企业员工公寓精细化管理及公寓管理系统的设计与应用--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

企业员工公寓精细化管理及公寓管理系统的设计与应用

发表时间：2020/6/15 来源：《基层建设》2020年第6期作者：张益袁思涵王景才

[导读] 摘要：企业员工公寓精细化管理是目前企业后勤管理的发展趋势，精细化管理是一种意识、一种理念。

        中车株洲电力机车有限公司湖南省株洲市 412001
        摘要：企业员工公寓精细化管理是目前企业后勤管理的发展趋势，精细化管理是一种意识、一种理念。笔者结合本企业不断做大做强、迈向国际化的新形势，基于本企业的公寓管理现状，分析问题并提出了通过公寓管理系统等方式推进精细化管理的解决方案。
        关键词：精细化管理；公寓管理系统；设计与应用
        １前言
        对于企业，特别是5000人以上的大型企业来说，为员工提供优质的住宿条件是非常有必要的。作为企业吸引人才的一个重要因素，高质量的住宿条件、健全的公寓管理，优质的公寓服务已经成为了企业竞争力中一个举足轻重的组成部分。现有的公寓管理存在制度、设施陈旧、人员素质不够、管理系统缺失、文化建设不足等问题。一个优秀的公寓管理模式应该可以为员工提供现代化、多样化、人性化的服务体验以调动员工的积极性；可以免去他们的后顾之忧，从而为企业创造更高的价值。
        2 公寓管理工作中存在的问题分析
        管理机制还不够健全，企业各部门之间的沟通协作能力有限，公寓管理部门相对独立。内部管理方式单一，忽视员工及住户个人素质的提升，管理人员的职责权限不明晰，不利于开展管理工作。公寓管理人员没有充分认识到企业公寓管理的重要性，管理理念落后。长时间受到传统管理理念的影响，忽视了公寓文化氛围的营造，相关的文化活动组织次数较少。同时，部分管理人员的安全意识不够，安全管理机制不完善；针对员工的危险行为制止力度有限，一定程度上会增加安全事故概率。公寓内部的相关设施设备较为落后，存在安全隐患；没有将公寓相关的安全知识准确详细的宣贯给员工，忽视消防演练环节。另外，部分管理人员的综合素质较低，导致员工产生逆反心理，容易在日常管理沟通中产生纠纷。
        3公寓实行精细化管理的价值
        想要改善以往的情况，就必须要明确在公寓实行精细化管理的价值：在公寓实行精细化管理能够更好的提升服务质量。所谓精细化管理主要就是在管理过程中满足住户的合理需求，重视管理细节，落实管理责任。在精细化管理的过程中，公寓管理人员必须要细致的对公寓情况进行考核、检查，每天都需要细化管理环节。一旦发现问题，就必须要合理、及时的进行处理。除此之外，公寓内居住的人员较多，所以公寓管理人员除了需要安排住宿事项外，还应该对公寓设施进行维修，开展公寓文化建设等等，这些职责与住户的日常工作生活息息相关，管理人员必须提升整体服务意识与服务质量。从实际情况来看，很多管理人员存在着年龄偏大、意识缺失等情况。为了提升公寓的精细化管理水平，就必须要加强对精细化管理的认识，以帮助工作人员提升对住户的服务质量，发挥公寓管理工作的作用。
        4 如何在公寓工作中推行精细化管理
        4.1构建公寓管理机制
        建立健全完善的公寓管理机制是保证公寓管理工作顺利进行、推进管理不断精细化的关键。在日常的管理过程中，要注重向住户渗透相关的公寓管理规章制度，加强与公司其他部门之间的沟通与协调。企业也要重视公寓管理工作，充分听取员工的意见，注重与住户进行交流。管理部门要以住户的实际需求出发安排定期组织考核工作，根据实际情况逐步完善管理方式。同时将公寓按楼栋或功能划分为不同的区域，实行集中化管理，划分工作人员的岗位职责，体现公开透明的原则。最后，为了提升公寓管理水平，要构建住户日常考核体系，将住户的表现及行为纳入到考核体系中。制定有效的行为规范，对行为恶劣的住户和员工进行约束，从而提升公寓管理质量。
