上海核工程研究设计院 上海市 200233
摘要：在信息技术快速发展过程中，将信息技术融入到档案管理工作中，加强档案管理信息化建设，不仅满足数字化时代发展要求，还能提高档案管理水平。建设信号档案管理，在使档案管理体现出数字化特点的同时，还应体现出标准化以及网络化特点，基于上述三种特点，推动档案管理可持续发展。
关键词：数字化时代；档案管理；信息化；建设策略
引言：
进入到数字化时代，信息存储工作尤为重要，信息来自人类在社会的各项活动，加大信息管理有助于使社会和经济稳定发展。档案管理信息化建设，正是满足信息存储的要求，一方面档案管理迎合数字化发展趋势，另一方面人们广泛使用信息技术，档案管理运用信息技术为人们提供便利的服务。但是应注意的是，档案管理信息化建设仍面临许多问题，需要档案机构积极转变传统的思想以及工作方式，加大信息技术的投入力度，建设更高水平的档案管理体系。
1.档案管理信息化建设的必要性
档案管理信息化建设的必要性体现在以下几个方面：第一，为电子文件存储与管理奠定基础。在数字化背景下，人们生活和工作中会使用信息技术，信息技术运用期间会产生较多的电子文件，利用信息技术加强电子文件的存储与管理，才能提高人们的工作效率。此外运用信息技术做好重要电子文件的保护工作，通过设定访问权限，使电子文件始终处于保护状态；第二，我国已经加大投入力度用于知识产权管理，通过建设信息化档案管理体系，将知识产权管理纳入档案管理工作中，可以有效保护我国知识产权；第三，有效转变档案管理人员的思想观念。与传统的档案管理工作相比，档案管理信息化建设，需要工作人员具备信息技术应用能力，在工作中加强信息管理，有效推动档案管理工作健康稳定的发展。
2.档案管理信息化面临的问题
2.1 档案信息管理人员水平有待提高
现阶段我国档案机构在日常管理期间，由于工作人员信息技术应用水平较低，导致档案管理信息化建设速度较慢。档案机构应不断提高信息管理水平，需要加强专业人员的培养，要求工作人员必须掌握信息技术，以便提高档案管理信息化建设质量。但是档案机构缺乏专业的技术人员，档案管理工作中的信息采集工作、存储工作以及系统维护工作等无法正常的进行。
2.2 基础设施落后
我国信息技术发展速度不断加快，在各个领域信息技术应用范围不断扩大，尤其是在档案管理领域，档案机构增加资金用于建设更加完善的信息化管理体系。档案管理工作量较大，档案机构应增加基础设施的投入，如服务器以及处理器等，但是配置上述基础设施，会使档案机构的运行成本不断提升，并且需要投入较多的资金用于维护基础设施。档案机构为降低工作成本，未能增加基础设施的投入，导致基础设施较为落后。
2.3 纸质档案与电子档案并存
信息技术应用在档案管理工作中，使电子文件数量不断增加，但是传统的纸质档案工作模式仍在运用，电子档案模式与纸质档案模式相互融合，采用双重管理方法，极大的影响档案管理信息化发展。此外档案机构比较重视纸质档案模式，电子档案工作中产生的信息未能及时存储，许多电子档案信息出现丢失的情况，从而影响档案机构正常的工作。
3.档案管理信息化建设的有效策略
3.1 创新思想观念
档案机构应加大信息技术的投入力度，通过档案管理信息化建设逐步替代纸质管理模式。在转变工作模式中，档案机构应体现出创新思想观念，一方面对纸质管理模式进行不断的改革，运用信息技术实现数字化管理，另一方面档案机构应积极吸取先进的经验，为机构日常档案管理信息化建设提供参考依据。此外档案机构应勇于转变传统思想，认识到档案管理信息化建设的重要性，运用信息技术建立数字化档案管理体系，有效提升档案管理工作质量和效率。
