宗德民
山东医药技师学院 271000
摘要：学籍档案在高校管理中占有重要位置。高校学籍档案既是学生在高校学习、生活期间学业、实践、受奖惩等现实表现的书面记载，也是未来高校学生走向社会，证明自己在校表现的书面凭证。与此同时，高校学籍档案也体现了学校对学生实施管理的水平和能力，也是学校管理学生的一种手段。但很多高校在管理过程中，重成绩、重表现、重实践，而对档案管理比较忽视，高校学籍档案管理的发展速度也与其他教学、学科进步速度不相匹配。从制度建设到重视程度、再到管理人员水平等方面，均存在着很多问题。从长远讲，既不利于学籍档案等资料的管理与应用，也对于学生经历有关的档案整合产生不利影响。
关键词：高校学籍档案；管理；问题分析；解决措施
高校学籍档案囊括了高校学生从入学到离校的整个在高校求学阶段的重要信息。档案中不仅有学生既往的求学情况和学业成绩、健康状况等客观内容，还包含了学生在校表现、实践活动参与度、奖惩等主观内容，是全面反映学生综合素质和在校情况的原始资料，也是就业单位比较重视的学生评价。
1．高校学籍档案的作用与特点
1.1高校学籍档案的作用
首先，学籍档案是学生表现的记录。学生在校表现的优、劣，都可以在档案中予以体现。因此，学籍档案可以作为管理学生的重要工具，通过档案梳理，加强对班级、学生的教育指导，尤其是特殊情况学生的重点辅导。其次，一份优秀的学籍档案是学生实践和努力的结果，也是高校学生毕业后走向用人单位的一块有利的敲门砖。学校可以使用学籍档案对学生进行正向激励，鼓励学生们在校积极表现，并通过记入档案提高学生刻苦学习和融入团体的积极状态。同时，用人单位可以通过学籍档案了解学生的在校表现和特长，也能更加全面的了解学生本人，也为就业选择、岗位分配起到一定的指导作用。再次，学籍档案是学校办学及就业的重要管理工具。学籍档案中的记载事项，如生源、选修课程热度、学生就业方向等，均可以作为高校吸纳学生、评价教师课业及毕业生社会需求的指向[1]。
1.2学籍档案管理的特点
第一，内容全面性。学籍档案是记载学生在校期间各种表现的资料，通过阅读学籍档案，可以对学生的具体情况有一个比较深入的了解，例如，在成绩方面，在哪些学科或领域更加擅长。比如参加的社会活动尤其是以社交为主的活动，可能学生比较热情开朗。学籍档案在一定程度上起到对学生全面介绍的作用。第二，信息分散性。学籍档案的管理工作涉及很多部门。学生的成绩由所在院系管理、党组织关系隶属于组织部管理、毕业信息由教务处整理、奖惩可能由各级管理机构作出。所以学籍档案的信息来源比较分散。第三，时间跨度比较长。在高校求学阶段，档案通常保管时限为4年，并需要记录这4年中的学生信息。在学生离校后，学籍资料作为高校的一部分人才资料，也具有长期保管的价值。
2.高校学籍档案管理存在的问题及原因分析
2.1学校层面整体重视不够，认知不够明确
学籍档案在一定程度上影响着学生的未来就业，也是高校既往教书育人的成果。然而在某些高校中，学籍档案管理工作只被看成一项纪录学生成绩的循规蹈矩的基本工作，如同学生的选修课一样，只是看作需要按期完成的工作而已，从未站在可能会影响学生未来发展的角度去积极的处理。同时在生源不断增加的情况下，学校更加注重学科建设和学生学业及素质的培养，学籍档案多处于被忽视的地位，也很少对学生对其重要性进行宣讲。甚至有部分学生在毕业在即才了解到还有学籍档案这份资料，但很多时候已经为时已晚，甚至对就业造成了阻碍[2]。
2.2缺乏规范的学籍管理制度，学籍档案管理体系不够健全