        4.2提升自我管理水平
        在公寓管理工作中需要提升住户的自我管理水平。公寓管理人员要做好住户的调查工作，对住户的心理及思想进行实时的疏导，引导住户提升其自身的综合素质。当前，公寓纠纷时有发生，住户与住户之间、住户与工作人员之间的矛盾逐渐显现。为了提升解决应急事件的能力，可以要求住户与工作人员之间相互监督、相互管理。另外，可以在公寓内部创建自律管理小组，住户之间共同努力，定期开展各种形式的文化活动，给住户一个展示自己的平台，有助于彼此之间相互了解，增强整体的凝聚力。例如：可以在公寓内部组建党员之家，发挥党员的优势，党员以身作则，以自身的言行举止影响周围的同事；可以举办住户与管理人员之间的友谊赛，不仅有助于增强公寓管理人员与住户之间的交流，提升公寓管理质量，更能促进员工健康发展。
        4.3增强安全管理意识
        公寓管理中需要增强安全管理意识，为住户营造放心的生活环境。在日常的管理工作中，管理人员不仅要提升自己的安全意识，还需要提高住户的安全意识。比如，以多媒体展示公寓安全实例的方式加强住户对公寓安全的理解，培养住户树立良好的行为习惯。另外可以将公寓安全知识有效的融入各项活动中，积极鼓励员工共同参与。例如：可以逐步完善创新管理模式，定期举办宿舍卫生评比大会，对于卫生、日常表现突出的宿舍进行表扬或奖励，因为宿舍卫生与宿舍安全息息相关；组织公寓内部消防演练，提升员工自我保护能力。最后，公寓管理人员要实时与企业相关部门进行沟通，定期对公寓内部的设施、设备进行维修，及时淘汰不符合标准的基础设施，注重对电路线路以及消防设施的检查，减少事故的发生。
        4.4开发公寓管理系统
        为了解决目前大型企业员工宿舍楼栋多，房间多，房间设施不同，住宿人员多、种类混杂，人员流动性大，收费标准不统一等问题，我们提出采用信息化的公寓管理系统进行公寓的基础管理，以达到精细化管理的目的。具体内容将在接下来的章节中详细叙述。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        5企业后勤公寓管理系统的需求分析与设计
        目前公寓管理方面信息化水平较低，仍然采用纸质文档或电子文档的管理方式，十分低效。总体来说，后勤部门对于公寓房的管理主要分为静态、动态流程和申请审批流程，因此，公寓管理系统的主要功能需求分析如下：
        5.1公寓管理系统静态功能主要是为用户提供公寓相关静态数据的服务。其主要指标包括：静态数据功能，通过多种途径实现对公寓信息的输入，包括数据格式转换、电子表格加载等；展示公寓数据信息，多种形式和途径实现对公寓信息的展现；查询功能，包括传统的基于关键词的查询和能够在文本属性与空间属性之间的相互查询；数据汇总和统计处理功能，以数据库为基础，通过对数据的分析和处理，为相关用户提供辅助决策。例如：知道某个住户的姓名，就能查询到他住在哪一个房间；知道某个房号，就能知道该房间的入住人员信息；随时能查询到某一栋公寓或整体的入住率，也可以为企业招工、客户服务等事宜提供支撑。
        5.2公寓管理系统动态功能主要是为用户提供与时间维度相关的各类数据的服务。主要包括：获取并计算与公寓房相关的各类动态信息，如水电费计算等；计费功能：由于公寓按住宿年度和房型收取不同的住宿费，所以需要对入住时间、地点、迁出时间进行统计并计算住户应缴纳的费用。
        5.3申请与审批功能模块主要是基于员工信息完成各类与申请和审批相关的业务流程。主要是自动审核申请者资格，基于信息共享平台，获取人力资源系统中用户的基本信息，依据算法进行计算。例如：公寓按照员工毕业院校或学历来分配其应该入住的房间，员工的毕业院校及学历数据可以从人力资源系统中获取，那么通过系统能准确的分辨出应该为员工分配什么房间。这样可以避免由于工作人员对分配标准理解不一致造成的错误。
