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事业单位档案信息资源共享研究

发表时间：2020/11/17 来源：《基层建设》2020年第22期作者：韩舒文

[导读] 摘要：通过实现事业单位内部档案信息的资源共享，能够深度开发档案信息资源，提升档案信息的资源共享率，把档案信息充分利用起来，促进事业单位的稳定发挥。

        市场监督管理局 067000
        摘要：通过实现事业单位内部档案信息的资源共享，能够深度开发档案信息资源，提升档案信息的资源共享率，把档案信息充分利用起来，促进事业单位的稳定发挥。本文主要分析了事业单位当前档案管理现存问题，并针对性研究了档案信息资源共享有效措施。
        关键词：事业单位；档案信息；资源共享
        档案信息包含事业单位的各种信息资源，属于事业单位非常重要的信息资源形态，通过针对事业单位的档案进行深入开发利用，实现档案信息资源共享，能够促进事业单位档案管理的深化改革，提升档案管理质量和管理效率，促进事业单位的稳定发展。
        一、档案信息资源共享基本条件
        现代化社会已经发展进入到了互联网时代，互联网的应用已经涉及到了人们的生活和工作方方面面，同时社会公众也逐渐对于档案资源共享加强了认知。在公共共享信息的体系中纳入相关档案信息，能够有效满足社会公众对于档案资源共享需求[1]。实现档案信息资源共享有基本的条件要求。
        首先档案信息数量并需要足够充足，这也是进行档案信息资源共享的重要前提，如果档案信息量不足，那共享也没有太大的意义。在事业单位的发展过程中各种档案类型的数量逐渐增多，例如纸质档案、照片资料和多媒体文件等，这也说明事业单位的信息总量已经满足了基本的档案信息资源共享条件。第二，要求信息技术足够档案信息资源的共享要求，结合现代化信息技术的应用，建立数字档案馆，能够成为档案资源信息管理和信息共享的重要载体。现阶段我国事业单位数字档案馆网络体系已经基本建设完成，能够支持实物档案转化成为电子档案，把档案内容通过网络实现远距离的资源共享，提升了资源管理水平和共享性。
        二、事业单位档案管理现存问题
        1.技术落后
        现阶段大部分事业单位都已经用上了实物档案的数字化处理技术，但是真正的把实物档案信息化处理落实开展，并不是短时间内就能完成的工作。目前一部分事业单位的网上档案管制能够提供对应的档案目录信息，但是其中包含的信息量不多，其中的信息质量也无法保证。这样的问题严重影响了事业单位档案信息资源的深入开发利用。
        2.资源难以共享
        在档案资源信息化处理过程中，缺少了专业的部门进行统一管理和规划。事业单位一部分档案的内容要求遵守保密性要求，因此事业单位在构建档案馆和引进档案信息系统时，采用的信息系统标准不同，导致系统内部的档案信息非常混乱，影响了信息共享的顺利进行。目前事业单位档案管理中存在资源分类规划不合格情况，限制了档案信息资源的现代化、智能化发展，档案机构之间难以形成有效的协作共享，档案信息资源的开发利用也被耽误。

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        3.安全性建设不足
        资源共享的前提是一定要做好资源备份，当前大部分事业单位都采用了比较高效的资源备份技术方式，能够有效保护事业单位的内部信息，促进事业单位的稳定运行[2]。目前在事业单位信息资源管理系统构建过程中，先进技术利用不合理，导致信息资源的安全性受到一定影响，安全性不足则会直接影响到档案信息的顺利共享。
        三、事业单位档案信息资源共享的有效措施
        1.创新档案信息资源的共享机制
        建立完善的档案信息资源共享机制，能够确保档案信息资源共享工作的顺利开展。事业单位要从内部体制上重新调整各个部门的关系，并在综合当档案馆纳入不同职能的档案室，这样能够强化综合档案馆的功能，提升综合档案馆在档案信息资源共享当中的重要核心节点功能。例如目前一部分综合档案馆中包含房产档案、城市建设档案和土地档案，这样能够为城市的发展提供更有效的信息资源，提升政府部门的办事效率，让更多公众享受信息资源共享优惠。
        2.构建出信息网络
        结合现代化信息技术的应用，能够信息化处理实物档案原始材料，把信息输入到数字化档案馆当中，帮助事业单位能够建设出自己的档案信息库[3]。以此为载体能够形成网络整体，这样用户能够利用任何终端来登陆获得自己想要的档案信息，有效提升了事业单位档案信息资源的共享效率。首先事业单位要建设处档案信息中心，结合当前档案管理工作的实际内容以及档案管理部门的分布，省市和级别分别建立出对应的档案信息管理中心，专门负责为该省市的信息收集和信息整理，能够激活核心节点功能，建立信息资源共享网络的建设。当前不同档案馆都只是建立了档案信息资源的目录分享，没有针对原文资源进行信息化处理，因此事业单位需要逐步开展原文档案存储和检索的方式，提升档案信息资源的共享效率。
        结语
        综上所述，为了能够促进事业单位的创新发展，优化事业单位的资源管理工作，需要积极结合现代化信息技术，把网络作为信息管理主要工具，深入开挖档案资源的信息，实现档案信息资源共享。
        参考文献
        [1]金国辉.事业单位档案信息资源共享问题及解决措施[J].办公室业务,2020(16):71+77.
        [2]于修.事业单位档案信息资源共享现存问题及解决对策探究[J].就业与保障,2020(07):174-175.
        [3]周荔.事业单位档案信息资源共享存在问题及解决措施分析[J].纳税,2019,13(33):288.