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合同管理在城市轨道交通项目中的应用

发表时间：2020/3/3 来源：《电力设备》2019年第20期作者：喻茗雪

[导读] 摘要：随着社会经济的快速增长与城市化建设脚步的加快，轨道交通得以大规模的发展建设，合同管理是项目管理体系中重要的组成部分和项目管理过程的有效手段，本文通过分析合同全过程管理的要点，确保实现项目质量、进度、投资、安全的目标，提高全员合同意识。

        (中铁电气化局集团有限公司设计研究院北京 100071)
        摘要：随着社会经济的快速增长与城市化建设脚步的加快，轨道交通得以大规模的发展建设，合同管理是项目管理体系中重要的组成部分和项目管理过程的有效手段，本文通过分析合同全过程管理的要点，确保实现项目质量、进度、投资、安全的目标，提高全员合同意识。
        关键词：合同管理；全过程合同管理
        引言
        合同管理贯穿于整个城市轨道交通工程项目管理全过程。城市轨道交通工程具有参建单位众多、结构复杂、风险源广等特点。因此，为了尽可能的减少在城市轨道交通工程项目建设阶段的纠纷，需要业主、投资单位、施工单位等各实施环节重视及加强项目合同全过程管理，实现对城市轨道交通工程项目进行安全管理、质量管理、环境保护管理、投资和进度控制等，以降低项目投资管理实施风险，提高社会效益与经济效益。
        1合同管理的定义
        从广义上来看，合同中包含的是法律部门所规定的，赋予主体一定的权利与义务，而从狭义来看，合同中包含了所有的民事合同。在工程项目实施中所涉及的合同主要是从法律的角度，对承包上与发包人之间进行权利与义务的清晰划分，使得在工程项目实施中合同双方可以依据合同条款积极履行自身的责任与义务，对双方起到了一定的约束作用，具有法律效力。从合同管理的实施来看，其使得合同双方的行为更为规范，保障了工程项目的质量、进度与成本等的管理效果。
        2城市轨道交通工程项目合同管理的特点
        2.1专业性要求高
        城市轨道交通项目关联行业多，涉及专业范围、业务部门广。因此，附属文件、专业性合同及合同条款内容专业性要求较高，与主合同相关的合同权利义务规定异常复杂，由此可能引发合同矛盾及合同错误等情况。
        2.2合同管理体量大
        城市轨道交通工程项目与一般工程建设项目不同，其涉及面广、规模较大，参建单位多。因此，项目合同管理体量庞大，其中涉及银行、保险、施工、监理、设计、供应、制造、通信、电力、信号等多个行业的合同主体，甚至还包含周边住户及商户、相关产权单位等。一个工程项目涉及的合同数量较多，内容多样而复杂，一旦合同管理不当，双方交叉作业或工作面界定不清，就会引发项目合同纠纷。
        2.3法律风险大
        城市轨道交通工程项目合同主体多，而相关合同主体素质高低不一，且项目合同涉及金额巨大，由此可能引发合同违约法律风险。
        3城市轨道交通工程项目合同管理的要点
        城市轨道交通工程项目合同管理时效性长、周期长，在项目合同管理中，应坚持“全寿命周期”管理原则。通过“事前防范”、“事中控制”与“事后应对处理”，对工程项目进行全方位、全过程合同管理。
        3.1工程项目合同管理之“事前防范”
        （1）审查合同相对方的资质等级、营业范围及财务、安全许可有效期、技术管理水平条件等综合情况；（2）基于履约保证金制度，当对方提交履约保函或一定数量的履约保证金后，与其签订城市轨道交通项目履约合同；（3）根据合同评审制度，当业务部门起草项目合同后，及时组织法务等有关部门评审项目合同，分析并明确项目合同条款中的违约纠纷处理方式。
        3.2工程项目合同管理之“事中控制”
        在事前管理基础上，对城市轨道交通工程项目合同履约情况进行全过程、全方位监控和管理，并及时记录和评价，协商解决城市轨道交通工程项目合同履行分歧，督促合同责任方规范履责尽责，以防违约事件发生及发展，并及时签订项目合同补充协议。
        3.3工程项目合同管理之“事后应对处理”
        事后应对处理，主要是针对城市轨道交通工程项目合同履行过程出现的违约行为、违约事项等，制定相应的风险应对措施。在合同履行过程中，一旦出现合同分歧或相关法律纠纷，根据合同规定，业务部门应及时向相关领导及法务部门反映合同纠纷及合同履行偏差情况，并经协商研究决定，立即启动应急处理方案处置相关合同风险。

