梁琳
广东酒店管理职业技术学院，广东东莞523960
摘 要：高等学历教育继续教育是我国现今的教育体系中占据重要位置的一部分，其各种档案也是纷繁复杂，如何对档案进行合理高效的管理就成了一个重大问题。随着信息化时代的到来，网络信息技术在各个领域都得到了广泛的应用。因此，对高等学历教育继续教育的档案进行信息化管理受到了高校和社会的普遍重视。本文就高等学历教育继续教育档案管理信息化建设进行探讨分析。
关键词：高等学历教育；继续教育；档案管理；信息化
档案管理一直以来在各个行业或者是领域中都是至关重要的，做好档案管理工作对于提高工作效率有着关键性作用。档案管理信息化建设主要是运用网络信息技术对档案进行数据化管理，对于教育信息化的发展有着推动作用。下面本文将从高等学历教育继续教育档案管理信息化建设的发展现状、重要性以及路径三个方面来对其进行探讨。
一、高等学历教育继续教育档案管理信息化建设的发展现状
（一）高等学历教育继续教育档案管理信息化建设取得了较大成果
据调查发现，受科学信息技术应用水平、社会经济发展水平等因素的推动和影响，高等学历教育继续教育档案的管理工作在近些年取得了卓越的成效。档案管理的方式更加先进，工作效率也大大提高。大多数从事高等学历教育继续教育档案管理的工作人员随着时代的发展提高自身的工作能力、创新管理观念，让档案管理的效率更高、质量更优。不可否认的是，我国在高等学历教育继续教育档案管理的信息化建设方面仍存在不少问题。
（二）对高等学历教育继续教育档案管理的信息化建设认识不足
通过采访研究发现，大多数工作人员虽然对档案管理的信息化建设有了一定的了解，但很明显其认识仍不到位。这首先表现在由于传统档案管理模式的影响以及工作人员自身的思想观念的狭隘性，人们对于档案管理工作的信息化建设不够重视。这不仅影响了高校档案管理的效率和质量，也阻碍了档案管理的信息化进程。其次，人们对于高等学历教育继续教育档案管理的信息化建设缺乏创新观念。人们总是拘泥于现状，很难在此基础上迈出新的一步。而信息技术的发展又是日新月异的，若想走在领域发展的最前沿，就必须拥有紧随时代的创新观念。另一方面，运用信息技术管理档案也存在其弊端，如存在信息被盗的安全隐患等等。
（三）缺乏推动高校档案管理的信息化的实践经验
我国高等学历教育继续教育档案管理的信息化建设发展时间较短，因此没有太多的经验可以借鉴利用。并且由于我国缺乏此方面的专业人才，且关注点多集中在理论上，因此高校的档案管理的信息化建设实践能力较低下。
（四）高校学历教育继续教育的档案利用率不高
随着高校学历教育继续教育的不断发展，高校所需要管理的档案越来越多，管理的难度也大大增加。高校之所以进行档案管理，主要是为了方便查找和利用档案中的有效信息，然而现在大部分高校的现状是只进行收集管理而很少进行运用，档案的有效利用率很低，这不仅是资源的浪费，也不利于推进信息技术在高校档案管理上的深度运用。
二、高等学历教育继续教育档案管理信息化建设的重要性
（一）提供大量的信息资源，提高工作效率
按照传统的档案管理方式，档案不利于永久保存且对存储的环境要求较高。电子档案管理的出现方便了管理人员的工作，人们只需将信息输入计算机等电子设备即可完成保存。而计算机等工具存储容量非常大，因此人们可以利用其储存大量的信息资源，并进行分门别类地整理。最重要的一点是当人们需要提取信息时，不用像以前一样去翻阅大量的纸质资料，只要在计算机上输入关键词进行检索即可得到相关材料。这大大提高了高校的工作效率和工作质量，可以促进教育资源的高效利用。
（二）推动高等学历教育继续教育事业的发展
根据当代中国的国情来看，高等学历教育继续教育的人数将会不断扩大，高校所需要管理的的档案也会越来越多、越来越复杂。这时信息化的管理技术的运用可以让以前的教育经验得到充分的挖掘和利用，还能将有效信息进行系统化的整理。高校之间还可以进行经验交流，查漏补缺，携手推动高等学历教育继续教育事业的发展。