        6 公寓管理系统在公寓管理中的应用分析
        6.1数据库技术的应用
        数据库技术在公寓管理中的应用，可以让有关数据得到妥善处理，通过对数据的统一处理和管理，可以让公寓管理工作效率、质量得到提高。数据库技术本身的管理对象就是数据，利用数据库管理系统可以实现数据的增删改查等基础操作，还能够实现数据分析、报表打印等功能。在实际管理过程中涉及的数据内容较多、数据形式复杂，要先将手工管理的数据统一整理成表，然后导入到数据库中，更好的实现数据的存储和管理。比如：员工公寓管理中主要的数据表包括：员工基本信息、入住日期、床位、房间号、公寓楼等，这其中每个数据表中又会包含多个数据项，以基本信息为例，其中涵盖了姓名、联系方式、工号、性别、年龄、部门、籍贯、家庭住址、出生日期（身份证号）等内容。在应用了数据库信息技术后，可以将这些数据项采取统一的形式整理录入到数据库中，后续产生的新数据也会按照这一格式进行保存，各个公寓楼栋的员工入住、迁出、换房、缴费等工作都能在统一的系统中进行操作，避免由于管理人员个人原因造成的数据混乱，管理效率能够得到显著提升。
        6.2网络技术的应用
        网络技术是目前应用比较广泛的一种技术，它可以实现资源共享、信息互联等功能，让有关人员更快、更准确地获取到所需要的信息。信息化技术在公寓管理中的应用，除了要开发相应的数据库之外，还要建立形成管理软件系统，设计出相应的客户端，从而对数据库进行管理，同时实现资源共享这一功能。比如：可以在公司内部手机APP内嵌入公寓管理系统模块，然后利用软件开发技术让网络和服务器相连接，以此实现远程分布式操作。所有管理人员和住宿人员都可以登录到这一系统中，按照不同的权限完成查询、管理等工作。这种公寓管理软件系统最大的优势在于，实现了多用户、分布式、网络化办公操作，从根本上改变了传统公寓管理中存在的缺陷，打破了时间和空间的限制。但需要注意的是，软件系统要根据用户的需求进行实时更新，以此保证用户体验良好，不断丰富系统功能，从而更好地进行应用。
        6.3公寓管理系统的应用效果
        在对上述两个方面的应用情况进行分析后，还需要结合实际应用案例对公寓管理系统在公寓管理中的应用进行更加深层次的研究。以湖南某公司的员工公寓管理工作为例，该公司已经正式将信息化技术引入到公寓管理工作中。该公司自主开发的软件具有分布式查询、网络登录、数据管理、资源共享等多项功能。该公司为所有宿管人员以及相关工作人员的电脑安装了这一软件，通过用户名和密码就能登录并操作，公司职工也可以使用工号和密码登录这一系统，当然，不同的用户类型拥有的权限各不相同。宿管人员可以随时随地办公，管理过程中的数据资源也会更加准确、有效，工作效率和工作准确性都得到了大幅度提高。以该公司的公寓床位管理为例，在实际管理过程中，宿管人员如果想要知道某公寓、某房间某床位的情况，只需要登录软件就可以进行查询；床位调整、住房调整、公寓分配等都可以利用这一软件实现。用户将来也可以利用这一系统完成电费缴纳、设备维修等活动。
        7结束语
        企业的发展是为了员工的福祉，优秀的公寓管理应该是践行这一理念的重要实际应用。本文通过全面分析公寓管理痛点难点，结合公寓管理系统的设计与应用提出了公寓精细化管理的解决措施，提高了公寓管理水平。本文中所设计的公寓管理系统功能也比较完善，能满足绝大部分用户的各类需求。
        参考文献：
        [1]尹勇培.浅谈精细化管理在学生公寓管理中的运用与实战[J].高校后勤研究，2012（2）：41-42.
        [2]廉世伟，张仲秋.牢固树立学生公寓员工精细化管理理念[J].高校后勤研究，2000（4）：62-63.
        [3]钱惠.学生公寓管理系统的设计与实现[J].人力资源管理：学术版，（11）93-93.
        [4]金岩.公寓管理系统的设计及应用[J].才智，（7）：66-66.