新疆昌吉公路管理局呼图壁分局
摘要：文书档案是企业档案管理体系中最基础的部分，对行政管理系统的正常运转、部门职能作用的正常发挥及社会历史文化研究的深入等都产生了积极推动作用，但是因纸质档案规模庞大、档案内容广泛、书写方式及用词习惯的变化等多种因素的影响，文书档案资源只发挥其部分作用。应促使管理人员在发挥其借鉴引导作用的基础上，深入挖掘其历史文化及科研价值，尝试用现代化办公软件设备及系统技术等来实现其现代信息化发展目标。
关键词：企业；文书档案；档案管理；策略
企业文书档案由各类公务文书转化而来，是企业公务活动的原始记录，是企业和社会的宝贵财富。在当前新环境下，为了让企业文书管理工作满足社会发展的新需求，充分发挥其效能，让企业文书档案管理发展具有鲜明的时代特征，本文探究了新形势下提高企业文书档案管理水平的策略。
1做好文书档案管理的意义
（1）促进企业改革发展。文书档案管理工作是企业进行经营管理、科学决策、沟通交流的重要支撑。企业的改革发展需要系统、科学、完整、有序的文书档案管理作为保障。（2）传承企业优良文化。企业文书档案反映了企业成长、发展的过程，反映了企业的经营、管理、科技、决策等重要活动，传承着企业优良的文化，是企业历史成果的体现。做好文书档案工作，深入挖掘和利用文书档案价值，有利于促进企业的稳健发展，有利于传承和发扬优良的企业文化。
2提高企业文书档案管理水平的措施
2.1转变文书档案管理理念
管理人员不应只看到文书档案管理工作取得的成绩，还应冷静客观地评价我国管理现状与西方发达国家管理水平的差距，分析当前管理理念、管理方法及管理设备技术等方面存在的不合理之处，既不能照搬其他国家或地区的管理理念、管理模式，也不能继续使用漏洞百出的管理模式延续陈旧落后的管理理念，而是要在参考网络平台上的管理方法，借鉴其他国家地区失败或成功的管理经验，分析管理特征及管理诉求等基础上来提高管理理念的指导性、时代性及合理性，主动推行不同管理方法及管理系统实验或试行活动的开展，从中找出经过实践检验的效果较好的管理方法，提高管理人员积极主动工作与努力创新发展的意识。另外，管理人员还应从思想上认识到该项工作对自身及他人、企业及社会等的影响力，将其当作事业来看待，而非是赚取工资的方式。在认真负责的完成本职工作基础上，还可以通过网络学习、参加培训活动、提升学历等方式来掌握更多与之相关的数据信息，主动配合其他管理人员的工作。
2.2加强文书档案管理队伍建设力度
管理人员专业能力的高低会影响其工作方法及工作效率，其综合素质的高低则会影响其职业规划能力及人生发展目标，因此，相关部门分别从思想与职业技能两方面来对其进行针对性的教育培训。思想上，要求管理人员利用内部线上培训平台及专业app等来自主学习社会主义核心价值观，了解文书档案发展历史及发挥的作用，认识到管理工作对企业及经济社会发展的重要作用，从而提高其对本职工作的认可度与满意度。职业技能方面则需要详细介绍该项工作相关的各种规章制度及法律法规，灵活利用案例讲解、探讨分析等多种教育培训方法，结合去年文书档案管理工作总结来调整教育培训内容，延长职业技能实践培训时间，促使管理人员掌握最新的公文档案管理技巧，主动利用互联网信息技术与软件系统来完成文书档案筛选归档与运用能力，强化其公文档案管理意识与能力。利用定期考核与不定期抽查的方式来给予管理人员适当的紧张感与压力，这有助于促使其利用业余时间来学习新知识技能，避免出现只说不学等情况。
部分管理人员因对档案管理相关法律条文不熟悉，经常无意识之间做一些违反相关规章制度或法律的事情，比如，因个人原因造成档案丢失或损坏等等。因此，相关部门还应将与该项工作相关的规章制度、法律等整理成册，要求管理人员每天下班前学习半小时法律条文，以此来促使管理人员意识到自身所肩负责任的重大，提高了自身对各种经济或美色诱惑的抵抗力，降低了其泄露档案内容等情况的发生率。
2.3提高文书档案管理机制的完善性
文书档案管理机制应随着档案管理目标、企业职能作用等的变化而变化，相关部门既要在档案管理相关法律条文变更时主动调整管理机制，也要在行政管理职能、内部框架及管理目标等发生变化时来调整管理流程与管理制度，更要在新管理系统设备研发成功并广泛运用时，管理人员职业素养相关的规定也要发生改变，只有这样才能提高管理机制的科学合理性与时代发展性，才不会让其成为管理工作的约束力。另外，还应聘请档案管理及网络系统研发等领域的专家学者对其管理机制进行客观分析与专业指导，提高文书档案管理流程的简单化与统一性，提升文书档案管理标准的一致性，降低文书格式不规范等情况的发生率。比如，企业应根据《档案法》《档案法实施办法》《省档案条例》等相关规律法规来提高文件材料归档机制的明确性与先进性，准确划分文件材料归档与不归档的范围、不同类型材料的保管期限及文件材料的格式要求等，对所有的文书档案进行统一集中管理。最后，还应对文件资料内容格式等进行统一要求，比如要求统一字号、字体、颜色等，避免出现文件档案资料格式内容混乱的局面。
2.4加快文书档案管理信息化建设力度
购买当前更先进的档案管理设备以及系统，及时淘汰陈旧落后的档案管理设备，完善档案室安全措施，降低档案管理设备故障档案室火灾等意外情况的发生率，有效避免重要档案的损坏。加强文书档案管理系统的研发力度，将纸质公文档案转化为电子档案，完善文书档案管理系统防火墙等防护措施，提高对黑客攻击、病毒等的应变能力，提高文书档案信息资源库的完善性以及共享性。同时，还应加强人员网络技能方面的培训，表扬主动学习和运用最新软件设备办公的管理人员，通过谈话等方式来让管理人员意识到现代信息化是档案管理必然趋势的现状，促使其成为档案信息现代化建设的动力。
2.5完善文书档案保管保密措施
文书档案保管保密措施主要包括人员保密与系统安全两部分，根据《档案法》《保密法》等相关法律条文来提高保管保密规章制度的全面完整性，要求管理人员将文件资料划分为公开、机密、保密等不同等级，对于属于绝密和机密的文件资料可以通过办理更为严格的查阅手续、规定查看地点、签署保密协议等方式避免绝密材料的泄露。同时，还应完善档案鉴定销毁机制与流程，通过申请销毁、领导审批、同级档案行政管理部门备案、档案鉴定等流程之后销毁超出保管时间期限的文件资料，也就是说管理人员不能随意销毁文件资料。另外，该部门还应加强对档案管理系统及档案数据库安全防护系统的检查力度，及时发现系统出现的漏洞，定期更新升级防护系统，从而提高其面对黑客攻击及病毒等的应对能力。
3结语
综上，新形势下的企业文书档案管理对于企业规范化、标准化管理具有非常重要的作用，不仅能为企业留下原始的记录凭证，也能较好地实现其社会服务职能。随着社会需求的不断改变，企业文书档案管理应适时更新观念、改善管理方法、加快信息化建设、注重信息安全，实现企业文书档案的规范管理、现代化管理。
参考文献：
[1]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019（19）：60.
[2]屈榕辉.提升办公室文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2020（5）：190+192.