广州市增城区国家档案馆 511300
摘要：档案管理是事业发展的痕迹管理，在事业发展过程中发挥着重要的基础性作用，在档案管理工作过程中，档案接收工作是重要的环节，档案接收工作的好坏，直接影响到档案的完整性和档案的整体质量。要做好档案接收工作，应当要对目前在档案接收过程中存在的一些普遍共性问题有所认识，在此基础上寻找合适的方式解决问题，不断提升档案接收工作的质量。
关键词：档案接收工作；问题；对策
在档案管理工作过程中，档案接收工作是重要的环节，不仅贯穿于档案管理所涉及的各个领域，同时也直接影响到档案的完整性和档案的整体质量，有其目前，随着档案数量的不断增加，档案接收工作也面临着更高的考验，而由于种种因素，目前在很多档案管理单位，在档案接收工作开展过程中，还是存在一些常见的问题，制约了档案接收工作的效率和质量。本文将对这些问题进行扼要分析，同时结合实际情况，思考如何解决问题以及做好档案接收工作的办法。
一、档案接收工作中的常见问题
（一）档案接收工作中标准不统一
由于档案接收的对象不分散在多个部门和领域中，接收对象比较分散，没有采用统一的管理标准、数据采集标准以及信息化标准，各单位各自为政，虽然很多单位都针对档案相继出台了不少档案管理的规章、制度，但是各自内容不一样，程序比较混乱，专业术语都各不一样，有的形成了口径，有的照搬上级规定，有的不符合档案法的基本规律，有的不符合客观实际。在这些规章制度的指导下，各级、各类档案错综复杂、五花八门。这都给档案接收工作直接带来了一定的难度，面对形式、信息、内容格式都不一样的档案，在接收过后归档会遇到一定问题。
（二）档案物理保存空间紧张
在档案接收以后，面临的就是归档存储的物理空间问题，但是目前，很多档案管理单位随着接收档案数量的不断增加，对物理空间也提出了更高的要求，但是对于很多档案管理单位而言，办公场所的固定性决定了物理存储空间的拓展也延伸往往存在很大困难，于是为了能够不断压缩档案物理保存空间，可能会出现一些不规范的保存行为，如一揽子包扎放到纸箱子里，或者过度挤压塞到铁柜中，不仅档案容易霉变，以后调阅起来也存在很大不变。
（三）接收档案的信息安全有待强化
很多接收的档案都有一定的保密需求，要求在接收过程和接收归档以后要严格做好相关保密工作，而且保密工作也是档案管理的基本要求。但是目前，一些档案管理单位虽然制定了相关的档案信息安全管理办法，但是随着客观形势的不断变化，档案信息安全也难以得到有效保障，如果出现一些操作风险或者系统风险，很容易导致信息泄露。
(四)全流程管理存在不足
一是在档案管理标准、制度体系方面存在缺项，没有能够做到定期对标准、制度进行修订。其次，对于相关的标准、制度,未能够积极加大宣传、贯彻和执行情况检查、反馈。第三是没有做好档案管理业绩定期检查考核工作，工作业绩检查考核体制有待建立。
二、做好档案接收工作的相关对策思考
（一）不断统一档案报送单位档案形成标准
作为档案接收单位，应当要不断统一档案报送单位档案形成标准实现不同部门之间数据的协调统一。建立统一的数据采集标准，档案管理标准、信息化工作标准等，使档案信息资源在统一规范的领导下优化整合，更好的配合做好档案接收工作。为此，档案接收单位一是要综合考虑各单位实际情况，制定设计好相关的档案形成的模板，对档案的标码要求、内容格式、载体形式等等都要进行明确要求；二是在相关要求形成以后，要做好及时的传达工作，确保相关单位弄懂吃透相关标准，改变当前管理分散的局面。三是要制定严格的档案接收标准或者档案接收原则。以技术开发档案为例，我们在档案接收过程中，通常要涵盖几点：形成的技术文件材料、曲线、图幅、原始记录、底图、数据表、照片、光盘、原图、实物标本；科技成果、方案、设计、化验、知识产权等。
（二）建立起档案电子化管理模式
为了解决接收档案物理保存空间紧张的局面，一个有效的方式就是建立起电子化管理模式，即以信息系统为支撑的档案管理平台，该平台是一体化运行作业，包含了档案管理形式，接收和生成的数据自动形成电子档案，简单快捷，减少人工输入，保证了数据的准确性，直接形成完整的电子档案。同时，在被接收的档案被归集到该平台以后，如果需要调阅档案，可以直接通过平台提供的用户界面进行包括检索、调阅、下载等行为。此外，为了提升系统的可行性和运行稳定性，可以和外部公司合作由其提供专业的技术服务，并做好开发和维护。同时，档案管理部门也需对档案界定保管期限，对于已经超期的档案，可以按程序经负责人批准后销毁，缓解档案资料冗余，库房紧张的现状。
（三）加强档案信息安全保护
一是要加强信息安全威胁的梳理和识别，包括档案的复杂性、整合的周期性以及人为操作因素等。二是要进一步完善档案的登记、入库和查询制度，这些问题应当要结合实际情况分布进行，确保有的放矢不能一蹴而就。三是要加强档案管理人员培训教育，使其建立起风险防控意识，积极主动采取风险保密措施。
（四）强化档案接收全流程管理
一是要建立较为完备的档案管理标准、制度体系，并且定期对这些标准、制度进行修订。其次，对于相关的标准、制度应该加大宣传、贯彻和执行情况检查、反馈的力度，对于不规范的行为要及时采取措施，不能放任自流。三是强化档案管理业绩定期检查考核工作，要建立工作业绩检查考核体制。
综上所述，档案管理是事业发展的痕迹管理，在事业发展过程中发挥着重要的基础性作用，在档案管理工作过程中，档案接收工作是重要的环节，本文对档案接收工作管理过程中的一些普遍共性问题进行了分析，并结合笔者日常工作经验思考了相关解决问题对策，希望提供一些有益参考和借鉴。
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