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浅谈房产档案检索的作用

发表时间：2020/6/15 来源：《基层建设》2020年第6期作者：陈晓晴

[导读] 摘要：在新时期环境下，要充分发挥现代化科学技术优势，在实施房屋方案管理过程中积极朝着信息化和数据化方向发展，从而有效提升房屋档案管理的水平。

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        摘要：在新时期环境下，要充分发挥现代化科学技术优势，在实施房屋方案管理过程中积极朝着信息化和数据化方向发展，从而有效提升房屋档案管理的水平。本文主要从房产档案信息化管理特点角度出发，阐述了加强房地产档案信息管理的措施，并从不同角度进行详细分析，从而为房屋档案信息化管理研究提供参考。
        关键词：档案管理；房产档案；
        引言：随着信息化技术水平不断提升，房屋档案管理逐渐朝着信息化管理方向发展，从而提升档案管理效率和质量，为权属登记、房产交易以及房产纠纷仲裁等提供必要证据，同时为城市化的房屋档案管理提供便利，充分发挥房屋档案的价值和作用。
        1、大数据时代档案检索进步
        在信息爆炸时代产生的海量数据和与之相关的技术发展与创新中，各个行业的边界日渐模糊，领域融合快速变化，档案工作也受到了前所未有的冲击，档案检索也从中得到了进步发展的新的推动力，改变传统的档案检索模式和发展思路，研究适应大数据时代的档案检索新模式、新思路，提供更多、更有价值的档案检索内容，方能顺应大数据时代的发展。
        1.1 档案资料存储的数字化
        现阶段，社会各个领域的发展都朝着数字化的方向进行创新改革，房产的档案管理工作也不例外。具体来讲就是将各种房地产资源转化为数字电子信息，可以通过计算机程序直接读取档案信息并进行识别。技术人员将所需信息都录入到计算机信息系统中，构造一个房产档案资料的数据库，以便于日后使用更加方便快捷，提高查阅工作的效率。
        1.2 档案信息传输的网络化和智能化
        科技进步是推动档案事业发展的强大动力。档案工作涉及每一个部门，社会每一个角落，首当其冲面临当代信息技术的发展革新带来的驱动力。首先，科技进步给传统馆藏带来了图像、音频、视频、软件等信息，使检索目录呈现多元化；其次，现代信息技术发展，给标准化、兼容化的检索平台的构建提供了可能；最后，数字化的社会现实，使档案工作人员的知识结构与事务处理方法有了跨越式发展。而今，日新月异的信息技术使得电子档案检索方式（见图１）不断深化、扩充，正逐步取代传统手工检索的主导地位，给档案检索带来了全新的机遇与挑战。

        2、大数据背景下房地产档案管理工作的创新探索
        2.1房地产档案管理的基础性工作
        在现代社会的发展过程中，房地产档案管理普遍使用信息化、数字化的管理模式。房地产档案管理工作具有专业性强、技术性强等特点，相关人员在管理档案的过程中，需要注重房地产清理、鉴定和检查工作，为档案资料的完善性和有效性提供保障。除此之外，房地产档案管理人员需要保证档案资料简单、清晰，这样才能够实现房地产档案的数字化管理，提升档案管理的整体质量。
        2.2 加强管理意识
        档案管理人员要融入网络新时代，积极主动改变观念，学习新的档案管理知识，提高职业技能，科学地对大数据进行收集、整理、分析。在信息化时代背景下，档案管理人员必须树立大档案的意识，增强自己的管理意识，才能合理并充分利用掌握的档案信息数据。在大数据发展趋势里，档案管理需要及时采集最新的信息，并且当代房地产档案系统具有数据庞大多样、等价比高、运行快等特点，房产数据的收集、整理、发布、分析都是自动的、及时的；对云平台上存储信息进行计算、整理、分析题、预测，利用高科技技术增加房产业价值，还可以促进社会经济发展。
        2.3 完善房产档案管理的技术系统
        一般来讲，房产档案管理技术系统包含的内容比较多，其中有信息检索系统、文件咨询系统、数据分析系统等。该信息技术系统能够及时更新数据清单信息，以确保属性文件信息与财产权的变化同步。信息检索系统充分利用计算机技术的优势，建立一个多功能、多角度、方便快捷的检索系统，在数据清单中，与房屋物业管理相关的每个要素，例如房屋的地址、房产所有者的名称、房屋的面积、交易的时间以及产权状况，都可以是并建立多级检索系统，提供方便快捷的检索服务。数据分析系统是一个发挥房地产文件管理政策咨询功能的系统。因为物业档案信息不仅要满足住房物业交易和咨询的需要，还要为政府职能部门开展宏观调控提供科学的决策依据。因此，有必要建立一个完整的物业档案数据分析系统，以分析、组织和利用物业档案的多角度和多面信息。因此，国家政府采取切实有效的措施和政策来调整房地产市场，促进其全面健康发展。
        2.4 完善房地产数字档案管理法律和制度
        房地产的数字档案是业主提供的历史记录和证据。因此，在检查和利用中往往存在一些矛盾和冲突。近年来，我国政府提倡法制，人民群众的法律观念在不断加强，就房地产数字档案管理而言也应当加强自身的法律和制度方面的管理。但是目前应用的档案管理制度与法律法规难以使用新型的档案管理模式，所以我们应当重视起这一问题，争取提高办事效率早日对相关制度进行完善，最大限度的提高该产业的经济效益和社会效益。
        2.5 提升房产档案抗风险能力
        首先，房地产企业在应用信息化档案管理模式的过程中，需要定期开展风险防范工作，帮助档案管理人员树立风险意识，实现档案管理的安全性；其次，注重风险评估工作，在评估和预测房地产档案管理风险因素的基础上，制定相应的风险防范措施，以降低房地产档案管理的风险性；最后，创新档案管理抗风险模式。房地产档案管理人员需要对档案资料进行异地备份，抵御不可抗力带来的风险。同时，将信息技术和网络技术融入档案管理工作中，实现库存档案的信息化，为房地产档案管理的安全性提供保障。
        2.6 依托科技，建设兼容统一检索平台
        平台的兼容统一，首先体现在技术方面。目前，数据库电子文本格式基本为ＰＤＦ、ＷＯＲＤ、ＴＸＴ等，电子图片格式有ＪＰＧ、ＪＰＥＧ等，多媒体格式更是纷繁芜杂。许多甚至与计算机、浏览器相冲突，需要安装插件。其次在内容上，由于检索时只能选取其中的一个数据库进行查询，一旦信息分散或者交叠，将会带来极大不便。因此，提供统一的检索入口，提供兼容的文件格式，实现跨库检索和全文检索是目前档案信息检索系统建设需要努力的方向。
        3、结语
        随着信息化时代的到来，传统的房地产档案管理模式已逐渐被淘汰，但现代房地产档案管理工作仍然面临着许多难题，我们需要发挥大数据技术优势，将其合理应用到房地产档案管理工作中去，努力提高我国房地产档案管理工作水平和服务能力，适应时代发展要求，开创房地产档案管理的新形势。
        参考文献：
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        [2] 郭峰，韩云凤．面向期刊论文的搜索技术的研究与设计［Ｊ］．信息技术，2018（8）：59-65
        [3] 张林婕.加强房产档案信息化建设推动房产档案管理发展 [J].办公室业务，2018（6）：87-87.
        [4] 李常营.浅谈房产档案管理的问题及对策[J].人力资源管理，2018（01）：216- 217.