中国石油山西销售公司 山西太原 030024
摘要：人事档案信息化管理工作作为一项复杂且系统性工程项目，在职务晋升、工资发放、教育培训等工作中发挥着重要凭证、依据、参考作用。在互联网这一新形势下的国企人事档案管理工作，要求工作人员不仅要从意识上认识到互联网对于人事档案管理的新要求，更要在实际工作中，主动适应新的变化发展和趋势潮流，促进国企人事档案管理工作与互联网的深度融合和紧密结合，提高档案管理高效性、安全性、服务性。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对国企人事档案管理的重要性及有效措施探讨提出了一些建议，仅供参考。
关键词：国企;人事档案管理;重要性;有效措施
引言
人事档案管理是传统人力资源管理中的重要组成部分。人事档案记载了员工个人的学习经历、工作及任职经历、政治思想、家庭情况、工资待遇、奖惩情况等各个方面的内容，是员工在历史成长过程中，经过组织人事部门所形成的具有法律效用的动态记录。这些记录对于企业全面考察、选人用人、岗位配置方面有着不可替代的作用，同时也事关员工个人的职级晋升、退休审批、工作调动等切身利益，在需要出具证明材料的个人事务如房产公证、退伍兵补助等各个方面，发挥着重要的依据和凭证作用。因此，了解国有企业人事档案管理的现状及问题，探析如何进一步优化人事档案管理路径，对于更好地发挥其在人力资源管理工作中的作用尤为重要。
1分析国企档案管理的重要性
档案管理是一种管理文档的有效方式，不仅可以减少档案搜索时间，还可以减少档案管理人员的工作量。虽然国企档案是记录历史的材料，但国企发展中的档案记录是能够成为将来国企选择发展的必要辅助内容。在改革过程中，大型国企逐步走向多元化，在集团国企及其子国企之间建立了资产与资产之间的新关系，从而档案管理的行政作用被这种关系进一步削弱。国企信息和档案的形成与国企管理、生产和运营的每个方面密切相关，并记录国企的发展和变化过程。当前，国企档案不仅由单纯的传统纸质档案，还有以下几种形式：①图片形式；②录音形式；③视频形式等多种形式。在国企发展中，行政管理档案可以作为以后行政规划和管理决策的基础，以提高它的科学性和可操作性。在国企发展中，会计记录和国企发展记录可以作为国企制定经济和财物风险管理计划的基础，以确保国企财务稳定性，凝聚国企理念，提高国企凝聚力和竞争力的重要方法，当国企遇到法律问题时，档案的存储在法庭中可视为证据出现，抵御法律风险。简而言之，有效管理国企档案，它可以国企更高效，稳定的长期发展。
2国有企业人事档案管理现状
随着信息技术的发展和我国人事档案制度的不断改革，冲击着国有企业人事档案管理存在很多问题。很多企业依旧采取传统、落后的人事档案管理方式，工作效率较低，员工的专业素养无法满足企业发展的需求。人事档案管理能够有效记录员工的个人信息与工作业绩，方便企业岗位调动、人员管理、职称考核等工作的开展。很多企业认为人事档案管理只是简单的档案资料存储与提取，除了特殊时期会有一定作用外，其他时期都处于可有可无的状态，错误的认知与管理理念导致人事档案管理形式化严重。一些管理人员甚至为了方便直接采用投机取巧的管理方式，遇到突发检查或者临时需要时，才会突击整改或者直接数据造假，应付处理。这种缺乏责任感的表现不仅会降低人事档案管理工作的效率，一定程度上会影响国有企业的发展与进步。
3优化企业人事档案管理的路径
3.1增强人事档案管理意识，提升对管理工作的重视度
管理者应当主动学习了解人事档案相关专业内容，充分认识人事档案在人力资源管理中的重要价值和作用，了解人事档案工作的严肃性，从而增强人事档案管理意识，提高重视度，改变管理思维及工作定位，积极探索人事档案管理的创新之路，争取将人事档案的利用价值最大化。
在我国现有的制度下，体制内工作的员工其人事档案关乎个人方方面面的利益，对员工本人来说是极为重要的，所以个人要加强对人事档案重要性的认知，认真细致填写工作中的各类表格，及时交回个人手中需要归档的材料，以端正负责的态度配合企业人事档案管理相关工作，使人事档案真正为其个人成长及发展发挥出积极的作用。
3.2强化人事档案管理人才培养
提高国企人事档案管理人员管理水平，需要先不断提升人事档案管理人员的职业道德素养。需要从以下几方面着手：一是加强人事档案管理人员的职业道德和职业素养的培养，这样管理者才能具备较强的责任感和使命感，坚定工作的信心，养成兢兢业业的工作作风。二是明确各个岗位档案管理人员的分工，分工明确，各尽其责，恪守岗位要求，不越级不越岗，确保档案信息不被泄密。三是不断加强对管理人员的专业技能的培训。信息化的发展一日千里，不学习很容易被最新的技术和信息淘汰，积极组织管理人员进行培训，让管理人员的思想和技能都走在信息技术的前列，这才能更好地保障信息安全。四是制定管理人员相激励制度，督促工作人员不断进步，提升他们对人事档案管理网络化的创新意识，还要提高他们应用档案管理网络化的技术水平。
3.3建立纸质档案与数字档案相结合的技术性管理，实现文书档案的信息化管理
随着“数字中国”、“智慧企业”等关键词的提出，纸质档案数字化、数字档案馆的建设成为大势所趋。档案数字化通常采用扫描仪实现量化数字化，但在数字化过程中要注意进行OCR识别。电子文件的归档则最好是在企业OA办公系统，生产MIS系统建立预归档库，实时对企业经营管理、生产管理过程中产生的电子文件及元数据进行预归档，将在归档范围内的电子文件及元数据通过OA办公系统与档案管理系统的接口设计完成电子文件及元数据的分类、编号，从而完成企业电子档案的归档工作。
3.4丰富人事档案利用方式，提高其利用率
人事档案作为员工完整个人信息的载体，对于企业人力资源的开发管理应该发挥出其巨大的价值，而不应该仅仅被动利用。我们要在保障其真实性和安全性的基础上，开发出多元化的利用方式。由于档案中信息记录的全面性和真实性，企业人力资源管理中员工信息库的建立，都应该以人事档案信息为基础，将人事档案信息进行数字化转化，通过对相关信息的提取，为人力资源管理决策提供有力依据。比如，可以通过对年龄、学历、工作经历及考核、奖惩等有关信息的分析，建立符合企业条件要求的核心员工信息库，为企业选人用人及后续的人才培养提供参考；可以提取年龄、性别、学历、岗位、劳动合同等相关信息，了解分析企业人员结构组成，为企业下一步的招聘及规划发展提供依据。
结束语
国有企业的人事档案管理工作需要企业相关管理人员积极重视，不能由于人事档案管理工作的实际需求较少就忽视其重要性，及时引进先进的信息技术管理模式，优化人事档案管理工作，提升档案管理人员的专业素养，保证人事档案信息化管理的安全性与准确性，全面提高企业管理水平，促进国有企业全面发展与进步。
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