高校学籍档案的管理是一项系统工程，其时效长、学生数量多、信息量大、信息来源广泛、学校各个部门均对学籍档案具有职能上的管理职权。因此，很多高校在学籍管理这方面缺乏统筹兼顾与行之有效的管理制度。在档案记录的疏忽与错误缺少核对；出现档案缺失、毁损或记录遗漏时没有相应的追责；对学校不同部门产生的信息归档没有统一清晰的主导与界定等等[3]，这些规范学籍管理的制度欠缺，很容易导致学籍档案管理的结果偏颇不当，甚至无法真实记录学生的在校表现。
2.3档案管理方法陈旧、信息化水平低，不适应现代高校管理步伐
虽然高校学籍档案具有多重作用和使用价值，但在实际工作中，档案管理仍然相对陈旧，档案处理仍以简单的被动记录、保管及转移为主。在学生档案管理过程中，主要还是以手工记录为主。这种记录方式，不但容易出错，而且无法开展学籍档案的综合利用，对于很多时间已久的档案，查找与管理都破费精力。如为研究不同地区生源变化时，很难进行对应条件的信息检索。部分高校即使配备了学籍档案管理系统进行信息化处理，但传统的思维方式和处理形式依然存在，而且也缺少校内不同部门的联网办公，使学籍档案管理的信息化水平还处于初级阶段。
2.4档案内容空洞贫乏，很难完整反映学生在校表现
学籍档案是对学生在校情况的全面反映，理应涉及成绩、文体表现、社会实践、思想状态、奖惩等多方面内容。目前很多高校的学籍档案，只片面的重视或记录成绩与奖惩情况，而忽略了学生的软实力及学生的在校表现，对于学生在校期间的成长记录很少，这就导致学籍档案只成为空洞的成绩记录单或奖惩记录表，对部分在校各种表现突出的学生而言这种学籍档案的记录工作相对不够公平。
2.5管理人员素质偏低，影响学籍档案管理效果
学籍档案管理既是档案管理的重要部分，也涉及到高校教学与学生信息统计，具有专业性和复杂性。同时，部分高校采取了信息化的学籍档案管理方式，这就要求高校的学籍档案管理人员必须了解高校教学和运作流程并有档案管理经验，同时还能适应快速发展的信息化档案管理方式。但是在目前很多高校，学籍档案管理工作都是由即将退休的老龄同志负责，即便有年轻的人员参与其中，也并非相关专业人员，而是从学校的各个部门抽调而来。同时，高校对学籍管理工作的不重视，导致对这部档案管理人员很少进行专业培训，学籍档案管理工作的科学性和专业性很难胜任，从而极大的影响了学籍档案管理工作的进展和效果[4]。
3.加强高校学籍档案管理的几点建议
提高高校学籍管理，必须提高高校对学籍档案的重视程度，从学校领导到学生个体，都要充分认识到学籍档案对于学校、自身成长进步的重要作用。从制度上约束和规范档案管理流程，从经费上给予支持，引进先进的高校学籍档案管理系统，采取多种形式提高档案管理人员基本技能、适应当前快速发展的教育形式，为推动高校和学生工作的顺利进行提供助力[5]。
结语
高校学籍档案管理对于高校管理和学生未来发展都具有十分重要的作用。在目前高校档案管理中存在的管理观念、制度约束、管理方法、人员素质、应用软件等不尽如人意之处，这也是制约高校和学生发展的重要因素。因此高校必须积极推动学籍档案管理的变革，构建科学有效的学籍档案管理体系，方能确保高校的档案管理工作的高效运行。
参考文献
[1]季轩.关于高校学籍档案管理问题的思考[J].技术与市场,2016,23(11):165-166.
[2]曾敏茹.高校学籍档案管理存在的问题及对策思考[J].大众标准化,2020(15):221-223.
[3]李笃.关于高校学籍档案管理工作中存在的问题分析及对策探讨[J].智库时代,2019(45):78+83.
[4]谢卫平.关于高校学籍档案管理的问题分析与对策探讨[J].祖国,2017(02):96.
[5]邱慧.浅析信息化建设大背景下高校学籍档案管理建设[J].数码世界,2020,(9):220-221.
作者简介：宗德民，1986年6月，籍贯：山东泰安，男，最高学历： 本科，职称：助理馆员，研究方向：档案专业。