东莞市粤桥山庄管理处
摘要：办公室档案管理事关单位各种工作进行的速度与效果，随着我国科技的发展，传统的档案管理模式已不能满足社会发展的需求，因此优化档案管理工作效率，就是明确办公室档案管理体系，合理应用现代管理理念以及管理方式、管理方法等，使得管理工作更加有序化、准确化，打造高效率档案管理的模式，以提升单位整体工作质量。就当前办公室档案管理工作，由于缺乏明确的管理制度与考核指标，管理流程较为混乱，亟待进一步优化办公室管理规章，突出办公室档案管理的重要性。本文针对办公室档案管理工作现状，探究优化档案管理工作效率的方式方法，提出有效的优化策略与建议，以提高办公室档案管理工作的水平。
关键词：办公室；档案管理；工作优化
引言
办公室档案管理工作与单位各项工作的展开密切相联系。但是随着科技的发展，信息时代的到来，网络信息化技术被各个领域广泛应用，传统的办公室档案管理模式已经不能适应社会的发展，在档案管理工作中仍然存在着一些问题。为了跟随时代的发展步伐，应不断完善办公室档案管理工作，运用网络信息化技术提高办公室档案管理的工作效率。
一、对办公室档案管理工作进行优化的必要性
首先，办公室档案是对单位发展轨迹的重要记录，是单位确定今后发展方向、提升发展水平的关键依据，影响着管理者和单位内部员工对档案管理工作了解的深度。其次，行之有效的档案管理工作对于文件起到关键保护作用，除对于实体资料的分类与储存外，电子资料的加密与设限也有效保障了文件资料的安全。最后，良好的档案管理工作为其他各项工作的展开提供了便利。因为办公室的各类记录文件客观反映单位的具体情况及相关政策的发展实施，对于当下各部门的重要工作及思路具有不可替代的指导作用。尤其在档案信息化后，可通过检索更方便快捷地获取资料，不再被繁琐地翻阅所困扰。
二、办公室影响档案管理工作效率的原因
2.1档案管理体制漏洞较多
单位办公室档案管理工作的开展，需要办公室人员有较强的档案管理意识，按照管理制度以及管理流程，收集各项信息并实现各项资源的整理。但多数档案管理工作缺乏系统培训，对档案管理缺乏充足的认识，无法依据实际工作要求收集与完善档案信息，更难以合理利用档案信息开展信息服务。当然，这也不完全是工作人员的失误，因为单位没有完善的档案管理机制，未随着时代的发展规划档案管理工作，以致档案管理工作依旧停留在传统纸质模式中，还没有转变成电子或是数据管理。所以，不少档案管理人员只是简单地进行资料收集，忽略了后期的编研及存档和信息服务等工作，以至于办公室档案资源开发利用效率较低，影响了正常的业务开展。
2.2措施陈旧
档案管理措施陈旧，现如今不少单位办公室没有合理的引进现代化技术进行档案管理，还是沿用传统的管理办法以致无法挖掘档案的价值，导致档案管理繁重。知识经济时代背景下，各项信息技术以及数字技术的出现，促进了线上信息服务的实现以及数据库的完善。然而，现如今很多单位的办公室档案管理工作不仅方式落后且工作效率较低，无法全面地收集各项信息，出现了整理不规范、信息收集不齐全以及资源更新慢的情况，不利于整体办公效率的优化。
2.3档案管理人员素质有待提升
现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。
2.4管理意识淡薄，管理方式落后
我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时代发展的步伐，因此，为了适应社会的发展，档案管理工作应该引进现代网络信息技术，提高管理工作效率。
三、优化办公室档案管理工作效率的有效策略
3.1坚持在法律框架下进行有效的档案管理工作
随着档案管理方法和技术的进步，档案的获取和调用变得更加方便和高效。此时，对相关法律的理解和掌握以及权责的明确性就变得越来越重要。重要文件的泄露或丢失，将给单位造成巨大损失。因此，档案管理人员应明确档案管理的相关规章制度，以便依法开展管理工作;对于单位的重要保密文件，提高保密意识，确保保密文件的安全。依法管理档案，适应新的发展形势，坚持底线，灵活管理模式，可以更好地推进办公室档案管理工作。
3.2打造优质的档案管理工作队伍
单位在办公室人才引进中，要加强对人才档案管理能力或者档案管理意识的关注，既要引进具有档案管理专业背景出身的人才，也要加强对现有人员的档案管理工作培训，从人才引进和岗培训等多个方向入手，切实提升办公室人员的档案管理能力以优化档案管理效率。一方面，单位应充实现有档案管理工作队伍，改变兼职或者是退休人员管理档案的现状，突出办公室档案管理工作的重要性，强化对现有办公人员的档案管理培训，以信息化技术学习和档案管理知识教育为切入点，运用网络视频、专题讲座等多种等手段，提升档案管理工作人员的专业能力及素质。另一方面，则是要加强对办公室人员的档案管理工作考核，建立健全的激励机制，按管理工作的效率以及档案信息的完整度、更新速度作为考核标准，对于档案管理工作突出的人员进行物质及精神奖励，而档案管理工作滞后的人员则要进行相应的惩处，从而全面提升档案管理工作的效率，调动档案管理人员工作的积极性。
3.3建立健全档案管理的工作制度
办公室档案管理工作开展的依据是档案的管理的制度规章，在实际办公室档案管理工作效率优化中要发挥着举足轻重的作用。在制度制定和修订过程中，要坚持民主及公正的原则，也要随着时代发展意识到，单位办公室档案管理工作制度所存在的滞后性及各种漏洞，基于单位发展动态调整办公室档案管理制度，从而提高制度的针对性、合理性及时效性，纠正以往工作中存在的各项问题。此外，还要构建档案利用反馈机制，对事业单位工作人员的档案利用情况进行民主调查，对单位员工在办公室档案利用过程中遇到的问题以及需求，定期进行收集、汇总及整理，针对问题提出相应的解决对策。组织档案管理人员面向问题集思广益，从而在实际工作中，不断地调整档案管理工作细节与优化档案管理效率。
3.4实现信息化管理
档案的信息化管理，能减轻管理人员的负担，也是更好、更快地利用档案信息，以提升办公室档案管理的效率。现如今大数据技术以及互联网技术、云平台等都能作为档案管理的新技术，便于单位办公室打造新的信息化办公室档案管理系统。首先，单位应该提升电算化程度，积极构建新的信息系统，打造办公室共享的档案数据库，便于教职工查看相应的信息。同时，单位还要积极争取电子政务建设和地方信息化规划建设的拨款，跟进城市电子政务建设进程，借助已经成熟的电子政务体系，来完善办公室档案管理系统。
结束语
综上所述，档案管理工作是办公室工作的重点，与其他工作有着密切的联系，会影响到其他方面的工作开展，提高档案管理工作的效率，能够更好地利用工作数据和信息，促进整个办公室工作的高效开展。目前，办公室应采取多种有效措施，利用现代信息技术和管理理念等，构建高效的办公文件管理系统，提高办公文件管理的质量和效率。同时，档案管理人员应提高自身素质，坚守底线，优化工作，更好地为档案管理工作服务。
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