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提高工程档案规范化管理水准的措施探析左婷

发表时间：2021/8/10 来源：《建筑科技》2021年9月上作者：左婷

[导读] 对于任何建设工程来说，档案管理是一项十分重要的工作。通过对工程档案规范化管理不仅能够保证工程顺利建设，同时对于企业项目经济效益保障也大有帮助。

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摘要：对于任何建设工程来说，档案管理是一项十分重要的工作。通过对工程档案规范化管理不仅能够保证工程顺利建设，同时对于企业项目经济效益保障也大有帮助。为此，本文从工程档案规范化管理的重要价值入手，分析其意义，并结合工程规范化管理的经验总结其管理方法，以便于为建设单位规范工程档案管理提供有效参考。
关键词：工程；档案管理；规范化；水准提高；措施
        一、工程档案规范化管理的重要价值
        （一）有利于提高建设单位管理水平
        工程档案规范化管理建立的是一套标准的流程管理，不会因个人原因而改变。一个建设单位可以统一应用同一套档案规范化管理标准，而这套档案规范化管理标准又同样适用于一个或多个在建工程。每一个在建工程的档案管理人员须按照标准进行操作，包括收集整理材料、进行文件归档等。这可以在一定程度上减少管理成本，提高建设单位的管理水平。
        （二）有利于参建各方统一标准
        工程档案规范化管理可统一参建各方的档案管理标准，有效减免因施工人员个人理解问题角度不同而产生的歧义，能够提高在建工程质量，便于对其进行有效管理。
        （三）有利于与工程主体工程实现同步管理
        工程施工实体和工程档案是建设工程中不可或缺的一个部分。工程能否如期竣工在很大程度上取决于工程档案是否齐全。因而对其进行规范化管理有利于对建设档案和工程主体工程进行同步管理，确保工程全面竣工。
        二、建设工程档案的实际应用
        建设工程档案中所记录的文件资料的真实性、准确性与完整性都能对实际监督工作的判断造成影响。当然，开始进行竣工验收的前提便是参建单位（包括勘察、设计、施工、监理及第三方检测单位）能提供准确有效且完整的资料。建设工程档案是对工程项目建设全过程的真实反映与记录，能作为后期使用、考核、维护或改建、扩建的重要依据，同时也可作为优质工程评判的主要参考。档案已成为连接过往、当下与未来的信息纽带，对建设工程的创新、发展与传承有着重要的意义。
        （一）施工管理中的应用
        在建设工程中，工程档案是工程施工全过程的重要反映，在评定工程质量等级中是重要的依据，也是查验工程质量等级的重要凭证，还是改扩建工程中必不可少的资料。在工程建设过程中往往会发生一些不可避免的问题，一旦未知隐患累积到一定程度而引发工程事故，负责事故调查的人员都会依据工程档案资料分析事故产生的原因，进而形成合理的事故处理措施。由此可见，相关单位所记录文件的真实性、准确性与完整性都会对监督判断带来直接性的影响。
        （二）工程竣工后的应用
        当通过竣工验收后，建设单位依然要严格履行后期对工程的维修管理与改扩建等服务项目，其中，设计图纸或设计变更图纸、竣工图纸都将作为后期维护的有效依据。与此同时，工程项目档案不仅是评定优质工程的依据，也将成为审计稽查、责任追究及后期评价的依据。因此，建设工程档案的规范存档是工程项目得以享受后期管理服务的重要证据。
        三、建设工程档案管理工作现状
        工程施工周期长，在此期间实施的作业文件不断修订，专、兼职档案员无法在最适当的时机深入施工现场进行准确及时地指导，因此容易造成施工资料与现场施工不同步。比如一些项目不能在工程结束后及时整理与收集优选资料，而是通过“回忆录”的形式进行收集整理，进而使得施工资料与现场施工进度脱节。此外，工程资料要求全部进行网上录入，实行电子提交程序，全部档案都要重新录入移交。因此，在项目管理中，要深入现场加强沟通，并不断提高档案管理水平。

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        四、提高工程档案规范化管理水准的措施
        （一）建设工程档案管理规范化措施。
        第一，建设工程档案管理工作的执行依据。我国针对建设工程档案的前期收集、形成、累积、整理归档等方面制定了严格的法律、法规与具体要求。如《中华人民共和国档案法》《工程类档案管理办法》等法律规范都能让具体的档案管理工作有据可依、有章可循。第二，建设工程档案管理工作中的指导、协调、监督与检查。建设单位应有各自独立的档案管理部门，以便对各项建设工程项目的资料归档工作进行专业化指导，并给予相应协调，完成监督与后期的维护检查。建设工程档案管理部门内的兼职档案员需多多参与工程项目例会，以协调解决各类档案归整问题，同时对档案状态进行有效监督，组织部分人员分阶段对施工单位进行深入检查指导。此外，还要利用网上教学、举办实体培训班或档案管理人员亲自到各个单位进行现场讲解等办法，对知识技术、规范制度与法律法规等档案业务内容进行推广与传播，这有利于提高档案管理工作的质量。
        （二）建筑工程档案管理体制和工作程序
        第一，档案管理体系。应对现有的档案管理网络进行充分地利用，实行统一集中领导和扁平化、网络化分级管理的方法。近年来，部分单位陆续调整了档案管理组织机构，将档案管理网络分层划分，下设档案管理组、档案督导组、档案检查组等小组，并分别明确了每个小组的相关职责。第二，监理单位档案管理体系。总监理工程师主要负责整体监控，另外配有土建、设备与工艺安装、电气仪表等多类别专业工程监理，采用平行检验、巡视或旁站等方式来完成监督工作，并逐渐形成系统化监理资料。第三，施工单位的档案管理体系。为保证档案资料的准确性与完整性，施工单位设置了“五部一室”，包括项目经理部及其下设的技术质量部、工程部、计划部、物资部、财务部、档案室，全程收集和整理施工过程中形成的档案资料，并通过“五部一室”对工程项目资料进行全方位的质量控制，确保所收集的档案资料准确、齐全。
        （三）对建设工程项目合同与最终结算的控制
        相关单位在签订施工协议或其他有效合同时，必须对工程文档资料的收集与整理、移交与变更提出明确、具体的要求。在给建设工程办理最终结算时，应在档案管理部门确认签字后方能办理后期付款。（四）确保规范措施的实施和贯彻落实。建设单位应创建由单位内部档案管理部门、其他职能部门、参建单位所组成的资料考核小组，定时、定期对归档文件收集、形成等环节中存在的归档责任制执行与落实情况及工程质量管控进行严格地考核与检查，并最终根据核查结果，依据原有的“责任制”要求，给予相关人员一定的奖惩。
        （四）其他方面措施
        相关部门需尽力完善建设工程档案的管理体系，实现工程项目与档案管理工作协调发展的终极目标。另外，对档案的验收应采取逐级检查验收的方式，竣工文件的归档要通过四级验收，施工单位要对竣工文档进行整理、组卷，并自行检测，再交由监理方进一步检查，若发现问题将返还退至施工方，进行信息整改，直到档案合格方能交给建设单位进行验收，在验收合格后才能够移交档案室存档。后期档案室会对文档进行抽查，确认合格后才会编号入库。在层层验收环节下，保证建设工程档案的准确和齐全、案卷质量合乎要求。
        五、结束语
        综上所述，相关单位要从思想上认识到工程档案规范化管理的重要性，严格按照相关规定执行，规范化管理工程档案，努力提升档案管理质量，使其有据可循、有档可依、有证可查。
参考文献
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