档案机构在信息化建设过程中，应增加资金的投入，专门成立电子政务建设部门，使档案机构获得充足的资金用于信息化建设。档案机构应积极与信息技术企业建立合作关系，实现双方资源共享，使档案机构获得更多的技术支持和资金支持，全面提升档案机构信息化管理能力。
3.2 加强对档案管理人员的培训力度
档案机构日常运行过程中，需要较多的工作人员，运用信息技术进行信息管理工作，工作内容包括信息采集、信息收集、信息分类以及信息存储等。每个工作中的各个环节均会使用信息技术，提升工作人员的信息技术应用水平，强化工作人员的信息素养，有助于加快档案管理信息化建设。档案机构应加强对档案管理人员的培训力度，在培训中结合实际工作，锻炼工作人员的档案管理业务能力，并且在培训中向工作人员讲解基础设施的运行维护知识，使工作人员成为复合型人才，推动档案管理信息化发展。
3.3 切实保障档案安全
在档案管理信息化建设过程中，由于使用大量的电子设备，并且档案信息的交流与存储均使用信息技术，加强信息网络安全管理尤为重要。档案机构应切实保障档案安全工作，一方面要求工作人员必须提高网络安全管理意识，在日常工作中严格按照流程进行操作，避免在操作中引发安全风险，另一方面档案机构建设全面的网络安全防护体系，通过安全防护体系加强网络管理，使档案管理始终处于安全状态，避免信息发生泄露以及盗取等情况。在档案管理安全防护工作中，档案机构应对以下工作环节加强网络防护，一是信息采集、二是信息分析、三是信息保存、四是信息使用。基于上述工作环节，建立高效的安全防护体系，不仅使档案管理工作安全进行，还能切实保护档案信息。
3.4 创新管理工作
我国经济和社会发展过程中，档案作为存储信息资源的有效方式，加强档案管理信息化建设尤为重要，建设信息化档案管理体系，可以满足我国数字化发展要求，并且为我国各领域发展提供依据。在数字化背景下，档案机构应切实做到创新发展，在管理工作中运用创新方法，一方面实现档案管理信息化建设，另一方面实现档案管理数字化建设。在档案管理信息化建设过程中，电子文件档案管理模式运营而生，使传统的纸质管理模式发生变化，运用信息技术可以使电子文档进行传输与共享。在档案管理数字化建设过程中，建立数字化管理平台，在平台内实现档案信息的快速交流，使档案存储的信息更加真实，并且加快档案信息的更新速度。在更新以及交流档案信息时，工作人员脱离纸质管理模式的束缚，按照管理工作要求，对信息内容通过信息技术进行整理与分类，有效提高工作效率。
3.5 加强档案信息与电子政务信息的共建
档案机构应将自身作为建立电子文件中心的基础，使电子信息作为档案资源，在信息化建设中获得更好的发展空间，在管理工作中利用信息技术，使电子信息转变为统一的格式，方便存储信息的同时，还能提升电子信息的共享能力。档案机构应与电子政务部门建立合作关系，利用网络建立内部循环系统，基于循环系统对信息内容进行不断的优化，利用信息进行资源体现建设，档案机构会根据管理要求，通过对资源的分配，使管理工作中使用的硬件和软件处于高效的运行状态，一方面提升资源的优化配置水平，另一方面档案机构为各个领域提供更加优质的信息服务。如企业在获取信息资源时，会通过建立的政务信息网络，在网络中搜索关键字，即可快速查阅到相关的信息，企业按照信息内容进行生产经营，全面提升企业创造经济和社会效益的能力。
结语：
综上所述，在数字化时代背景下，档案管理信息化建设过程中，档案机构应转变传统的思想观念，积极运用信息技术建立创新管理模式，在创新管理模式运用期间，既要加强资金的投入和人员的培训，还要使档案机构与电子政务部门建立合作关系，共同开创出档案管理创新发展局面，在创新发展中加快档案管理信息化建设速度，为各个领域提供全面专业的档案信息服务。
参考文献：
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