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创新公文管理工作提升服务效能的路径分析

发表时间：2020/11/5 来源：《基层建设》2020年第21期作者：刘晓春

[导读] 摘要：本文结合笔者多年工作实践经验，针对公文管理工作信息化建设是各类现代企业和组织办公自动化的重要组成部分。

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        摘要：本文结合笔者多年工作实践经验，针对公文管理工作信息化建设是各类现代企业和组织办公自动化的重要组成部分。公文管理信息化建设纳入各类现代企业和组织办公自动化程序，与各类现代企业和组织信息化建设同步发展、使各类现代企业和组织办公自动化系统具有公文管理功能已势在必行，经过本人的总结分析做出下文阐述，与大家共同探讨。
        关键词：公文管理；信息化；建设
        1、现阶段公文管理成本预测工作面临实际问题
        1.1总体情况：
        当前公文管理成本预测工作在实际操作过程中面临的主要问题分别为公文管理缺乏规划，硬件设施配置较为落后，各部门之间缺乏统一的公文管理制度，当前从业人员中专业学科毕业的人员数量严重不足，存在大量兼任情况。缺乏专业工作经验和教育背景的管理人员，目前所使用的公文管理模式不先进，落后于社会实际发展，公文资源无法充分整合利用。
        公文管理成本预测工作是保证企业各类信息内容能够及时得到归档整理的工作，对于后续的信息调取、查看、共享工作有着重要的影响。目前大部分企业公文管理成本预测工作都缺乏有力的抓手，工作重心缺失，缺乏有效手段控制效果。由于先前的认识不足和技术限制，导致很多部门在公文收集整理环节中缺乏有效监督管理，相对应的制度建立上尚未健全，难以独立完成公文管理工作。在事后查询和日常检查过程中，经常出现数据遗漏缺失的情况。
        1.2公文管理方法较为落后
        公文管理基础设施落后，缺乏专业的公文管理人员，同时目前投入使用的公文管理模式较为落后，有严重是迟滞表现，内容更新速度低下，管理反馈缓慢。我国企业引入公文管理成本预测工作的时间较晚，这使得很多企业对于这项工作的重要意义缺乏认识，没有配置相关部门和专业人员。公文管理成本的专业部门成立时间较晚，很多人员缺乏类似的工作经验，也缺乏对未来发展的准确认识，因此在涉及到系统构建基础建设时缺乏前瞻性，无法做到结合企业实际情况和未来发展趋势进行合理的规划布局，导致系统上线后，兼容性、稳定性、拓展性都受到影响。目前很多企业大部分公文管理人员都是从其他岗位临时委派或兼职而来他们在先前的工作过程中缺乏对公文管理的专业知识学习和相应工作经验积累，只能应对简单的管理工作，而计算机技术虽然能够提高公文管理工作的效率和质量，实现公文信息数字化管理，但是对于操作者的专业技术要求更高，目前的工作人员组成上不能实现在计算机上完成全部的公文管理工作，因此使得公文管理过程的价值和作用一直被限制住，无法发挥更多的用处，难以达到预想的信息管理状态。
        （1）公文管理模式落后
        大部分企业目前使用的公文管理模式并不先进，企业内部各部门之间无法形成统一标准，也没有相应专门的公文管理机构，公文工作人员一般只负责公文文件的归档整理收集工作，而调动使用则是由其他科室负责的，各部门之间缺乏信息共享，难以在实际工作时统筹规划，导致很多明明处于系统关键环节的工作人员，但是对于公文管理工作的重要性缺乏认识，整个公文管理和成本预测工作没有一套统一的考核标准和相应的纠偏制度，过程缺乏监管。缺乏规范化管理制度建立也让体系内工作人员无法正确定位自己的工作职责，在日常工作中会引发工作人员工作积极性下降，责任意识降低，久而久之公文管理工作体系中工作人员的随意性增加，不利于长久的管理和团队进步。为未来跨区域公文调动和远程合作造成了阻碍。
        （2）公文资源无法充分利用
        目前公文管理成本预测工作所需要的原始信息都是分摊给各有关部门各自负责的，由于缺乏管理经验，提前也无法做出相应的标准把握，每一个部门依照自己的工作性质和认识进行数据收集和初步整理，很有可能因为标准不同导致出现大量的废案，影响下一阶段的资料使用。不同部门之间公文无法对接的情况非常常见。而且由于企业配置的专门的公文室软硬设备都无法承接较大规模的公文资源管理工作，因此造成公文资源中的关键信息无法被及时提取整合，造成了公文资源的浪费。

