上海核工程研究设计院 上海市 200233
摘要：档案管理工作应达到与时俱进的要求，对于工作内容、工作范围、档案收集方式、档案服务等方面要不断更新，进而促进档案管理工作能够满足当下的需求，让档案管理工作能够更稳定、更快速地向前发展。要实现这一目标需要更新管理理念，并采取有效的措施促进管理过程达到规范化要求，实现档案管理的质量与效率不断提升。
关键词：档案管理；管理理念；规范化
档案管理工作在计划经济体制的严重影响下长期处于封闭状态中，从事档案管理的工作人员在思想观念方面也较为保守且僵化，在不能实现档案管理与时俱进要求的同时，无法充分发挥出档案管理的作用。因此，为了促进档案管理能够与当下信息社会的发展相适应，并实现管理过程规范化，需要更新档案管理理念并制定出各种有效的措施促进管理规范化，进而促进档案管理能够稳定并快速地发展，以下内容针对促进档案管理规范化的策略进行了研究。
一、档案管理工作中影响规范化的因素
（一）缺乏对档案管理工作的重视
较多档案管理工作人员对于自己的工作职责存在着片面性的认知，认为工作内容就是简单性地进行记录与抄写，再将记录与抄写后的内容进行分类与存档，通过定期整理与补查的方式保障档案的有效管理。另外，档案管理人员未深入性地研究自己的工作内容，认为工作过程只需要简单的流程即可完成工作任务，进而未对档案管理工作高度重视。在上述这些错误的工作理念下，导致档案管理工作长期性地处于停滞不前的状态中，更新过程也非常缓慢，造成档案管理未充分发挥出应有的作用。其实，档案管理工作是整个单位的基础与根基，只有工作过程有条不紊，才能促进单位整体工作达到顺利开展的要求。
（二）档案交接制度缺乏严谨性
在档案工作中以档案变动过程、更新过程、调取工作、维护工作为工作的重点与难点，在分类与存档方面较为简单，经常发生问题的环节在于档案交接的过程中。目前，较多单位档案交接工作所遵循的制度存在着缺乏严谨性的问题，在交接档案时发生丢失及错乱的问题，进而造成档案管理工作失去了意义，采取重新填写与弥补的措施，过程费时不说还较为复杂化，对单位工作的正常运行产生严重的影响。因此，需要对于不严谨的档案交接制度进行改善，保障档案交接过程严格化，在保障档案交接质量的同时发挥出档案管理的作用，促进单位能够正确运转。
（三）未履行宣传档案重要性的职责
由于对档案管理缺乏重视度，在实际档案管理工作中存在着只是为了完成工作而开展，经常会因为缺乏重视度而在需要使用档案时，存在着档案完整或者是未及时更新的问题，对单位各项工作产生了阻滞，进一步影响了单位的健康发展。而造成档案管理缺乏重视度这一问题的原因是：较多档案管理工作人员未履行宣传档案重要性的职责，档案工作人员应将档案的重要性告知给档案持有人，将未重视而引发的后果传达给档案持有人，还要对调取档案及填写档案的人员传授填写的方式，还要要求填空人要认真、准确地填写，如果填写不准确会产生怎样的影响，并且还要告知弥补会存在哪些问题。
（四）档案管理工作未积极引入先进的技术
在档案管理工作中已经融入了信息技术，利用信息技术整理档案及管理档案，显著提升了档案管理工作的质量与效率。由于信息技术的发展速度与创新速度较快，诞生出较多更先进的信息技术。档案管理工作的质量与效率决定着单位的发展程度，应积极引入不断创新的信息技术，促进档案管理工作的质量与效率不断提升，并辅佐单位的发展实现发展战略目标，但是在实际中却未积极引入先进的技术仍然应用传统的信息技术，导致档案管理未与时俱进，档案管理的作用未完全发挥出来，对单位的发展产生了阻滞作用。
二、实现档案管理规范化的策略
（一）更新档案管理理念
