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新时期如何提升人事档案管理和服务水平

发表时间：2021/7/2 来源：《中国科技信息》2021年8月作者：刘长刚

[导读] 现阶段，在单位人力资源管理中，人事档案管理工作的重要性日益凸显。

枣庄市退役军人服务中心山东枣庄刘长刚 277800

摘要：现阶段，在单位人力资源管理中，人事档案管理工作的重要性日益凸显。随着智能科技以及单位的发展，传统人事档案管理模式的不足也逐渐暴露出来，也就是说现代单位也要改变人事档案管理模式，加强模式创新才能更你好地为单位的发展服务。本文对传统单位人事档案管理中存在的问题进行分析，并结合实践提出了几点对策，希望能够有助于人事档案管理模式的创新，提高单位人事档案管理水平，为单位发展提供更强助力。
关键词：新时期；提升人事档案管理；服务水平
        引言：随着现代网络信息技术的快速发展，档案管理方式也随之产生了一定的变化，而在当前应用技术背景下如何提高档案管理的规范化、流程化和信息化水平，能够为人民提供更好的服务。本文对档案管理的工作现状进行了系统的分析，分析其中存在的问题，根据问题进行探究，以此寻找到有效的解决策略，从而推动档案信息化管理方式的进一步发展。
        1传统单位人事档案管理中存在的问题
        1.1 档案管理观念相对落后
        现在很多单位的人事档案管理人员并没有认识到单位人事档案的真正作用和意义，同时也没有意识到人事档案管理工作会对单位的发展具有重要影响，所以，在实际档案管理工作中只是简单地对档案进行归档保管，甚至部分单位根本就没有设置专门的人事档案管理岗位。有些档案管理人员在实际工作中责任感较差，对档案管理也不甚重视，经常出现工作纰漏，甚至在信息录入过程中将员工的重要信心遗漏，从而产生较多的信息错误，严重降低了人事档案管理的效率和质量。显然，这种管理模式显然没有发挥档案管理的真正作用，人事档案管理管理落后对单位的发展极为不利。
        1.2 单位人事档案管理制度不完善
        一直以来，很多单位在人事档案管理方面的工作都不够细致和严谨，同时也缺乏相应的制度予以约束和管理，从而导致单位人事档案管理过程中，工作人员比较容易出现攻错纰漏，严重影响档案管理效率和质量。其一，没有明确的分工，实际工作中并没有将责任予以落实，职责不清晰。一旦工作中出现问题，就会出现推诿扯皮的现象，难以找到问题根源，从而加大了人事档案管理工作的难度;其二，考核制度有待完善。在档案管理工作中，由于该项工作的考核指标不明确，导致相关人员的责任意识淡薄，工作态度散漫。同时相关的管理工作也只是流于形式，难以落实档案管理工作，从而严重制约了人事档案管理工作真正作用的发挥。
        1.3 人事档案管理工作手段创新不足
        虽然现在部分单位已经认识到了认识档案管理的重要性，同时也加大了管理系统的信息化建设，建立了档案信息数据库，提供了检索便利。但是，其仍然缺乏专业管理人员对数字信息进行处理，导致档案的信息量不足，实用性能不佳，档案管理工作不能与单位的人力资源管理同步。另外，还有一部分单位的人事档案管理仅仅是为了满足单位的需求，主要通过手工操作来完成档案信息的收集、分类和整理，管理方法落后，效率较低，不利于单位人事档案管理水平的提升。
        2人事档案管理的现状
        大部分单位、单位都不重视人事档案管理工作，认为人事档案只涉及到个人，对组织、单位发展影响不大，还有许多的单位不建人事档案，存在着有没有档案无所谓的，用人不审查过往，加之当下社会分工愈发细，行业众多，自主创业、自由职业者等都不保存利用档案等，造成许多个人也认为要不要档案无所谓，众多的原因，造成个人、单位、社会对人事档案不够重视。