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        4城市轨道交通工程项目合同管理的主要措施
        4.1制定系统的城市轨道工程项目合同管理制度体系
        为确保合同管理监督任务顺利完成，还应建设切实可行的城市轨道工程项目合同管理制度体系。根据案例工程项目建设实际情况及合同管理需求，制定城市轨道工程项目合同评审、供应商资格审查、合同归口管理、交底以及履行评价、用章管理、纠纷处理、结算支付、采购管理办法及制度要求。为确保合同管理人员规范、严格落实各项合同管理制度，需基于绩效考核制度，对企业合同管理专业人员进行技能和业务培训，使其熟悉并明确城市轨道交通工程项目资信审查、合同审批、合同签订及履行、纠纷处理等各项环节流程，明确自身职责及业务实施方式，尽可能做到合同项目管理专业化与规范化，提高合同风险管理的可预测性与可控性。
        4.2健全和完善城市轨道工程项目合同管理组织机构
        合同管理必须由专业机构来负责，在城市轨道交通工程项目合同管理中，严格根据项目合同管理所涉及的专业成立并配备专业化的合同管理组织机构，安排专业人员进行合同管理，实施绩效考评制，不符合管理要求的机构人员及时勒令换岗。
        4.3设立专门的城市轨道工程项目合同管理领导监管小组
        城市轨道工程项目合同管理小组主要由合同管理领导小组与负责合同管理监督任务的两个小组组成。其中，各业务部门相关人员及城市轨道工程项目管理总部的领导班子、总部经理是项目合同管理主要责任主体与负责者，合同管理监督小组及合同管理主管部门，作为该城市轨道工程项目合同管理辅助监督主体，其主要协助项目管理总部完成项目合同管理监督任务。
        4.4加大合同管理全流程风险防范力度
        在实际工作中通常比较注重合同文本这个环节，但是仅仅合同文本这个方面不能有效进行法律风险防范，也不能抵挡合同风险的所有来源。在任何标准下，合同文本都不会是完美的，合同文本只是根据经验及未来可能出现的状况做的预测。所以，就合同来说，从合同的立项到订立、谈判到审查、履行到追责，每个阶段都要将法律风险防范包含在合同管理当中，时刻做到对法律风险的防范。
        4.5通过技能培训，提高合同管理人员专业化水平
        合同管理应坚持“以人为本”的原则，定期或不定期组织合同管理人员接受专业化培训，以提高合同管理技能，强化责任感意识、法律风险防范意识，制定学习计划，培训城市轨道工程项目合同管理方面的相关法律及专业知识，提高合同管理专业化水平。
        4.6基于“互联网+”理念进行信息化合同管理
        为实现数据资料共享，应基于“互联网+”理念进行信息化合同管理。借助项目合同管理信息化系统，随时掌握合同评审、签订和履行情况，实现合同管理数据信息共享与可追溯，加快推进合同管理流程，及时解决合同履约问题，减少法律纠纷。
        4.7合同归档管理
        按照档案管理规定，重要文档需要保存15年以上，纸质文件经过长时间摆放后纸张容易受到毁损，如果保管不当，机密资料外失也会造成无法挽回的后果，因此合同及相关资料的存放和进档也是一个重要的工作。在实践中，一般按照招标全过程资料、资格预审文件（如有）、中标单位资格预审申请文件（如有）、招标文件、中标单位投标文件、合同文件等六部分分别成册装进档案盒按序编号，每个档案盒里的文件用打码机打上页码顺序编号，按照每个文件厚度的不同分别准备好若干个2厘米、4厘米、6厘米、8厘米和10厘米的档案盒，每个档案盒的封面做好文件目录、档案结尾放入备考表。另外，资格预审申请文件、投标文件、合同文件这样一正本三副本或者一正本十副本的文件只归档正本，其他副本由建设单位和招标代理保管并存放妥当。需要特别说明的是，以上的资格预审申请文件和投标文件只是中标单位的文件，按照档案管理规范，未中标单位的文件正本也应存档以备内部审计和外部审计。
        结语
        合同管理作为工程管理中的重要内容，其管理过程、结果对于工程结算、造价控制等都会产生一定的影响。因此，合同管理的实施具有必要性，有关的管理人员要在项目流程基础上，对工程合同加以详细管理，实现工程项目实施中工程进度、成本、质量等的统一，提升工程项目的总体效益，实现工程投资资金的合理利用，保证投资控制的整体效果，充分发挥合同对双方的约束与监督作用。
        参考文献:
        [1]赵露.城市轨道交通工程合同管理分析探讨.2019（05）.
        [2]谢前波.浅论地铁工程建设施工综合成本控制.2019（22）.