中国农业科学院哈尔滨兽医研究所 黑龙江哈尔滨 150036
摘要：建筑工程档案收集包括建筑项目立项、决策、设计、施工、竣工验收各环节的档案资料，涉及内容包括地上建筑、地下管线、景观绿化等内容，如何有效收集和整理项目档案是档案工作者亟待解决的难点问题。基于此，笔者深入分析建筑工程档案收集和整理的难点问题，并提出了建议措施，以期改善档案收集不完整、不规范等问题，为建筑竣工验收和投入使用奠定坚实的基础。
关键词：建筑工程；项目档案；收集难点；问题；对策
1建筑工程档案的特点
第一，内容广泛，数量多，数据全面。建筑工程包括多门学科和专业，在进行工程建设时会得到诸多资料信息，包括建设过程中的各类文件、评定材料、施工的照片和图纸以及监理单位的来往文件、报告等。这些资料信息反映了工程建设过程中的实际情况，对建筑工程建设有着重要作用。第二，形成时间较长。一个建筑工程项目的建设需要经过勘测、规划和设计等多个阶段，但是在项目实施的过程中会遇到多种问题，很容易出现跨年度的情况。另外，建筑工程还要进行验收和运行等阶段，这也会使建筑工程的档案周期延长。第三，具有较高的价值。建筑工程档案的收集要和工程建设同步进行，从项目开始就要进行档案的收集整理。进入施工阶段后要将评定材料、施工图纸、检查表、各类文件报告等收集整理进行存档。随着施工的不断进行档案材料也会逐渐增加，这些信息都需要及时进行收集，如果资料丢失则不能弥补，所以档案中的资料具有重要价值。第四，复杂性和可变性。建筑工程的特性之一就是复杂，由于工程建设的复杂导致档案的组成也很复杂。而且建筑工程在建设过程中会涉及到很多方面，如投资情况、规划方向、征地拆迁等，有时很多项目已经开工但是由于种种原因可能会发生改变，因此水利档案具有可变性。
2建筑工程项目档案管理收集难点问题
2.1项目部人员调动频繁，资料管理缺乏连续性
在项目部，资料员可能是事务最繁琐、人员调动最频繁一个岗位，一个资料员可能要兼职安全员、质量员等多种工作，造成项目部资料员工作岗位不稳定，没有专职档案资料员，在移交过程中可能就会造成资料的遗失损坏。还有些项目部，在工程竣工后，临时指派人员来进行归档收集整理，由于不是全程跟进项目施工进程，造成了一些原始材料不齐全，资料管理缺乏连续性。其他还有因为搬场遗失、工地意外事故造成资料毁坏、人为原因损坏资料的现象也时有发生，这也都是因为没有专职资料员的情况下，疏于对工程资料管理的原因。
2.2档案材料收集不准确，不完整
在建筑工程施工过程中，资料不全包括：竣工图未完全反映现场施工情况，厂家资料不完整，施工文件不齐全、施工过程中出现大量设计修改单，变更单收集不齐，部分设计图多次修改而未及时存档。一个工程项目从提出立项、施工到竣工，建设周期长、涉及面广、种类繁多、周期长短不一，给收集完整准确带来困难。有些工程先施工后立项，经过多次催要也不能保证齐全，造成文件材料没有连续性、少归、漏归等现象。
3建筑工程项目档案管理收集难点问题的解决对策
3.1提高档案意识
档案是对工程项目全过程的记录和反映，无论是对每一个工程项目本身而言，还是对整个城市的规划建设发展而言，都有着不可忽视的信息价值作用。工程项目的档案主管部门或相关业务部门，在其工作中都必须提高自身的档案意识，形成工作理念，强化工作作风改进，培养档案工作重心，在市政工程项目建设中，积极发挥出档案指导作用，贯彻“三严三实”的理念，不断提高档案服务意识。（1）将工作重心前移，加强对建设工程项目实施进度情况的把控，以便督促实施过程中的档案资料及时同步收集归档。
（2）对于工程项目档案收集与移交过程中存在的各种问题，要当即处理，当即解决，当即整改，并在档案建设的日常中开展相关的培训，提高档案建设的专业化水平。（3）针对项目档案管理中存在的困难，要签订必要的责任承诺，将档案意识贯彻到每个单位各部门中，确保档案收集及时有效。
3.2将档案收集工作纳入项目管理文件，明确收集范围与职责
在工程档案收集管理过程中，管理方法力求多样性，因此，合理的经济与管理手段不可或缺。工程项目合同签订阶段，就需要对档案收集、形成以及移交时间等内容进行规定，将其作为合同条款的一部分，同时对违规做法也要给予重视。例如，为了将工程项目档案管理工作落到实处，可以结合投资规模，规定合适比例的档案保证金，以便增强档案收集与整理的实效性，保证档案收集范围与编制责任的明确性。结合不同部门的差异性以及工程性质，对档案收集职责进行梳理，使得不同领域的档案资料能够及时全面地向档案部门移交。需要注意的是，在施工结算阶段，档案管理人员的签字确认是必不可少的环节，只有档案工作圆满结束，才能提请财务结算。只有工程资料与文件的完整性得到维护，才能有效避免流失，保证归档的及时性。
3.3控制工程档案移交节点
工程档案不能搞“抢救式”补差，要从源头上做好计划。首先，新项目在刚进场后，公司各部门对新项目做好管理交底，工程管理部以交底的方式，对新项目完工后的工程档案移交做好各项规定以及移交档案目录清单。其次，新项目开工后六个月内，由经营开发部门（投资项目由投融资部门）移交项目前期资质类资料包括：招投标文件、中标通知书、合同等资质类档案。第三，施工过程中，主要由工程管理部对档案形成过程进行质量上的把控及监督，检查。每季度由工程部门给档案室提供已完工项目档案收集台账，并进行跟踪，把可以移交的项目提前上报；可与现场人员进行线上指导，手把手的教会项目档案人员，如何组卷、编目、编号各项工序，确保项目档案的收集齐全。最后，工程档案在移交业主或者城建档案馆的同时，也一并给公司档案室移交一份，并签订《工程档案移交情况说明》，将未移交项目做好标注，以便未移交档案后期追踪。
3.4提高工程基建部门档案人员自身业务素质，保证收集到的档案真实、完整
提高工程基建部门档案人员自身业务素质，是做好档案收集工作的前提。长期以来，档案工作拘泥于“坐等收集、你来我借”的局面，未能拓宽档案工作的思路，致使许多文件轻易“漏网”。加之档案人员没有发挥上门监督、检查、收集、服务的主动性和积极性，缺乏刺激人们利用档案的热情，从而影响档案的收集工作。为胜任档案管理工作，档案人员要自觉学习、理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，另一方面在做好档案室内部工程的同时，早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，定期与工程项目负责部门联系，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动，并按规定参加设备开箱，及时收集设备随机资料，以防设备资料遗失。按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出整改要求，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。
4结束语
当前，建筑工程项目规模、数量不断增加，而受施工单位档案管理意识、管理能力的影响，档案收集难度大，给基建部门造成一定的困扰。针对该问题，基建部门应发挥主导作用，建立健全档案管理制度，细化档案收集范围和细则，明确档案收集责任和考核措施，督促施工单位履行档案管理责任，保障建筑工程项目档案收集的完整性和有效性。
参考文献
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