四川省眉山市公共资源交易中心彭山区分中心 620860
摘要：档案是对所发生过的行为进行真实的记录，也是国家重要的信息资源。随着时代的发展，公共资源交易档案的管理与改革进程也在不断加快，如何做好我国公共资源交易档案的管理是我国档案工作的重要内容。近年来，公共资源交易项目越来越多，随之带来的招投标项目的档案管理也越来越重，尽管取得了一些成绩，但是目前我们公共资源交易档案的管理仍然存在着一些共性问题。本文将对新形势下做好公共资源交易档案管理工作提出相关建议思考，进而为我国档案工作的发展奠定基础。
关键词：新形势；公共资源交易；档案管理
引言
在信息技术快速发展的新形势下，我国档案管理工作越来越规范。通过档案规范化管理，不仅使其在部门决策中发挥着更加重要的作用，而且有效提高了档案的管理水平。公共资源交易类档案是在公共资源交易过程中形成的材料，通过对其进行规范化管理，不仅有利于促进公共资源交易的顺利开展，而且对现实公共资源的有效配置具有积极的意义。因此，针对当前公共资源交易档案管理中存在的一些问题进行分析，采取有效的措施加以解决，更好的促进公共资源交易市场的健康有序发展。
一、新形势下做好公共资源交易档案管理的必要性
1.1 为交易提供可靠依据
公共资源交易档案[1]是让调阅利用者认识和把握项目交易发展规律的钥匙，档案管理工作是维护历史真实面貌的重要事业。它把不同交易项目的完整过程真实记录下来，使瞬间成为永恒，成为有关各方进行反复查考、利用和研究交易历史现象、准确找寻交易是否依法依规完成的可靠依据。
1.2 使交易更加方便便捷
近年来，国家对基础设施方面的投入在不断加大，地方政府对一些涉及民生等方面的投入也在加大，比如，水利建设、道路建设、土地整理等等，这些都纳入了公共资源交易。这些交易涉及面广，涉及资金数额巨大，涉及权益众多，在管理上就变得比较困难。但是，做好公共资源交易档案的管理工作，尤其是一些大数据的运用，就会发现一些规律，避免一些误区，做到事半功倍，从而加速交易的时间并拓展交易的空间。
二、公共资源交易档案管理存在的问题
2.1 管理机制不健全
管理机制的不完善主要体现在监管机构履行职责有时不到位，形同虚设。目前，我国各地都设立了公共资源交易中心，其属于执行机构，发改、财政、国资、城建、交通、国土、水利等属于行政主管部门，公共资源管理办公室则属于综合监管机构，在体制上实现了执行权、管理权、监督权三权分离。但是，由于我国当前公共资源交易管理机制的不健全，很多时候监管机构没有发挥其真正的作用，导致它的存在形同虚设，从而一定程度上阻碍了公共资源交易档案管理的发展。
2.2 部门难以管理
首先，资源交易部门管理难度大。如今公共资源交易部门类型多样、内部复杂，这就给公共资源交易部门的管理带来了极大的困难，管理者有时也很难真正发现公共资源交易档案[2]存在的问题，使对公共资源交易档案进行监督失去本身应有的作用，使公共资源难以实现共享，从而使档案的制作有可能存在腐败行为。其次，档案的制作有着系列的流程，而监管的失效一定程度上为某些单位进行不规范行为提供了平台，一些档案可能出现虚假情况，使公共资源的服务功能很难有效发挥。
2.3 档案信息存在安全隐患
当前公共资源交易包含工程招投标、政府采购、国有资产处置、土地矿权拍卖、农村产权流转等众多业务，各类交易档案都要存档，这就导致容易出现档案管理成本上升、资源短缺的现象。部分档案管理部门中基础设施不完善和不规范，公共资源交易档案得不到有效的保管，档案信息存在着较大的安全隐患。
三、做好公共资源交易档案管理的思考和建议
3.1 制定相关的法律法规，规范档案保管期
有关部门应根据公共资源交易档案管理的特性[3]，制定明确的法律法规，从而避免法律误读的现象出现。