（三）提高信息技术的利用水平，推动科技社会进步
加强高等学历教育继续教育档案管理的信息化建设，可以让信息技术的深度运用不再是空谈，让信息时代真真切切地造福高校档案管理的工作。高等学历教育继续教育档案管理的信息化是推动教育现代化的重要举措，也是社会科技进步的重要标志。
三、推动高等学历教育继续教育档案管理信息化建设的路径
（一）完善高等学历教育继续教育档案管理的制度
俗话说得好，“没有规矩，不成方圆”。诚哉斯言，要想推动高等学历教育继续教育档案管理的信息化建设，首先要完善高等学历教育继续教育档案管理的制度。高校要建立确定合理的档案管理制度，如档案输入、档案存储以及档案提取制度等等，避免模棱两可的情况发生。学校要对相关工作人员进行培训，严格遵守档案管理制度，这是首要的基本保证。学校的相关档案管理人员对于信息的输入、储存以及提取都要严谨细致，不违背规章制度，推动高等学历教育继续教育档案管理更加规范化、制度化发展。
在这个信息大爆炸的时代，难以避免个人信息泄露的问题。因此在档案管理上就要格外注意保证档案信息安全。档案管理人员要有责任心和使命感，绝不违规透露相关的档案信息资源。同时高校也要加强技术防控，筑造一道坚韧的防火墙，尽量避免信息资源被盗取的情况发生。
（二）加大对高等学历教育继续教育档案管理信息化建设的投入
对高等学历教育继续教育档案管理进行信息化建设的成本是比较高昂的，而恰恰在资本投入这方面，学校和政府都做得不够好。由于对档案管理的信息化建设不够重视，相应的资金投入较少，影响信息化的程度。因此，不管是政府还是学校方面，都应该给予档案管理信息化建设足够的重视，并加大投入。
首先是加大相应的基础设施建设上的投入，如高级的计算机设备、校园网的建设以及其他电子设备。只有具备了完善的硬件设施，才有了信息化建设的基础。其次，是加大对专业人才的培养力度。不管在哪个领域，人才都是推动行业发展的最大力量，人才的重要性可见一斑。政府和学校可以共同举办培训人才的活动，提高其专业知识技能的水平。除了专业技能的培训之外，还应致力于提高职业素质，创新观念，推动“大脑”的更新换代，培养为时代服务的现代化人才，打好信息化建设的软件基石。
（三）完善纸质与电子的二元档案管理模式
虽然运用电子设备和信息技术来进行档案管理是时代发展的潮流和趋势，但它存在的安全隐患和缺点也不容忽视。这时候就需要传统的纸质档案管理与其结合，互相取长补短。
电子档案的共享性更好，可以随时随地调取信息，受环境条件的限制较小，但相对于纸质档案，电子档案的稳定性和安全性比较差，容易受到电脑病毒的恶意攻击等等。并且纸质档案比较正式，法律效力更高。不过，纸质档案所需要的存储空间较大，要做好纸质档案的管理工作，需要大量的人力来对档案进行分门别类地整理，使其有序化。传统的档案管理模式和信息化的档案管理模式都各有利有弊，我们需要将两种模式有机结合，提高档案管理水平，推动高等学历教育继续教育档案管理的信息化建设向着更加安全、稳固的目标发展。
四、总结
总而言之，高等学历教育继续教育档案管理的信息化建设虽然取得了较大的成就，但是仍然存在不少问题，如缺乏专业人才、管理理念落后以及成本投入不足等等，因此任重而道远。我们需要社会、高校以及工作人员等多方面形成强大的合力，从理论和实践上共同推动高等学历教育继续教育档案管理的信息化建设，推动高校教育事业的进一步发展。
参考文献
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[3]杜慧玲,论高校成人继续教育档案管理工作信息化建设,［J］,陕西档案,2014,28-29.