视不够，基建实际工程流动性大，使得基建档案人员和实际基建工程脱节严重，施工人员与档案管理人员之间的沟通不够及时有效，从而导致基建档案工作的管理存在问题。
        二、加强新时期基建档案管理工作
        1.建立健全基建档案管理工作制度
        完整系统的基建档案管理制度是开展实际档案工作的基本前提和指导标准，因此建立健全一套科学高效、操作性强的档案工作管理制度至关重要。由于基础建设项目本身就具有规模大、流动性强、涉及面广的特点，所以基建档案管理制度要从组织建设、管理制度、具体分工和奖惩机制多方面设立，要对档案材料收集到归纳整理再到归档编整提出具体要求。为保证基建档案管理工作可以有序展开，基建档案部门要与其余各部门保持密切联系并提出约束，为实现部门间及时的信息交流和档案记录提供坚实的机制保障，档案部门要和基建业务部门保持沟通，要对工程技术内业务的各方面资料做好记录。如图表所示工程技术内业务资料主要包括以下22项：

        逐步健全完善基建档案管理工作制度，提供高效明朗的工作秩序，使基建档案建设取得更好的效果。
        2.提高基建档案管理工作的信息化水平
        新时期信息技术给基建档案管理工作带来了新机遇，基建档案管理工作应推广计算机技术的应用，运用到基建工程项目记录中去，探索基建档案管理信息化的新模式。要结合基建工程项目和档案管理的实际情况，合理使用硬件设备和软件技术，实现基建档案网络智能化的建设，实现远程收集分析数据，并整理保存，建立电子档案备份数据库，使档案储存更加安全便捷。云端操作管理基建档案还可以提高档案管理人员的工作效率，可以在繁琐的档案数据中快速检索，有利于提高基建档案管理人员在工作和服务中的质量和效率。
        3.培育提升基建档案管理人员的综合素质
        新时期给基建档案管理工作提出了新要求，档案管理工作人员要提高自身综合素质和专业能力来适应新要求。首先要培养工作人员的档案管理意识，基建业务项目繁杂，档案整理工作经常被忽略，这就要求档案工作人员具有自觉的档案管理意识，对于业务项目的记录认真整理归档，不能存在档案缺失无人管的现象。其次，基建单位要重视档案员工的素质培养，定期开展档案管理培训课程和实际工作经验交流活动，要让档案人员深入基建现场作业部门积累经验，强化档案工作人员的学习意识和档案意识，在学习和分享中提升档案管理人员的综合业务水准和管理沟通能力。同时也要注意加强档案管理人才储备工作，培养综合素质好专业能力强的档案管理人员，要打造符合新时期要求的高效团结的基建档案管理团队。
        三、结语
        新时期的基建档案管理工作需要协调各内部各个职能部门统一协作，加强整个基建单位的档案意识。同时，要重视对档案收集整理的全过程、各环节，与相关工作人员及时沟通密切合作，以保证基建档案文件的完整和准确。因此，要建立完善基建档案管理的制度，要合理利用现代化档案管理技术培养档案人员的信息化意识，明确档案相关工作人员和部门的自身职责，严格按照档案建设制度开展基建档案管理工作。通过培训学校增强档案管理人员的综合管理能力，使基建档案的现代化管理水平得到有效提升，确保新时期基建档案管理工作可以得到质的飞跃。
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