刘师岐
（吉林市中心医院人事科；吉林132011）
档案是一个单位的宝贵财富，它不仅是管理工作的凭据，还是科学研究的基础，更是进行宣传教育的生动资料。档案管理工作做好，不仅在政治上有重要意义，在经济上也能突显其重要价值。所以加强对档案的管理非常重要。而作为一个单位，如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化、科学化管理，就必须在调查现有档案管理的基础上，了解目前我院人事档案管理工作的现状和存在的问题，简析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好人事档案管理工作。
人事档案是党政军群、机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位，集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地、历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理不仅是人事管理的重要组成部分，也是档案管理工作的重要组成部分。因此，加强我院人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为本单位选拔和使用人才、提供更加真实可靠的材料，就成为档案管理工作一个重要工作。
现就吉林市中心医院人事档案管理的现状与对策浅谈一二。
一、人事档案管理现状
人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。而由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在重视度不够等问题。
（一）人事档案管理制度相对落后
随着人事制度的不断改革发展，人才不断流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才流动。曾经就有兄弟单位引进高级专业技术人才时遇到因缺少原始档案材料而无法办理调动或派遣手续的事例。这种情况给我院办理人事审核及审批工作时带来一些不必要的麻烦。
（二）人事档案管理方式和手段相对落后
人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因各种原因，仍然存在由非专业人员兼职管理人事档案，并且由于没有专业人员管理，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
二、医院人事档案管理对策
随着医院规模的不断扩大，管理日趋多元化，这给人事档案的管理模式提出了新要求。
（一）充分认识人事档案管理意义
医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，进而转化为医院的经济效益。通过对人事档案深层次的开发，提高其使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享等等，都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给其他科室，为临床、教学和科研工作提供服务。
（二）加强和完善人事档案管理制度
按照相关法规，实行人事档案的社会化管理制度，制定《人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使人事档案的管理制度更加完善和行之有效。
（三）加强人事档案管理
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。 具体可以参照以下办法。
1、建立专业技术人员业务档案
这对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。而且不仅能为为专业技术人员提供有效服务，也能为医院管理提供准确及时的信息。卫生技术人员档案可以包括:
①基本情况材料：包括个人基本情况；学历、学位证明；继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结；积极响应号召参加抗击非典等医疗、防疫工作。
②专业资格材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。
③技术成果材料：著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。
④其它材料：考核、医德医风评价材料；参加专业学术会议的证书、证明；优秀医务工作者的材料、证书和奖状；专业技术失误差错材料等。
2、 使用人事代理制度
实行人事代理可以减少管理人员和经营成本，解决原来人事管理体制下的人员能上不能下、能进不能出、内部缺乏激励竞争机制的现状，形成新的人才流动和用人机制。而且人事代理的优势将越来越明显：它能简化人事手续促进人才流动；解决了计划内编制数不足的状况；增强激励机制，促进人才发展。但实行人事代理也存在有待完善的内容。例如：人事代理员工不理解这一体制的根本思想认为自己与有正式编制的员工性质不同而没有把全部精力投入到工作中。我们应该加强对人事代理人员的培训和业务指导，避免其由于医院的原因流失。这样既可以稳定原有人事代理人员的情绪，又能够提高医院的对外知名度和美誉度。
3、提高档案人员素质
新形式下要提高档案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有全方位、高素质的复合型人才。
①档案管理人员要有学习精神。不仅要加强对《档案法》的学习，提高依法归档的自觉性，也要力争掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。
②引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。
③医院要将档案人员的培养纳入医院人才培养计划，关心他们的职称、晋升和工作业绩，使他们的努力工作能够得到公正回馈。
4、 建立信息管理系统
建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化的根本条件。
5、加强现代化管理
要舍得投入大量资金，设置防火、防盗自动监控系统。改进档案管理硬件设备，增加档案库房，购买档案专用密集架、空调、除湿机和电脑等专用设备。引进专业计算机管理软件，建立人事档案信息存储和检索系统，实现人事档案管理的电子化，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
三、结语
医院人事档案管理的电子化、系统化已经是当下的一种趋势。从个人的角度看待，它能更好地反映个人经历、德才能绩、工作表现.从医院的角度看待，它能为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”的重要作用。因此，应逐步重视人事档案工作，逐步用现代化、科学化、信息化的手段做好人事档案管理工作，更好地为医院的建设、发展服务，增加医院的经济效益和社会效益， 进而全面提升档案工作为社会服务的能力。