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        1.2信息化水平存在短板
        由于相关工作的开展时间较短，缺乏现成的经验，管理制度不健全，部分企业的领导对公文管理与成本预测之间的关系缺乏准确的认识，针对公文管理和成本预测工作的信息化过度面临立足不稳的局面。想要完成一个中等规模企业的公文管理成本预测工作就需要一个健全的网络信息平台来维持。从前文分析中已经可知传统管理模式不适应这种公文管理工作的需求，在实践过程中一定会遇到很多问题，只能在信息平台上进行才能完成相关工作。但是系统建设的前期是需要投入大量人力资源和时间成本的，目前企业进行公文管理的人员数量本来就很有限，在这样的情况下还要求其同时负责两份工作且第二个工作在操作逻辑上完成与熟悉的流程模式不同，这对于相关人员而言压力太大。公文管理系统人员的精力和时间有限无法快速推动相关系统的落地，无法在承接更多向信息化平台转变的工作，因此导致公文化水平较低，并且在短时间内如果不能解决人员补充和标准化制度建立那么信息化，水平较低的现状，还会维持很长的一段时间。另一方面是各部门之间信息共享程度较低，即使公文管理部门完成了公文数字化工作，由于部门之间缺乏统一的公文整理标准，在实际部门合作过程中也会由于不同部门之间的格式流程影响到信息，在平台上的共享和远程操作。
        2.推进公文管理成本预测工作优化的策略
        2.1活用大数据技术减少工作阻力
        大数据技术的一大优势就是能够直面海量信息内容，从中进行操作。要对着一个特点进行持续的发掘，试图以新的方式来减少工作中遇到的阻力。首先要实现一个基本的信息化操作平台的搭建，这部分工作完全是由专业人员进行的，公文管理人员不会介入其中，也不会对其工作内容造成影响，实现初步的数据共享和流通之后就可以尝试改变过去的工作流程和逻辑。通过实验性质的操作来出现各部门现行公文标准制度和区别，进行整体性整合。另一方面要从基层工作人员处着手，首先要让其能够正确认识到大数据能够对工作效率带来的影响，让其能够对其有一个大致的概念。在实际系统搭建时也要注意区分互联网+与+互联网的区别。所谓的“+互联网”可以理解为传统信息公文管理工作与线上网络的基础延伸，它是将一些基础工作，由线下操作简单的移植到互联网平台中，而“互联网+”则是通过互联网大数据平台对信息进行处理分析，独立完成其改进完善和创新工作，只有后者能够从根本上改善公文管理工作的效率。
        2.2提高标准化和规范化水平
        针对目前各部门之间关于公文管理制度建立的区别，吸取不同信息来源的特点和侧重点，根据信息数据特点和规律进行分类管理，准确合理科学的公文管理制度，该管理制度不能照搬过去传统的公文制度，而是应该结合成本预测的实际需求来进行信息筛选。在信息采集和格式确立时从实际出发着眼于如何提升数据信息处理效率和工作质量，达成更高效的工作状态。并能够在调查程度上贴合当前大部分部门关于公文管理工作制度建立的现例，既不闭门造车，也不完全推倒重来，节约制度建立的时间，同时也减少新制度推行过程中对各部门进行接轨熟悉所需花费的时间和过程中要消耗的资源。
        结束语：
        公文管理事关一个企业和组织日常管理的细节，细致完整的公文管理可以还原管理过程，为后期进行管理水平提升提供资料，信息化管理是公文管理的一次创新，大幅提升了公文管理的效率和质量。
        参考文献：
        [1]陈颖文.创新公文管理工作提升服务效能的路径探析[J].办公室业务,2020,(18):6-7.
        [2]王昆.大数据思维与医院公文公文化建设路径[J].卷宗,2019,9(5):31.DOI:10.3969/j.issn.1005-4669.2019.05.030.
        [3]张蕊,赵罡,张义.IRM模式下高校信息化管理创新探寻——以北京航空航天大学公文信息化建设为例[J].中国高校科技,2018,000(003):P.93-96.
        [4]张蕊,赵罡,张义.IRM模式下高校信息化管理创新探寻——以北京航空航天大学公文信息化建设为例[J].中国高校科技,2018,(3):93-96.