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电力企业科技档案的管理与利用宗连英

发表时间：2020/3/3 来源：《电力设备》2019年第20期作者：于宏刘德胜宗连英

[导读] 摘要：在信息技术以及互联网技术的支持下，全社会进入大数据时代，信息的价值无与伦比，信息价值得到广泛认可，在社会生产生活中得到体现。

        （国网朔州供电公司山西朔州 036002）
        摘要：在信息技术以及互联网技术的支持下，全社会进入大数据时代，信息的价值无与伦比，信息价值得到广泛认可，在社会生产生活中得到体现。电力企业科技档案管理工作也要融入信息时代，保持与社会发展趋势同步，转变管理思维，构建科学高效的发展策略，提升档案管理的规范性，切实提升档案资源利用率，为电力企业的稳定与可持续发展提供坚实的保障。
        关键词：电力企业；科技档案；管理；利用
        1科技档案管理工作的基本原则及要求
        科技档案管理工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。各电力企业都应当把科技档案工作纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中加强领导。各电力企业应当按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。
        科技工作中与其相应的档案工作应该执行“四同步”：下达计划任务与提出科研文件材料要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料的累积情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定相关科技档案材料同步；申报、登记和评审、奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具档案归档情况证明材料同步。
        2电力企业科技档案的基本特征
        2.1电力企业科技档案专业性突出
        科技档案有别于传统档案，电力企业科技档案专业性更强，其以专门特定的电力行业为研究领域，强化对这一区间生产经验以及运行活动的全面记录。在科技的带动下，新技术与新工艺层出不穷，电力企业科技档案内容也必将更加丰富与多样，专业化水平不断增强。
        2.2电力企业科技档案更显多元化特征
        电力企业科技档案涉及整个行业的方方面面，部门众多，环节复杂，强化对电力企业整体运行活动的全面收录。因此，电力企业科技档案多元化特点十分明显。也就是说，电力企业自身生产以及运行的复杂性成就了科技档案多样性与多元化的特点。
        2.3电力企业科技档案更显系统性与成套性
        当前，电力企业对于技术以及工艺的应用更具针对性与专业性，强调与特定项目以及生产流程的融合。最终形成的科技档案是结合特定项目或者工程的成套而形成的。
        3新时期电力科技档案管理与利用面临的新要求
        3.1依托现代信息技术，提升科技档案存储能力
        电力企业科技档案具有庞大的信息量，既包含科技研究的档案资料，也包含一些工程基础建设过程中产生的资料，还包含技术改造与设备更新等档案资料。面对来源如此广泛、渠道如此多的科技档案信息，档案贮存能力的提升势在必行，在信息技术不断提高的情况下，需要关注微缩技术与数据库存储技术，充分发挥信息技术优势，强化科技档案存储及管理效果。
        3.2发挥互联网技术优势，提升信息处理能力
        随着信息时代的到来，网络化与信息化优势突出。为此，各个行业要紧跟时代步伐。电力企业科技档案管理也要积极参与其中，以信息化与高效化作为发展方向。当前，电力企业锐意改革，新技术、新工艺以及新设备层出不穷，得到广泛应用，为电力企业科技档案管理营造新的发展契机。重视发挥信息技术的作用，对电力企业科技档案管理系统进行开发与应用，发挥数据库管理系统的价值，全面提升档案信息处理能力。
        3.3依托多元化防护手段，维护科技档案安全
        电力科技档案包含很多技术领域的问题。因此，要全面落实档案安全保护工作。在计算机技术的影响下，企业信息安全问题也到了新的阶段，很多安全问题凸显出来，一旦重视不够，很难保障档案信息的安全性与可靠性。为此，要结合安全问题实际，综合使用多种防护技术与方法，切实保障电力科技档案的安全，将预防与治理进行结合，在发挥传统防护技术的同时，广泛应用新的安全防护技术，切实提升档案保护水平，这也是新时期电力企业科技档案管理工作的重要内容。

