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新时期事业单位档案管理的创新思路及方法

发表时间：2021/6/1 来源：《基层建设》2021年第2期作者：仪洪强

[导读] 摘要：档案管理具有独特性，作为事业单位管理体系中不可或缺的关键环节，其管理水平的高低直接影响着国家发展速率。

        菏泽市鄄城县退役军人事务局山东省菏泽市 274600
        摘要：档案管理具有独特性，作为事业单位管理体系中不可或缺的关键环节，其管理水平的高低直接影响着国家发展速率。新时期背景下，针对目前事业单位档案管理中存在的诸多问题，事业单位应乘着互联网技术发展的东风，从实际情况出发，改善各项流程和措施，把握新思路，创新办法，致力于不断提高员工的办公能力，为事业单位的稳定长远发展助力生辉。事业单位作为我国政治经济领域重要的存在，在社会的发展和进步的步伐中，其具体工作有了更高层次的要求，作为事业单位极为重要的组成之一，档案管理在新时期的创新也成为目前事业单位改革的当务之急。现今，档案管理未能跟上新时代发展的脚步，仍然存在着诸多的问题，基于此，档案工作的改革创新提上日程。本文就新时期事业单位档案管理存在的相关问题，提出与之对应的具体措施，探讨新时期事业单位档案管理的创新思路与具体策略。
        关键词：事业单位；档案管理；创新思路
        前言
        档案作为一种信息资源，作为单位科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，作为一种无形资产，在单位正常运转有着不可低估的作用。规范化、科学化的档案管理，是单位必须做好的一项基础性工作。那么在新时期下，事业单位如何做好档案管理工作，如何打破传统的档案管理模式呢？本文旨在对新时期事业单位的档案管理工作进行研究，在创新方面给予一定的指导，以促进我国事业单位档案管理工作的开展。
        一、事业单位档案管理工作目前存在的问题
        1.档案管理人员缺失
        在事业单位，档案管理作为一项未被正确认识的工作，和其他具体的项目对比产生不了具体的效益，从而导致部分地方未设有专门的人员来管理，明显表现为系统性不强；有些档案管理人员也是兼职人员，这些人员通常缺乏专业知识或者直接没有接受专业的培训，在兼职的过程中往往缺乏工作的交接，这导致档案这项工作缺乏一定的整体性和专业性，极易造成现有资源的缺失和浪费。一些事业单位档案管理工作虽设有专职人员，但往往缺少专业的学习，不少人员知识储备无法跟上时代的发展，缺乏相应的电子信息技术，难以将传统的档案管理和现有的科学技术有效结合起来。
        2.档案管理缺乏重视
        事业单位作为我国的一个特殊部门，它不同于企业，对于档案管理的认识比较匮乏，一般情况档案资料仅仅局限于应付考核，通常是文员做简单整理，往档案袋里一放，很难有意识去主动整理归档，或者为后续查找负责，这样极其容易导致后期找不到甚至是档案的丢失，有时为了寻找某份资料会导致工作人员手忙脚乱以及档案的再次混乱，最终导致资源的再浪费。在整个过程中，事业单位的档案管理仍然呈现十分被动的状态，大多数工作人员在思想上未能认识到档案管理的必要和优势。这严重影响了档案的收集和利用等环节，导致了大量具有价值的信息和档案资源未能得到妥善的管理保存从而导致丢失。另外，未形成体系的档案管理由于分散而缺乏实时跟踪和反馈，使得档案管理的作用被埋没，不具有相对优势。
        3.档案管理手段滞后
        互联网时代下，企业单位中档案管理已经充分利用了信息技术，电子档案顺利地帮助企业节约下很大的成本。但在事业单位，单位对档案室的投入相对较少，相关的软件硬件已经有些落后或不够完善，导致档案管理无法跟上社会的潮流。而部分员工自身又缺乏对于新兴的电子档案的认识，导致电子档案管理使用率不高，使得最原始的档案管理模式仍占主导。这间接地导致事业单位未能跟上时代大趋势，脱节于社会上现有的档案管理系统，促使档案管理不规范，分类不明确，甚至一些单位出现档案损坏、发霉等情况，十分不利于事业单位开展后续的档案管理工作。