单位领导应明确档案管理对单位的发展所具有的重要性，应不断更新档案管理理念，并且要采取有效的措施促进档案管理工作人员的管理理念能够与时俱进，可以利用网络了解档案管理前沿信息，将当下的先进的档案管理理念应用于实际工作中，可通过培训的方式、鼓励档案管理人员自修、向管理人员提供各种外出学习的机会，了解不断更新的档案管理理念，并与单位实际相结合创建出适合单位且促进良好发展的档案管理方法，进而让单位在档案管理充分发挥作用的同时实现快速发展的目标。
（二）制定出完善的档案管理制度
单位要实现稳定并快速的发展与规章制度密不可分，因为规章制度是规范各环节工作行为的重要措施，能够让各环节工作人员严格依照标准要求开展工作，进而实现每个环节都能够顺利运转并保障工作质量与效率，进一步促进单位快速地成长并实现发展目标。因此，要实现档案管理规范化，也同样需要制定出完善的档案管理制度。在制定档案管理制度时，需要先挖掘出档案管理实际工作中存在的问题与不足，针对问题与不足制定出有效的改善措施，并将改善措施融入管理制度中，成为规范管理人员行为的重要依据；在管理制度中要积极引入当下先进的管理方法，对于档案管理工作各环节都要制定出相应的规范要求，进而促进每个工作环节的质量与效率都有效提升；增加奖惩制度措施，利用奖惩制度激发出管理人员的工作积极性，并能够及时将管理中存在的无法有效解决的问题、自己对管理工作的意见向上级进行汇报，通过合力、集思广益的过程提升档案管理的效果，进而让档案管理有效推动单位更好的发展。
（三）档案交接过程要严格依照程序开展
档案交接工作具有手续严密化、认真细致化、责任重大的特点，如果未能严格依照程序进行交接，很有可能会引发档案丢失或者失真的问题发生。因此，在交接时要严格依照相关程序开展，具体、正确的交接方式如下：首先，全面清理档案。应对所有保管的档案实施全面性的清理工作，保证档案内容能够与财务记录的信息达到相符合的要求。其次，催还档案。对于借出的档案要及时进行催还，防止发生忘记而产生丢失的问题。最后，分类存放零散文件。经常会存在未整理的零散文件资料，应对这些文件资料实施分类存放的过程，通过汇编成案板的过程及排序后归档，实现档案信息清晰化并有效保存，并且能够通过整理的过程了解所有档案是否与实际信息达到一致化，有效避免发生丢失的问题发生。
（四）积极引入先进的信息技术并完善档案管理硬件设施
在信息技术快速发展下创新出较多先进的信息技术，如果将适合应用于档案管理工作中的先进信息技术引入档案管理工作中，能够进一步提升管理的质量与效率，并且能够对于每次管理的过程都能够快速呈现给管理人员、单位领导者，会因档案管理工作过程清晰化、明确化、透明化、公正化保障管理过程的规范性，并且可以通过先进的信息技术及时发现管理工作中存在的问题与不足，通过有效的改善过程保障档案管理工作的质量。另外，在档案管理工作透明化与公正化的效果下，能够让单位职工积极地投入工作中，进一步推动了单位更稳定地向前发展。单位要根据引入的先进信息技术配备配套的硬件设施，进而达到提升档案管理融入先进技术的目的，并在先进技术充分发挥出作用后，能够推动档案管理工作效果进一步成长，为单位的发展提供更大的助力，实现单位发展战略的目标。
结束语：
综上所述，档案管理工作是单位发展中的基础与根基，需要重视档案管理工作并解决制约档案管理发展的各项因素，通过积极引入先进信息技术的手段促进管理工作的质量与效率有效提升，并且促进工作人员能够积极投入工作中，推动单位更稳定、更快速地向前发展。另外，要实时掌握档案管理前沿信息，积极引入先进的管理理念与方法，实现档案管理的快速成长。
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