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摘要：档案数字化是随着科学技术的发展而出现的一种新型档案信息形态。最早在上世纪80年代，我国档案管理数字化开始显现迹象，经过多年的发展，由于信息技术的不断发展，档案数字化逐渐进入人们的视野。档案数字化，本质上是纸面档案管理和数字化档案管理的变革，是利用现有的先进信息技术对各种档案资源进行有效管理。另外，由于网络技术的不断发展，存在着许多不安全因素，在一定程度上威胁着档案信息的安全。本文以档案建设为主题，着重论述了档案管理数字化建设和档案安全保密的实施策略。
关键词：档案管理建设；数字化发展；安全保密策略研究
1数字化档案的主要形式以及特征
数字档案是指利用现代设备如照相机、扫描仪、计算机等，对纸张、胶片、磁带等媒介载体的内容进行有效处理，将其转化为计算机系统能快速识别的数字文档或数字图像。数字档案馆与传统档案馆最大的区别在于档案信息的安全性和保密性都很高。在数字档案处理过程中，要做好防火防潮工作，避免档案老化。
2数字化建设与安保控制实施策
2.1明确数字化档案质量监控的内容。
2.1.1合理使用数字化档案管理软件。作为档案工作者要正确选取数字化软件，不同的数字化软件都有自身 特色，因此要对其进行合理选取，谨慎选择数字化软件。需要 提前进行市场调研，以市场需求为主要参考，充分考虑数字化档案管理软件的质量。
2.1.2做好数字档案质量验收工作。要严格数字档案质量管理和控制，控制档案质量，及时开展数字档案评估工作。利用网络系统对数据库建设的全过程进行监控，积极实施数字档案管理。在数据库建设的管理过程中，主要包括人员管理、过程管理和设备管理，有助于及时发现数据库建设中存在的问题。在实际工作中，要对所使用的软件进行安全性能测试，避免因软件安全问题而影响数字档案的质量。为了顺利推进数字档案馆建设，需要做好全过程监控，充分发挥先进管理手段的实时性和可靠性。
2.1.3明确档案质量 监控内容。及时制定合理有效的数字化档案管理计划，认真做 好数字化档案的分类处理与统一管理，确保档案管理计划内容 的科学性与合理性。
2.2积极推进档案数字化建设
要严格规范档案人员行为，加强安全教育，切实避免不合理行为。利用网络平台对员工进行档案安全管理和保密控制教育，有效增强员工的档案意识。在档案数字化建设中，对档案的检索、整理、销毁、档案信息扫描、数据质量检测、数据备份、数据连接等环节进行科学、严格的管理和控制，并指定专人负责档案管理工作，并将需要办理的档案及时运抵现场，并对档案数量进行完善线核实，认真完成档案交接工作，确认以上工作无误后，方可进行下一步开卷工作。注意文件的完整性，仔细检查是否有缺页、错编等现象。对于字迹不规则的文件，应及时向文件安全控制人员报告实际情况，保持文件编号不变，采用卷号和卷号的格式，并及时添加新增文件目录，确保每个文件对应一个目录。
2.3重视人才选拔
定期进行技术人员培训，人员是数 字化档案建设的核心，也是档案管理工作中的主体，因此必须 要重视对人才的培训和教育。重视人才选拔，不断提高人员专 业技能和操作水平，这对档案工作人员的综合素质提升起到了 很好的促进作用。定期将档案部门人员组织起来进行集体培 训，着重强化人员的档案意识和安全意识，对档案管理制度进行 及时明确，从而让员工提高对数字化档案管理制度的正确认知。
2.4创新档案保密控制手段
保密工作是数字档案管理的一部分。
加强档案保密管理，切实增强档案信息的真实性和安全性，避免档案信息外泄。创新档案信息安全控制模式，及时分析和探讨档案保密控制中的不安全因素。根据数字档案馆建设的环境、人员、设备等因素，建立详细完善的数字档案保密控制制度，构建了数字档案管理与保密控制系统，有效避免了数字档案信息泄露的发生。建立网络计算机安全保密管理方案，积极推动数字档案建设快速发展，做好数字档案的使用、维护、备份和管理工作，及时形成新的数字档案安全保密体系。
3保障数字化档案安全的对策
3.1提高档案信息化安全的技术水平。
采用加密技术、数字签名技术、防火墙技术、操作系统安全核心技术、入侵检测技术等来加强案件信息的安全性。加密技术是在线文件信息最安全、最经济的手段。对于具有密级限制的文件信息，应采用加密技术防止信息被他人截获或篡改。加密技术是目前唯一的保密技术。加密电子文件有很多种方法。在传输过程中，通常采用“非对称密钥”进行加密：一种是用于发送电子文件的公钥，另一种是严格保密的私钥，即只有接收者知道的密码才能用来接收密文并打开电子箱。
3.2加强档案人力资源的建设。
要注重人才培养，合理使用人才，加强人力资源建设。建立适应信息时代发展要求的复合型人才队伍是各档案部门的当务之急。要把培养和合理使用人才放在首位，更新观念、拓宽思路、解放思想。只有解决了人才问题，档案网站的建设和发展才有动力。提高案件信息安全意识是预防和控制档案信息安全事故的重要手段。在已实现档案管理信息化的单位，档案工作者要尽快改变传统的保密观念，及时更新思维方式，积极接受培训，学习掌握最新的信息安全措施。如果条件允许，可以考虑引进信息安全专业人才，迅速提高案件管理队伍的整体水平。
3.3加强对档案信息安全的管理
一要对办公环境要定期检查，包括环境条件保障管 理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与 磁场防护等；
二是要对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝；
三是档案网站的作用不能只停留在档案宣 传和馆藏建设上，应向综合服务功能转变。 除了开通档案检索、在线展览、档案编研、档 案教育外，还可提供一些现行文件阅览服 务、网上预约查档服务、在线互动服务、地方 特色服务、爱国主义教育服务等，这样才能 发挥档案网站的真正价值。
3.4开阔视野，通过电子网络等方式，积极存储那些有价值的信息，利用好丰富的信息资源。互联网上信息传输和存储的速度是什么样的？这对档案工作者来说是个难题。由于纸质文件占用空间较大，移动和查看不如数字档案方便。对于那些不太重要的信息，我们应该尽量不去改造，以免浪费空间资源和增加管理成本。如何选择，这就要求档案工作者根据本单位的工作需要，把那些与本单位业务工作密切相关的、对今后发展有参考价值的。只有这样，才能真正实现档案的效益，体现档案工作的服务特色和重要性。
4结语
在我国，数字档案馆的质量控制已成为数字档案馆发展中的一个非常重要的问题。在档案数字化管理过程中，管理者应实事求是，根据档案管理的实际情况，采用科学的安全技术，提高档案数据信息的安全性。同时，数字档案管理人员要注意档案数字化质量安全控制的主要内容和必要措施，进一步提高档案资料管理的质量和安全性。
参考文献：
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