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一是人事工作管理部门在办理业务过程中，填写、审批、盖章不规范、不完整、不严谨，造成档案材料不规范，出现逻辑错误，从源头上已经降低了人事档案的质量，也使得档案材料丧失依据性，即使材料能完整归档，但存档的档案材料无任何价值可言;二是个人填写资料，由于没有存档意识，对于组织安排要填写的表格大多数只是当任务敷衍完成，对“三龄两历一身份”信息记不太清楚，也不仔细核查，随意填写，造成不同表单中相关栏目填写不一致，家庭成员信息不齐全，这些都给人事工作带来诸多不便。近几年随着中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》《干部人事档案工作条例》等文件的要求，人事档案规范化、标准化程度进一步提升，但由于传统人事档案通过手工完成档案材料的分类，存在个人对档案材料理解上的偏差，容易造成档案分类不规范、不标准。大多数人事档案都是由本单位人事组织部门自行保管，相比较综合档案，没有列支专门的人事档案经费，办公设备陈旧落后，档案库房也不达标，六防措施难以保证，人事档案管理手段落后，影响了信息化水平的发展。
        3信息化背景下人事档案管理的应对策略
        3.1高度重视信息化背景下的人事档案管理
        相关部门，尤其还是部门领导，要充分认识到人事档案管理的重要性，尤其是对信息化背景下的人事档案管理工作进行相应的管理。建立相关的规章制度和法律法规，督促人事档案管理工作人员的工作，细化工作要求，根据实际施行相应的奖惩制度，保障人事档案管理工作有法可依，从而进行规范性管理。尤其是在考核工作人员工作效果的时候，基本上都是建立在业绩考核的基础上进行。所以，单位需要根据实际情况制定有效的政策，明确考核标准，确保绩效考核的公平公正，提高工作效率。同时，对于信息化的建设和运行，相关部门的领导要经常进行督促，尽量让传统管理方式与信息化管理向结合，发挥二者的合力，从而积极推动人事档案管理工作的高效运行。
        3.2加大经费投入建设完备的信息化管理平台
        由于信息技术的快速发展，在人事档案管理中必须逐步加入现代信息技术，才能充分提升人事档案管理的效果。部门需要全面分析人事档案信息化管理现状，加大经费投入，以此有效完善人事档案管理信息化的快速发展。在建设信息化人事档案管理的过程中，需要充分了解实际资金需求，科学合理投入，让人事档案管理的硬件和软件建设都能达到最大化的融合性。传统的咨询服务面对的信息来源是比较单一的，而在网络环境下进行的情报信息服务来源较为广泛，需求更为复杂的信息载体，需要较好含量的信息获取及时，同时要求情报信息服务人员更为专业。由于数据库信息资源的检索，以及借助网络进行信息资源的收索，让传统的信息服务工作模式产生了较大的改变。
        3.3培养高素质的人事档案信息化管理人才
        人事档案信息化管理工作虽说借助于现代信息技术，但是依然需要高素质的专业人才进行相应的操作。因此，就要针对工作实际，培养相应的管理人才，这样才能有效提升工作效率。一方面，可以从高校档案专业中招收专业对口的人才加入到人事档案信息化管理中，这些年轻人才对计算机有着天生的敏锐性，能够熟练掌握信息技术，对人事档案信息化建设有着很好的推动作用。另一方面，信息技术是长期更新的，可以针对性开展相应的培训，让有着丰富经验的档案管理人员进行技术性创新性学习，因为这部分管理人员对于传统的管理模式较为熟悉，能够弥补现代信息技术背景下人事档案的不足之处。同时，通过相应的培训，不仅让管理人员的业务水平能力有所提升，同时让他们的思想道德素质有所提高，从而能够积极推动人事档案工作的进一步发展。
        结语
        综上所述，人力资源管理中最为重要的环境就是人事档案管理，想要促进人事档案管理工作的发展，那么信息化建设就是必须要完成的首要任务，使得单位人事管理工作更加规范以及科学。因此，要认识到人事档案管理信息化建设的必要性，从而提升信息化管理的水平，促进人事档案管理工作在单位发展过程中发挥应有的作用。
参考文献
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