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重份文件材料归档整理问题及建议

发表时间：2020/11/17 来源：《基层建设》2020年第22期作者：佟利华

[导读] 摘要：重份文件材料归档是档案日常归档工作中一个非常常见的现象，重份文件材料归档整理不科学，会带来很多的弊端。

        平顶山天安煤业股份有限公司八矿河南平顶山 467000
        摘要：重份文件材料归档是档案日常归档工作中一个非常常见的现象，重份文件材料归档整理不科学，会带来很多的弊端。笔者根据档案工作相关要求，结合档案工作实际，研究分析重份文件材料归档带来的不利影响，并针对不同的重份文件材料归档情况提出相应的解决办法和处理建议，以期能更科学地做好重份文件材料的归档工作，提高档案整理规范化和档案管理整体水平。
        关键词：重份；文件；材料；归档；整理
        1前言
        根据国家档案工作有关规定，对于档案归档的份（套）数，文件类的文书档案一般规定为两套，带底稿的一套按本单位档案分类规则整理成档案（通常称“一套档案”），不带底稿的一套按文件的发文顺序号排列整理成文件汇编（通常称“二套档案”或“发文汇集”）；科技档案一般归档一套，重要的可归档两套；其它档案，如人事档案、会计档案、声像档案、实物档案等，大多都归档一套，或者说只能有一套文件材料可以归档。
        但在档案日常归档工作中，经常会遇到重复多份文件材料归档的现象，这些文件材料看似还很重要，如与外单位签订的各种合同协议、召开股东会（董事会）形成的各种决议（或临时决议）、委托设计单位设计的图纸及相关专业机构做的各种报告（如审计报告、资产评估报告、职业技能鉴定报告、地质报告、环评报告）等等。因为这些材料“很重要”，有些还是单位花重金请相关有资质的机构来编制才得到的，归档整理时档案人员也不能轻易地去鉴定销毁掉，于是好多单位整理这些重份文件材料时都把几份重复的文件材料放在一起整理归档，编制卷内文件目录（或归档文件目录）时只著录一个条目信息。
        2重份文件材料归档的弊端分析
        这是多数单位对重份文件材料的归档整理方法，重份文件材料按上述方法整理归档，笔者认为这样做不太合适，理由分析如下：
        2.1额外增加了档案工作人员的无效劳动
        对于档案的整理，国家有十分明确的、细致的规定和严格的要求，大到分类、排序、拟写案卷题名，小到编写页号、盖归档章等等，都有专门的规定，一盒（卷）档案从文件材料收集归档到进行分类、编号、装盒、编目、上架排放，大大小小要经过十几道工序。如果对于重复多份的文件材料，都按照档案整理的要求来进行整理，会额外增加档案工作人员很多的劳动量，造成大量重复无效劳动，占用档案工作人员有限的工作时间，影响档案工作人员开展其它必要的、更有意义的档案工作，如进行档案信息资源的开发利用、档案的信息化数字化、档案的编研开发等工作。重份文件材料归档整理无谓地占用档案工作人员过多的时间，不利于更有效地发挥档案工作的作用。
        2.2凭空多占用了档案（馆）室有限的空间
        长期以来，由于好多单位档案库房都是在办公用房的基础上简单改造而成的，没有按标准档案馆室建筑设计规范来建造，档案库房的保管空间有限、档案柜架数量有限，再加上多数单位档案鉴定工作没有及时开展、档案库房库容设计不足、企业规模扩大引起业务量大增从而导致归档文件材料剧增、文件材料归档中的“有文必档”现象等种种原因，造成很多单位档案库房库容量不足，特别是成立时间比较久远的单位，档案库房容量更是堪忧，如果再归档过多重份的文件材料，会更增加库房的负担，并额外增加库房安全管理的任务量。
        2.3这样做会使档案整理变得不规范
        重复多份文件材料放在一起，在档案整理编件号时不容易把握。如果编多个件号，编目时就要著录多个条目，这样会使档案目录的条目有多次重复（即：相同的档案分别有不同的件号，也就是一档多号）；如果只编一个件号，又造成档号的重复（即：多个重份的档案有相同的档号，也就是一号多档）。这都不符合档号编制的“唯一性”原则，即“档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象”。