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        4加强电力基建企业科技档案管理与利用的切入点及方法
        4.1提高科技档案的系统性和完整性
        1）电力企业领导要重视科技档案工作，要把科技档案管理工作纳入科技管理工作中，实现与电力企业的同步发展。2）要加强科技档案管理人员和科研人员的档案意识，知晓科技档案的重要性和科技档案管理相关制度和规范，在工作中严格照此执行，做到科学、规范、系统、完整地收集积累科技文件材料。3）科技档案管理人员要与科研项目组人员相互沟通配合，根据实际情况，按照档案管理的科学规律拟定合理的管理流程和归档材料清单，确保项目组能够在日常工作中做好科技文件材料的积累工作。
        4.2认真做好资料整理
        将收集来的资料按照归档要求进行整理，不要破坏资料之间原来固有的联系，应根据专业合理划分，方便查阅者利用。
        科技文件材料在整理过程中，要注意检查其载体和书写材料是否符合耐久性要求；其内容是否准确反映科研、生产等活动的真实情况；科技文件材料是否规范、系统、齐全、完整，如卷内文件的排序是否按照项目准备、研究实验、总结鉴定验收、成果申报、奖励和推广应用等时间阶段顺序依次排列，若不是，就应该及时整改。
        4.3积极参与，及时移交归档
        4.3.1归档的基本要求
        归档的文件材料必须完整、准确地反映科研、生产等活动的真实内容和历史过程；归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。科技文件材料，都应当做到书写字迹工整、材质优良、图样规范清晰，有利于档案长久保存。
        4.3.2移交验收
        在归档前，应该由分管领导和科技档案管理人员审查验收。凡归档不符合要求的，不得进行项目结算、鉴定、验收。凡未经档案归档验收的项目，不能申报评奖，不能新开项目。通过这些硬性措施，可提高归档的时效性和主动性。
        4.3.3归档范围
        凡是记述和反映本电力企业科研、生产、基建等活动，具有查考价值的各种图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等不同形式、载体的科技文件材料，均系科技档案，都应当按照科技档案归档要求立卷归档。
        4.4加强开发，提升科技档案利用价值
        为此，要让科技档案得到充分利用，一是，应当提高科技档案系统中全引目录的准确性、易查性，让科技档案利用者在需要查找档案时，可以通过关键词查找，可简便快捷地搜索到所查的档案目录，再找到需要的实体档案，以此体现档案的利用价值。二是，应当根据科研、生产等需要，深层次地开发利用科技档案信息资源，做好文献编研工作，如编写科技档案目录汇编、科技档案文摘、科技成果汇编等为领导决策、各部门日常工作提供决策依据和参考资料。三是，应当运用先进技术手段提高科技档案利用服务质量和效率，通过建立健全科技档案系统平台，使用计算机全面辅助科技档案管理等现代化手段，为档案利用者提供良好的使用条件，使科技档案查询利用达到方便、快捷、准确。
        结论
        随着社会的不断发展，信息的价值更显巨大。电力企业科技档案管理与利用工作成为影响行业发展的重要因素。因此，遵循科技档案工作基本规律，结合电力企业档案管理实际，分析电力企业科技档案管理利用中存在的不足，探讨形成科学有效的管理策略，以便发挥信息技术优势，全面提升科技档案开发利用效率，为电力企业可持续发展提供更具价值、准确可靠的信息资源。
        参考文献：
        [1]李晓红.浅谈如何在电力科技档案管理工作中实现经济效益的研究[J].科技风，2018（12）：180.
        [2]蒋幼林.供电企业科技档案管理及其利用问题[J].中外企业家，2018（12）：250.
        [3]伍伟珍.科技档案数字化技术在电力系统中的应用[J].办公室业务，2018（04）：185-186.
        [4]张玉梅.电力企业科技档案的管理与利用[J].办公室业务，2018（08）：119-120.