高 寒
青岛地铁集团有限公司,山东 省青岛 266000
摘要：从事档案管理工作以来，学习了很多专业知识，增长了业务经验，也在档案工作的各个环节中发现了一些问题。结合前期在资产移交、绩效考核方面的相关工作经验，对当前问题开展了一系列调查研究，并进行了深入思考，形成本报告。
关键词:城市轨道交通 竣工档案 归档思考
一、轨道交通工程档案管理工作特点
企业档案是企业在科研、规划、建设、经营、管理等各项活动中形成的有保存价值的各种形式的历史记录，具有原始记录和真实可靠的特性。区别于日常接触更多的文书档案、会计档案、实物档案和音像档案等，轨道交通工程档案包括基建类、设备类和音像类等。随着轨道交通建设事业稳步开展，过程中形成的大量工程档案，涵盖工程项目的决策阶段和实施阶段，包括项目立项、科研、设计、施工、竣工、验收各阶段的文字、图纸、声像、实物等各种形式的材料，对轨道交通工程今后的各项经营管理工作和持续快速发展将发挥重要的基础支撑作用。
《国家重大建设项目档案验收办法》中规定：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。工程档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了工程档案的重要性。
立足“科学化、规范化、系统化”目标，轨道交通工程类档案管理工作始终坚持集中统一管理、分级负责。以保证工程档案的齐全、完整、准确为准则，持续总结已开通线路工程档案归档经验，不断优化管理模式，编制并发布《档案工作管理规定》、《设备档案管理办法》、《城市轨道交通工程档案管理规定》等多项管理制度。
二、轨道交通工程档案存在问题解析
（一）存在问题
轨道交通档案工作始于轨道交通工程筹备期，经过几年积累，已有大量档案收集在册。档案管理工作存在的主要问题是归档材料质量不高、归档时间不能保证，其中尤为突出的是归档工作进度滞后问题。具体表现一是档案收集、整理与立卷归档工作的进度与工程实体进度不同步，有较大时间差；二是音像类档案如照片、视频等没有及时留存，后期无法补救；三是为了赶最后试运营评审时间节点，大量档案短时间内集中交付，人员、时间都不足以应对。这些问题还曾导致线路开通后还有部分档案没有收齐、个别档案材料后补等现象发生。
（二）产生原因
1.思想意识上不够重视。自首条线路开通以来，档案管理部门针对工程档案管理过程中存在的问题，坚持进行连续几年的培训、宣贯、考核，目前各项工作已有很大改观。但部分参建单位仍然存在“重质量安全、轻档案资料”的行为，对档案工作没有足够重视，在档案管理场所和设备、配备专业档案管理人员、建立健全档案管理规章制度、完善档案工作管理流程等方面都有待进一步完善。
2.规章制度落实不到位。部分单位参照轨道交通工作标准制定了相应的工作规范，但在实际工作过程中没有严格落实，导致档案收集整体质量不高。没有按照要求落实归档时限、整理标准，多次发生重复整理、字迹不清、签字盖章不全等现象，特别是声像档案拍摄未按要求保留同期资料导致过后无法补救等问题。
3.人员配备上不够专业。轨道交通工程项目建设周期较长，项目管理人员变化复杂，档案资料管理人员变动相对频繁，专业素质参差不齐。
人员不固定和专业水平不高一方面导致档案日常工作标准不能完全落实，工作交接易出现错漏，另一方面档案资料的收集、整理、组卷、保管等各方面工作质量不能保证，尤其是对声像资料和材料检验批等时效性很强的档案，未做到专人、专业设备收集整理归档。
（三）国内轨道交通行业同行做法
为解决上述问题，经过广泛调研和资料查阅，对比国内同行做法，认真梳理比对，整理出一些做法，为当下轨道交通工程档案工作作为参考。
西安轨道交通对档案工作提供资金支持，档案室全程跟踪、同步验收。重庆轨道交通采用资料员上岗证制度，并实行严格考核。广州轨道交通进行全程监控、提前介入、深入一线指导，工程竣工验收与档案同步验收，电子信息数据与纸质档案同步归档。杭州轨道交通在试运营之前进行预验收，各参建单位进行预立卷，档案主管部门进行验前检查。武汉轨道交通对档案管理工作进行全面日常检查，将检查与考核挂钩。市城建档案馆提前介入，定期到施工现场进行指导。
三、解决方案
根据对现有管理问题的梳理和产生原因的分析，在调研学习基础上，结合国内同行应对同类问题的做法，分析得出以下解决方案。
（一）思想上认识到位。2021年国家颁布了新修订的档案法，这是贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示和党中央决策部署的集中体现。轨道交通各参建单位应提高站位，充分认识档案工作对轨道交通长远发展重要意义，将档案工作纳入领导工作议事日程，纳入轨道交通各项管理制度及工作流程，纳入各单位专项工作职责和有关人员岗位职责,列入单位工作计划和考核内容。各参建单位要真正重视起档案工作，而不是仅仅重视档案验收工作。
（二）管控上要求到位。一是调整档案管理模式，在轨道交通各条线路开工时即成立档案专班，由土建、设备、安质等专业人员及监理、设计、第三方等单位共同组成，对工程档案负审核责任，参与子单位工程档案验收，出具审核意见。档案专班要按照月调度、季总结、年考核的模式定期开展调度工作，根据需要采取座谈、现场观摩等多种形式解决问题。二是加强档案工作考核力度，严格落实档案工作责任追究制度，档案管理人员持证上岗，尽职照单免责，失职照单追责。加强日常督查考核力度，督促档案工作落实到日常管理工作中。
（三）流程上约束到位。将档案工作进度、质量与轨道交通参建单位的工程款支付挂钩，提高对参建单位的约束力，提高参建单位档案工作的执行力。
1.根据工程进度，工程款支付的时间节点实行流程再造，创新管控模式，实行档案进度与工程进度全面结合，实现工程档案管理全范围覆盖，全过程控制。确保以资金拨付为抓手，从申请发起、会签到支付的第一个节点开始，档案工作全程与实体工程同步进行，贯穿资金拨付审批流全过程。
2.发挥信息化优势，将工程款支付与档案挂钩流程设计到相关信息系统中，提升档案管理质量和时效性，以信息化手段确保档案工作“按时保质”即时归档和有效监管。修订后的档案法新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章，将档案工作与信息化建设紧密结合，推动实现以信息化为核心的档案管理现代化。
四结语、轨道交通建设事业中的每个人都是工程档案的形成者、工程档案保护的参与者，也是工程档案的利用者。解决工程档案按时保质问题，将更好地为轨道交通建设事业保驾护航，确保各类问题能够追根溯源，也为轨道交通领导决策提供有力支持，为以后轨道交通发展运营管理各方面有效发挥存史、留凭、资政、育人等功能。
参考文献：
[1]王志鹏.城市轨道交通特征论述.文化科学,2019-01.
[2]张春颖.城市轨道交通建设工程竣工档案归档思考.市政工程,2020-04.
[3]王海. 城市轨道交通类 校内实训室建设思考.教育学,2020-06.