同时要完善公共资源交易管理体制和监督体系，建立部门协调机制，使公共资源交易工作有序开展，进而避免档案管理工作也出现混乱局面。另外，还需要对档案的保管期进行规范化管理。在公共资源交易档案的管理中，需要按照相关规定，明确档案保管期的期限。在不同的档案中，保管期有多种。工程招标档案的保管期有3种，保管期的期限有长有短，短期的档案保管一般在14年及以下，除短期之外，还有永久的档案保存期。一般资源交易类档案的保管期限为长期，与文件资料中合同所写明的日期相一致。永久的档案保存期一般是发生在一些一次性的转让项目中，在拍卖机构的档案资料保存中，一般档案保存期都在9年以上，档案保存期的起始时间是在拍卖成交合同签好的那一刻。
3.2 完善档案管理机制，明确立档责任人
在公共资源交易档案管理中，需要完善档案管理机制，发挥监管单位的作用，加大对公共资源交易档案管理违法行为的打击力度，以提高公共资源交易档案的合法性以及规范性，从而维护公共资源交易市场档案管理的秩序。档案工作不容忽视，特别是一旦档案出现问题，将对经济发展产生不可估计的损失。所以，对责任人的确定非常重要。首先得确定一个主管档案的领导，然后还要确定一名专门负责档案工作的档案员，也就是专职档案员，做好日常档案的维护与管理，对档案进行研究和分析，给经济建设提供依据。还要建设专门的档案室，防水、防潮、防火、防虫等设施一定要俱全。特别是温度上的控制，也要跟上要求，因为有些纸质的档案，随着温度的升高会变坏。这些工作都需要专门的档案人员进行负责。对档案的管理，还要有明确的借阅制度、管理制度等。通过制度来规范管理，通过制度来约束责任人、档案员，来管理档案的日常工作。所以，公共资源交易档案工作，看着简单，但是意义却不简单，并不是任何人都可以干得了、干得好的。
3.3 加强档案的细节管理
在对公共资源交易档案进行细化管理[4]过程中，需要准确对档案管理工作进行定位。尤其是档案管理工作人员，更加需要对档案管理工作的重要性有一个深入的认识。同时在具体的管理工作中，在做好档案文件的收集和整理工作的同时，要对档案文件进行及时的登记，进一步对档案文件的立卷和整理工作进行规范。对于公共资源交易项目涉及的相关机构，都要对交易过程涉及到本单位的资料进行收集归档妥善保管。在公共资源建设项目交易过程中，经过核准、审批和审计等一系列环节之后，公共资源交易档案还需要有项目备案审核单位和建设单位分别保存。在保管过程中，需要对文件资料进行装订处理，资料所用材质不仅要具有较好的防腐性能，而且材质要具有可靠性和稳定性，这样存储过程中才有利于对文件资料的有效保护。
3.4 提高档案管理员的管理水平
为了能够更好地提高公共资源交易类档案的水平，在实际管理工作中，还需要明确档案管理人员的职责，并将信息技术和网络技术在公共资源交易档案管理工作中进行运用，构建完善的档案管理网络，统一做好公共资源交易档案管理的收集和整理工作，进一步对公共资源管理流程进行规范，努力提高公共资源交易档案管理水平。另外，还要重视档案管理人员的培训工作，努力提高公共资源交易档案管理人员的专业技能和信息化技能，从而提高档案管理人员的管理能力，为公共资源交易档案管理水平的提升奠定良好的基础。
结语
公共资源交易在当前社会发展过程中发挥着越来越重要的作用，但当前公共资源交易档案管理工作中还存在许多不如意的地方，因此在实际工作中需要重视公共资源交易类档案管理工作，建立健全公共资源交易类档案管理机制，努力提高公共资源交易档案管理人员的整体水平，进一步提高公共资源交易档案管理工作，加快推动公共资源交易类档案管理的规范化和标准化进程，促进公共资源交易工作的顺利开展，为公共资源交易市场的健康、持续发展奠定良好的基础。
参考文献：
[1]罗小玉.新形势下做好档案管理工作的思考[J].山东工会论坛，2015，000（004）：138-139.
[2]赵春丽.做好公共资源交易类档案规范化管理工作的探讨[J].卷宗，2017（12）.
[3]周兆琼.浅谈公共资源交易项目档案的管理[J].卷宗，2018，008（036）：10.
[4]刘毅.浅谈公共资源交易项目档案的管理[J].招标与投标，2018，006（004）：38-40.
作者简介：
袁建秋（1971-），女，汉族，四川彭山人，大专，助理馆员，现从事公共资源交易服务单位档案管理方面工作。