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城轨交通档案管理探讨

发表时间：2020/12/28 来源：《基层建设》2020年第24期作者：谭永豪

[导读] 摘要：建设工程档案是指工程项目建设和管理的相关资料，其资料形式主要包括文件、图纸、表格、影音等。

        广东华隧建设集团股份有限公司 510220
        摘要：建设工程档案是指工程项目建设和管理的相关资料，其资料形式主要包括文件、图纸、表格、影音等。建设工程档案记录了工程项目开展的相关信息，为后期工程开展提供了重要参考信息，对于城市建设发展非常重要。本文首先阐述了城市轨道交通建设项目档案的特点，然后分析了档案管理工作的现状，最后提出了加强城市建设工程档案管理的措施，以期促进城市建设的可持续发展
        关键词：城轨交通；档案管理；措施
        一、城市轨道交通建设项目档案基本概念及其特点
        1.城市轨道交通建设项目档案的基本含义
        城市的轨道交通工程是综合城市轨道交通建设以及机构、机电设备、车辆以及车辆基地、轨道等等各项工程组合形成的一项基本的建设项目。而城市轨道交通建设项目的档案管理则是指城市轨道交通工程项目的归档及保存过程当中的各个环节，包括项目的设立、审批、征地、拆迁、勘测、检查、设计、项目招标、施工、监理、试运行、试运营、竣工以及收工等等，记录了各种形式和载体的归档内容。但管理项目众多，难以进行管理，主要是由于城市轨道交通建设项目是一项非常复杂而庞大的系统工程，各个阶段所涉及到的施工数量、施工工艺以及相关的施工技术众多，工作人员之间协调关系也格外复杂，各站点、各区间、各车辆段及系统所形成的项目文件交织在一起，复杂而多变。
        2.城市轨道交通工程项目档案管理的特点
        2.1专业性较强
        城市轨道交通建设过程所涉及的技术及施工工艺对于专业性的要求非常严格，并且在建设项目领域的技术标准衡量、技术手段应用以及材料的选取等等内容，都凸显了城市轨道交通建设项目档案管理的过高专业性。再加上项目档案记录涵盖面非常广，各方面细节都需要设计，并且包括很多专业的项目，例如：线路的总长度、地下线路的长度、地面线的长度、地下站的位置、地面站的位置以及整个工程的起止点等等。
        2.2档案管理内容连续性较强
        城市轨道交通工程项目涵盖复杂的施工工艺以及工艺流程，在项目档案记录的过程当中，需要围绕整个工程流程来进行记录。因此，档案记录的内容体现出比较强的连续性。根据相关准则规定，城市交通建设项目的各项工程建设管理环节所产生的最终档案记录，都要收归于资料管理员进行收集以及保存。其中，各个环节内容涵盖工程的前期准备、工程勘测、项目设计、工程监理、施工工艺、施工工艺等等。在这些环节的记录上，项目档案记录的内容也呈现出了一定的连续性以及有序性，并且显示了一定的因果性的特点。
        2.3成套性
        每一项城市轨道交通工程的记录档案都要完整地展示整个建设项目的全过程，因此，档案管理具有全套性的特点。同样，根据档案管理相关准则显示，在对项目进行档案组卷时，应良好地构建材料内容之间的有机联系。此外，档案内容还要严格依据整个城市轨道交通工程的工艺流程来进行记录，严格按照项目最初准备阶段、施工阶段、项目竣工阶段阶以及验收阶段的过程来建设档案组卷，并且在组卷的过程中将各个环节所产生的文件和图纸收集到档案当中。特别的，整理不同项目到档案室，可以按照时间来进行排序，文字材料可以适当地按照事项来排序。
        三、轨道交通档案管理工作的现状分析
        1.参建单位多，专业素质差异大
        在轨道交通施工过程中，展开施工的单位是很多的，各个参建单位资质都有所差别，它们对于管理的标准化和规范化都不一样，在公共档案的管理上，注重程度也都是有所不同的，除此之外，管理各类资料时也存在很大的差别，大多数都是更注重于生产，而忽视了档案的管理，在档案管理工作中，工作人员的职业素养也都是不一样的，且他们的流动性很大，甚至有的企业没有设置专门的档案管理员，基本都是在需要时派遣其他部门人员代为处理相关事项，这些人员对于档案工作并没有一个全面的了解，所以来说在轨道交通建设中，档案质量无法得到保证。
        2.建设周期长，档案工作和档案工作人员连续性不够
        在现实施工时，很多的单位完成自己的工作后，就立即去忙其他的工程，之前负责此工程的档案人员也随之离开，后期派来的档案人员对于工程的整体施工没有一个全面的了解，并不熟悉原始资料，可能会出现在调离工程时档案部分丢失的情况，致使在移交档案时存在不全面等一系列的质量问题。加上建设的周期是很长的，更容易导致档案的破损，有的工地条件并不是很好，一部分档案存储时容易褪色、发霉等现象。

