赞皇县人力资源和社会保障局
摘要：改革开放以来，中国的科学技术水平和经济发展水平都发生了很大变化。随着互联网在世界范围内的广泛应用，我国的信息化程度正在迅速发展。伴随着网络技术和信息化的不断发展，我们国家也是如此。档案管理在社会生活中起着举足轻重的作用，个人、组织乃至整个国家都离不开档案管理，为了更好地做好档案管理工作，必须更新观念，改变工作方式，适应科技的不断发展和时代的变化，调整档案管理方法。
关键词：档案管理；信息时代；创新
1信息时代创新档案管理工作的方式
1.1创新思想观念
在档案管理工作中，使传统档案管理模式转变为信息化的现代模式较为困难，但也正因如此，创新才更能彰显其价值。档案工作的创新不仅要体现在工作模式，更要在思维上进行创新。摆脱传统档案管理模式的束缚，不断改变思维，以创新的眼光面对改变，做到与时俱进。
1.2创新服务手段
档案管理工作本身具有服务的性质，对其服务手段进行创新，本质上是为用户提供便利，为人们提供信息查找、搜集等功能并使得其更高效便捷，这是一种以人为本的创新观念。
第一，电子文件的上传与收集。电子文件不同于传统文件，对于其自动上传需要加以高度重视，开发其自动上传与收集的功能可以大幅提升文件管理的效率。利用计算机技术，确保文件的接受情况，实现自动归档。
第二，在线服务。在线服务是档案管理信息化的重要组成部分和服务的重要体现。用户在传统档案管理的服务中，为了获取所需信息必须要本人亲自去档案部门进行查询，也无法在第一时间内获取信息，在面对复杂流程的过程中浪费了大量时间成本，针对这种效率低下的问题，在线服务的推出势在必行。面对人们生活、学习、工作的各种信息需求，使档案管理结合在线服务，面对查询信息的需求时，只需要通过互联网就能获取所需信息，档案管理信息化的新模式，使得档案管理工作更加高效而便捷。
1.3创新服务领域
人们的观念在社会崭新的大环境中发生率变化，他们对掌握及时有效的信息了解相应政策有着更强的意愿，档案管理工作就也要相应地与时俱进，拓展服务领域，增加服务覆盖面。而在其过程中要做到让档案资料既能精准针对，又能广泛覆盖，使得有需要的人或组织能享受到档案管理的服务。
1.4创新档案管理体制
在信息化技术高度发展的当代，善于利用信息技术，将其结合档案信息进行集中统一的管理尤为重要。加大对档案信息系统的建设，统一管理档案系统的软硬件选用，将每个部门纳入整体，进行集中管理并加以规范。
2信息化时代下档案管理工作创新中存在的问题
2.1当前档案管理工作服务方式等无法满足人们的需求
信息化时代的到来使得人们对档案工作的要求发生了一定的变化，查询档案的人不再是原来的少数人，而是扩大到基层群众的很多人，如果继续延续传统的服务方式就已经无法满足所有人对档案的需求。然而当前档案管理工作方式和服务理念仍然停留在过去，对档案管理的认识不足，无法有针对性地开展档案管理工作，也无法真正地服务好群众。
2.2缺乏对档案管理工作的规划
档案管理工作涉及到的内容较多，如档案工作内容的设计、档案信息资源的管理以及其它各项内容。由于内容繁杂，这就需要档案管理人员在具体的管理过程中能够有所规划，这样才能保证各项工作的顺利完成。可目前恰恰缺乏对档案管理工作的规划，这主要体现在两个方面:一方面是信息化内容受限制导致档案信息化管理过程中存在诸多不确定的因素；另一方面是受资金投入等的影响，无法正式统一档案管理方案，影响到正常的档案管理工作。
2.3不重视档案管理信息化的资源共享
信息化时代的发展要求档案资源的共享，可目前很多档案管理部门还认为档案是自身单位的私有，缺乏对档案资源共享性的认识，这势必会产生众多人力、物力资源的浪费。这就需要档案管理者能够消除内心"壁垒"，将那些能够统一共享的资源实时发布在公共平台，这样既能简化程序，又能为档案工作的科学开放性管理提供良好的基础。
3档案信息化建设优化措施
3.1档案资料库存管理信息化
在档案资料库存管理信息化中，首先需要解决的就是用户和档案管理工作人员借还手续要大量签字登记的问题。这就需要建立专门的档案管理信息系统对库存的每一本档案资料进行条目录入，添加唯一标识。建议可以使用RFID技术，对档案资料进行快速准确的借还。
所谓RFID技术，就是通过无线电磁波信号，对已经唯一标识过的档案资料进行识别，并读写该档案信息数据库中的相关数据。RFID技术的最大特点是，标签的信息存储量大，射频检测范围广不需精准扫射，进行标签读写时不用直接接触，且同时可以对多个标签进行批量的一次性读写，识别速度快。这些特性都使得RFID技术相比条码或二维码此类打印出来的标签标识有很大的优势。不用在档案资料上进行多位置粘贴条码标识，防止条码损伤造成的读取失败，信息丢失。RFID标签虽然本身也会配合打印标签使用，但不用像条码标签那样每次需要一本本翻开手工扫描，对条码标签的损伤可能大大降低，且也不用像条码标签那样为便于翻找扫码借还而粘贴在绝对固定的书本位置，可以较为灵活的粘贴在就近稍有偏移的位置，减少对档案资料内容的遮挡。
3.2档案获取方式的改进
想要根本上解决用户对往返档案室不便的问题，提升用户的档案资料使用体验最好的办法就是改变信息的传递方式。使用电子文件来进行信息传递，除了特殊情况如奖状、证书、原件这些特殊情况的档案资料需求还需要用户亲自上门来档案室进行借还，大量的档案资料可以电子文件的形式通过公司网络获取，这样即可大大降低用户来回档案室的次数，减少用户在路途上付出的时间和精力。
3.3重视档案管理的资源共享工作
信息化的时代就是资源共享的时代，因此信息化时代下的档案管理工作创新必须重视档案资源共享平台的构建，通过构建这样的平台能够实现对数据内容的搜集和整合，为档案管理工作的开展营造更好的发展环境。那么在信息化时代下如何更好地开展档案工作的资源共享呢?我们应重点做好以下几方面的工作:一是要构建较为科学完善的资源共享平台，在工作过程中要创新档案管理理念，不能再一味延续过去档案管理工作的理念，避免因地理空间的因素而限制了档案资源的运用；二是在档案管理过程中要树立科学发展观念，将档案管理的实际工作与一定的科学技术相联系，最终实现档案管理工作的科学发展；三是要注重档案管理平台的构建，要注重档案管理数据库的建立，实现对档案管理资料和平台的持续优化。
结束语
档案管理工作在社会发展中占据着重要的地位，其保存了诸多与个人、企业以及国家的重要数据和信息，档案管理工作的有效开展是保证档案资源有效利用的重要基础。目前我国已经逐渐的步入信息化的发展背景下，当前的档案管理方式已经难以满足信息时代下档案管理工作的需求，对档案管理工作进行创新已经是必然趋势。只有加大对档案管理工作的创新，才能推动其进一步的发展，才能更好的发挥出档案管理工作的服务职能。在信息化背景下，我国的档案管理工作也应该朝着信息化的方向发展，加快创新的步伐，有效的促进我国档案管理水平的提升。
参考文献
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