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        4.制度的缺失和管理不足
        目前，我国事业单位的档案管理工作依旧存在制度不完善、管理工作执行不到位的问题。当前各事业单位使用的档案管理制度大同小异，缺乏对自己单位实际工作情况的考量，一些制度可能并不适用，这就可能导致档案管理效率低下，员工形成惰性思维，不利于事业单位档案管理工作的创新。同时，对于档案管理工作的监督力度依旧缺乏，档案正确率审核依旧不到位。很多事业单位档案甚至出现了泄露、贩卖等等现象，有损单位形象。
        二、事业单位档案管理工作以后应对的措施
        1.提高管理人员综合素质
        在档案这项工作的系统中，一线工作人员发挥着巨大的作用，他们的素质和能力決定着现行档案管理档次的高低，关系着这项工作的上升空间。基于此，单位更应高度强调对一线工作人员的培训，增强其工作能力和素质，重视对于一线档案队伍的建设。首先，事业单位应拒绝使用兼职人员，采用专职人员进行档案管理工作，提前对管理人员进行综合培训，确保工作人员有充足的档案管理知识；同时，事业单位应促进档案管理人员继续学习信息技术的理论知识及其应用，展开技术交流，确保档案管理流程和体系的专业化和制度化；在提高员工各项能力的同时也应重视对其的表扬和奖励，激发全体员工参与工作的信心，从而主动积极提高自身工作能力，逐步加强自身工作素质，继续促进档案工作的进步与发展。
        2.提高档案管理重视程度
        事业单位应全面认识档案管理，明确档案管理环节的职责，应借助现有的技术和方法优化档案资源，使得档案管理更上一个台阶。在这个过程中应从领导层面出发，打破领导心中原有的轻视档案管理的误区，通常情况下领导对于某项工作不重视则会或多或少的影响基层工作人员，从而影响了档案工作的开展。基于此，单位核心人员应充分认识到优秀的档案管理是做好其他工作的基石，努力促进档案管理系统的完善，不断发挥其本身的魅力和价值。另外，领导也应当对在档案管理这一领域表现优异的相关人员提出表扬或者物质上的奖励，最终在群体中形成正确的档案管理观念，逐渐地熏陶和影响到其他的工作人员。
        3.应用信息技术管理档案
        档案管理的网络化日益明显，计算机网络技术的广泛应用，使得档案管理进入现代管理的先进行列，事业单位应积极的将信息技术与档案管理的技术和方法结合起来，促进档案的信息化管理。电子文件保存的档案应及时更新，并对信息材料的密级程度进行界定，正确的运用好计算机的加密功能。要克服求稳怕险、不思进取的保守思想，认真搞好电子档案的备份和维护工作，并做好防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，确保电子材料的安全完整。
        4.创新档案管理工作机制
        档案管理工作机制是由档案事业组织的基本结构决定的，档案事业组织基本结构要有统领，人才结构要有层次，管理结构也要有多元化，人员层次要年轻化。档案管理中，档案的体现形式是不一样的，档案管理要与事业相符合，用信息化的手段挖掘清楚透彻。对档案进行信息化处理，按照档案的属性进行归档，要符合档案管理的要求。档案虽然不是公开的资源，但是最终要被社会利用，因此下一步，要建立档案的网络化管理体系，用一些创造性的做法规范档案发展，开创性的开展工作，调整档案管理行为，为档案事业的发展提供强有力的保障。
        结束语：
        档案管理作为事业单位信息资源来源的重要途径之一，是国家的记忆和资源的基石，关系着社会发展和民生百态。鉴于此，事业单位应从提高重视程度、信息技术的应用、提高管理人员能力等方面出发，建立健全电子档案管理系统，做好档案资源的收集，做到档案管理朝着更现代的方向成长，不断改变思维，继续发展创新，为新时期中国的事业单位发展乃至社会发展保驾护航。
        参考文献：
        [1]卢伟.信息时代办公室档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（02）.
        [2]张怡.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].城市建设理论研究（电子版），2017（30）.