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        3.工程档案内容收集不齐全
        在轨道交通建设工程的档案中，它们的档案都是源于建设过程中活动，所以在生成文件和存储需要一定是时间，而且过程很繁杂，在这个过程中，各环节对档案的准确性、完整性、齐全性都会有一定影响。一些文件在使用时没有及时归还导致丢失，致使最终收集不全面。
        4.工程档案真实性、准确性欠缺
        在目前来看，一些企业并不重视档案管理，而且对有关法律法规的了解不够充分，对工程档案的管理和积累有所忽视，等急需要用的时候，就会有一些乱填的现象出现，和实际并不相符，没有严格的签字流程，甚至有时候代签，使资料没有可信度，质量随之越来越差。
        四、加强城市建设工程档案管理的措施
        1、加强城市建设工程档案的收集工作
        城市建设工程建设由于时间较长、室外工作多、涉及面广、单位分散，档案收集存在诸多困难，很容易造成资料积累残缺不全。要健全档案收集机制，充分发挥各方面的工作积极性，形成共同关心档案、共同收集档案的工作合力，从源头上保证文件材料无遗漏、无差错。一方面，要强化跟踪。档案工作人员要积极、主动、全面掌握工程进度，根据工程进度，及时督促有关科室或项目部收集档案，并做出相应的技术指导。另一方面，要强化协调。对一些规模较大的城市建设工程，项目建设单位和档案管理部门，应高度重视档案收集工作，加强与施工单位档案员及监理等单位的联系，及时掌握工程进展情况，根据工程进度进行催收，必要时采取一定的强制性手段，避免档案原始材料的散失。
        2.建立健全城市建设工程档案管理机制
        城市建设工程建设涉及面广，档案工作从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交等，需要参与工程项目的建设、设计、施工、监理等多个单位的共同努力，缺一不可。做好城市建设工程档案工作，首先必须健全管理机制，明确各相关单位的档案管理责任和工作要求，每个项目的每个参与单位都要设立专职档案员，负责本单位的档案工作，实行档案管理与工程项目的建设同步进行、同步督导、同步检查。在各单位内部，要健全档案联动机制，各业务科室和项目部都要把及时上报档案材料作为本职工作的重要内容，做到普通档案资料定期上报，重要资料随时上报，切实保证档案资料的时效性和完整性。
        3.强化城市建设工程档案的延续性
        城市建设工程建设为了适应城市发展的速度，需要在原有发展的基础上做出快速的更新与转变，而城市建设工程档案在城市建设过程中发挥着极其重要的作用，这就对城市建设工程档案的质量及管理水平提出了较高的要求，需要不断提高档案管理人员的业务技能和素质水平，为城市建设工程建设水平的提高提供可靠的信息依据。城市建设工程档案在管理过程中需要从城市发展的实际情况出发作出相应的改变和创新，如城市的点、线以及面等方面发生了较大的变化，城市建设工程档案管理人员也要在此基础上有所创新，确保档案的延续性，以便城市建设工程建设人员能够在实际工作过程中有的放矢，从而实现提高城市建设水平的目的。
        4.严格城市建设工程档案的编研工作
        一是利用摄影、录像等多种数码处理和载体记录城市发展，并将其编制成专题片、画册等，这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应快节奏的社会，为处于“读图时代”的广大群众所接受。二是围绕经济发展和城市建设做好编研。这应始终是编研选题的重点。城市建设中，开展了专题资料汇编工作，先后汇编了道路改造工程、供热供气管理建设工程、“拆墙透绿”工程等专辑，为规划建设管理部门以及专业技术人员提供极具价值的参考资料。三是体现出地方特色。城市建设工程档案含有深厚的文化底蕴，反映着不同时期的施工技术、基础结构、建筑风格等，对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值。
        5.不断加强城市建设工程档案的信息化建设
        当前要加强城市建设工程档案管理，首先要加强城市建设工程档案信息现代化建设。一是加强信息资源建设工作。从文件目录做起，将现有档案数字化，并及时建立、逐步充实和完善档案信息数据库。二是加强计算机网络设施建设。加强计算机配备，并实现计算机连结上网，实现档案信息快速传输检索和利用。做好计算机软件的选用和设计，从档案管理的实际出发，综合数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，以满足档案管理的要求。三是加强信息化管理人才。城市建设工程档案信息化建设，要求档案工作者既要掌握档案学基础理论的档案管理知识，还要掌握一些计算机技术、网络技术和操作技能。
        结语
        综上所述，城市建设工程档案管理工作在城市建设中具有重要作用，随着城市建设工程竣工档案的不断增多，城市建设工程档案工作亦发生了深刻的变化。为了充分彰显城市建设工程档案管理的作用，加强对其现状问题及其措施进行分析具有重要意义。
        参考文献：
        [1]宋洁.城市轨道交通建设工程档案管理的问题与对策[J].城建档案，2017（3）：40-42.
        [2]谢颖.浅谈地铁工程档案管理中存在的问题及对策[J].四川档案，2018（6）：52-53.