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        2.4不利于紧急情况下对档案的抢救
        根据档案安全保管和档案工作安全应急预案的要求，在档案馆（室）发生安全事故时，对档案的抢救应该有个先后顺序，要先抢救重要的档案，再抢救一般的档案，最后抢救重份的档案和资料。如果重份的档案都放在一起，在有限的时间内因为抢救出了多份重复的档案，而使其它一些重要的档案失去了抢救的最佳时机，会造成不可估量的损失。
        3重份文件材料归档整理建议
        鉴于以上情况分析，为了更有效地发挥档案工作的作用和档案工作标准化、规范化及档案安全保管等各方面的因素考虑，笔者认为重份文件材料的归档可进行如下处理：
        3.1控制文件材料归档份数
        严把文件材料归档关，控制归档文件材料的份数。对于应归档的文件材料，要按照国家有关部门的文件材料归档范围和归档要求，形成本单位文件材料归档制度。根据实际工作需要，要求各业务部门归档的文件材料份数，尽量做到满足业务工作和归档的需要，不过多地制作重份的文件材料。业务部门在开展相关工作时，应提前了解业务工作和归档工作的需要，制作相应数量的归档文件材料，这样既满足了工作需要，也避免了浪费，又能为单位节省一部分不必要的开支，有利于单位各部门各项工作的顺利开展。
        3.2分发相关业务部门
        档案工作的出发点和最终目的是提供利用，从档案利用工作的角度出发，如果有多份重复归档的文件材料，可以在保证档案的归档和保密性的前提下，把多余文件材料分发给利用量相对比较大的业务部门，这样既减轻了档案整理的工作量，又方便了档案的利用。如可以把重份的地质报告及相关图纸分发给地测部门、把重份的设备说明书或图纸分发给设备管理部门、把重份的施工图纸分发给施工管理部门等等。这样，既能开展和提供多种形式的档案利用服务，进行档案服务机制的创新，也能减少重份档案归档整理的任务量，从而达到一举多得、事办功倍的效果。
        3.3作为室存资料进行整理保管
        资料是一个单位档案的重要补充，资料的整理相比档案的整理而言，没有特别严格的规定，只要分类科学、排放有序，便于查找和利用即可。把多份重复的文件材料作为资料来整理和存放，能减轻档案人员大量的重复劳动，提供利用时可以优先提供利用重份文件材料，也利于对档案原件的保护，而且便于紧急情况下对档案的抢救，更符合档案规范化、标准化建设的要求。具体操作时可在档案目录上备注重份文件材料的归档份数及存放地址、档案编号，资料与档案分开柜架存放，有条件的单位可以单独分库存放，提供利用时可优先利用重份的资料，这样既不影响档案的利用，又保护了一套档案，减少了对档案的磨损。
        3.4汇编各种编研成果
        档案编研是档案工作的一项重要内容，通用编研成果可以更方便档案的检索和利用。对于多份重复的文件材料，可以汇编成各种专题的文件汇编：如组织机构和干部任免方面的重份文件可以汇编成组织机构沿革、先进单位和先进个人的表彰决定文件可以汇编成表彰文件汇编、财务制度方面的文件可以汇编成财务文件资料汇编等等。汇编各种编研成果，不仅可以充分利用多份重复文件材料，还能方便档案的利用，也丰富了档案工作的内容，彰显档案工作的地位，使档案最大限度地发挥作用。
        4小结
        重份文件材料的整理归档，是档案室日常档案工作中经常遇到的现象和问题，正确处理重份文件材料的归档和整理，对减轻档案人员的工作量、减少重份档案占用档案室有限的空间、规范档案的整理、加强档案的安全保管和抢救、节省本单位部分开支、有效开展档案服务机制的创新、开发档案编研成果、方便档案的提供利用、发挥档案工作的作用等方面都将产生十分积极的影响。
        参考文献
        [1]赵品.县级综合档案馆文书档案重复的原因及对策[J].档案天地,2016 (2)
        [2]豫档发﹝2001﹞9号.河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则. 2001-1-1
        [3]DA/T13-1994.档号编制规则[S].1995-1-1