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建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施李辉

发表时间：2021/5/27 来源：《基层建设》2021年第2期作者：李辉

[导读] 摘要：目前，我国的经济在快速发展，社会在不断进步，对于任何一项建设工程项目来说，如果其在施工过程中发生了任何一项质量事故，那么建筑工程技术资料都可以作为该事故发生的调查依据。

        身份证：37012319821122xxxx 山东省济南市 250032
        摘要：目前，我国的经济在快速发展，社会在不断进步，对于任何一项建设工程项目来说，如果其在施工过程中发生了任何一项质量事故，那么建筑工程技术资料都可以作为该事故发生的调查依据。所以如果资料管理人员能重视技术资料归档管理工作的开展，同时秉承比较严谨、认真的工作态度，详细记录每个分部分项工程的每个部位的施工及验收资料，那么整个工程项目的质量就会得到有力保障。而下文就将对建筑工程技术资料归档管理工作进行相关分析及探讨。
        关键词：建筑工程；资料；管理
        引言
        我国建筑行业在发展的过程中，监理工作在其中扮演着较为重要的作用，主要是对工程监理内业资料的归档与管理，这也是工程管理期间的重要环节。建筑工程监理内业资料会对监理人员自身的业务水平有不同程度的反映，从监理资料管理角度进行分析，监理内业资料管理工作存在一些瓶颈，会对工程竣工资料的有效整合产生较大影响。因此需要提高业内资料管理工作质量，以确保工作期间的标准化与规范化，并且在管理制度的基础上全面提高管理水平，对监理内业资料的全面完善进行实质提高。
        1建筑工程项目资料管理的重要性
        众所周知，工程质量监督机构对工程实体和施工过程中参建各方质量监督的重要依据是合格规范的工程资料;建设工程质量评价的主要依据是合格规范的工程资料;工程在使用过程中质量问题处理和维修管理的依据也是合格规范的工程资料。项目资料对于建设工程如此重要，因此必须重视项目资料的管理问题。
        2建筑施工资料管理中存在的问题
        2.1施工资料记录过程缺乏有效性
        当出现施工项目更改时，对更改信息的记录往往由施工管理人员进行记录，而资料管理人员往往没有核对就收录，收录过程缺乏真实有效性，难以有效避免施工资料不实、造假等情况的出现。在施工资料记录过程中，存在记录不规范等现象，例如字迹不清晰、随意涂改、印章不完整等等，从而使施工资料记录不完整。因建筑施工项目各个环节较多，资料的记录、复印工作量较大，施工资料管理人员在资料的记录、管理工作中缺乏对材料的统筹记录与管理，当出现多次工作人员借阅资料情况时，很容易出现资料丢失问题。
        2.2不重视原件资料的保留
        从工程招投标开始，工程资料一般包括招标文件、投标文件、施工图、施工组织计划、施工方案、监理例会纪要、发包人指令、签证等。除了施工图外，发包人给予承包人的资料原件一般只有一份，原件保存在承包人手里就是有原件，反之就是没有原件。所以，承包人必须高度重视原件的收集、保存和归档工作。建立项目资料档案管理制度，日常使用应以复印件或电子版为准，必须使用原件的，办理借用人员与资料员之间要有交接的签字手续。人员离职或调换岗位时，应办理所有资料的归还手续。由于原件的重要性，所以汇编成册交付发包人的竣工结算资料应当以使用复印件为原则。司法实践中经常会出现承包人把结算原件交付发包人后，发包人由于人员更迭或保管不善等，把原件资料弄丢的情况，也有部分发包人在诉讼中坚决否认收到了结算书原件的，给承包人结算鉴定带来不利后果。如果发包人坚持必须交付原件或根据合同约定应当提交原件结算资料的，则应当办理原件交接的签字手续，列清单写明哪些资料是原件、原件的名称和页数，并且一定要保留递交结算资料的复制品。
        2.3不重视内业资料管理工作
        随着我国经济的不断发展，市场竞争压力逐渐加剧，很多建筑工程企业领导层非常重视企业经济效益的提高，这虽然能够短暂提升企业利润，但是长期来看还是要在管理上下功夫才能达到目的。

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如果对监理内业资料管理不够重视，缺乏对其管理的责任心，认为只需要完成工程量即可，只会导致在施工中过多资金与资源投入到其他项目中，致使管理质量无法得到有效提高。
        3建筑工程技术资料的归档管理方法与策略
        3.1及时做好技术资料的记录，保证其真实性
        由于工程技术资料本身会展现出建筑项目的实际施工情况，所以资料管理人员在整理技术材料的时候，一定要紧跟施工的开展进度。即在建筑工程开始进入实际施工之前，建筑单位需要组织专业的资料管理人员对技术资料进行管理，同时还要把分部分项工程质量评定等一系列的原始记录进行有效的收集，保证工程进度与各项资料始终保持在同一进度，以此来保证技术资料内容的真实连贯。其实对于建筑工程技术资料的归档管理工作来说，最为重要的就是资料的真实性，如果资料真实性难以得到保障，那么在后续的管理过程中，就会出现资料管理人员在原始记录上进行后补造假等一系列现象。这样一来如果建筑工程项目出现了质量问题，工程技术资料就会因为后补造假等情况出现混乱的局面，最终还会产生错误判定等一系列问题。所以资料管理人员在对技术资料进行归档整理的过程中，一定要注意使其与施工进度保持一致，做到实事求是、认真严谨，以便资料自身的真实性及准确性可以得到保障。
        3.2建立信息化资料存储系统
        在互联网和大数据技术支持下，资料管理工作也应顺应时代发展潮流，建立信息化资料存储系统，实行企业资料、工程内部资料的整合性管理，要具备施工材料录入、施工材料修改、施工材料保存、施工材料查询、施工材料删除等功能，此删除功能权限只对资料管理部门领导开放，资料录入人员在进行资料删除时需要向上级领导提交申请；根据工程施工阶段进行分类管理，并以年月份开头做好编号分类、归档；由施工资料管理人员收集各部门纸质材料，或由各部门直接进行线上资料编写、发送，由资料管理人员进行检验、确认、收录；增加对资料管理人员的技能培训，实现资料原件扫描上传信息，资料管理人员在录入资料时要确保信息的真实性、有效性。建立信息化资料存储系统，有利于减少建筑施工资料管理人员的工作量，提高管理人员的工作效率，更能保障资料信息的准确性和有效性，并有利于施工资料的长久保存。
        3.3提高项目管理人员及资料员的管理意识、法律意识
        项目管理人员及资料员必须明确自己的工作职责，遵守行业的工作规程。一般来说，导致资料管理风险的主要原因是项目管理人员及资料员对自己的工作内容盲目自信，主观意识上没有充分认识到资料形成、收集管理的重要性，缺乏最基本的法律意识。因此，对项目管理人员及资料员一定要做好岗前培训及过程指导，对工程资料分门别类，细化工作规程操作指引，使工程项目资料管理规范化、有效化。
        结语
        综上所述，在进行建筑工程监理内业资料管理的过程中，需要对不同施工环节实施有效的监理工作质量，这在较大程度上能够全面提高建筑整体工作质量。在进行施工的过程中，需要对实际施工情况进行有效的分析，采用高质量的施工管理方式与设计方案，这对提升监理工作质量具有较大促进作用，以此为建筑行业的较快发展奠定良好的基础。
        参考文献
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        ［4］王巍，李智威，孙利平，等.新时期电力系统技改大修工程项目档案管理的策略研究［J］.中国管理信息化，2019，22(3):125-126.
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