中国铁路设计集团有限公司信息化院
一、集团公司股改源起
国有企业作为中国特色社会主义的重要经济基础和政治基础，是党执政兴国的重要支柱和依靠力量，是中国特色社会主义市场经济不可或缺的重要组成部分。党的十九大明确提出要深化国有企业改革，发展混合所有制经济，培育具有全球竞争力的世界一流企业，为国有企业改革发展明确了方向。2018年底的中央经济工作会议在确定2019年央企改革重点工作任务时提到，要加快推动中国铁路总公司的股份制改造。2019年6月中国铁路总公司正式更名为中国国家铁路集团有限公司，将原全民所有制公司改为中央直接管理的国有独自公司。新成立的国铁集团担负着党和国家赋予的新时代历史使命。落实国铁企业股改上市，加快推动股份制改造决策部署，实现铁路优质资产资本化股权化证券化经营，是深入贯彻落实中央关于深化国企改革要求，是国铁集团推动铁路高质量发展，履行使命担当的重要体现。
国铁集团董事长陆东福在2020年1月国铁集团工作会议上提出，2020年将加快推动国铁企业股份制改造，全面提升国铁资本经营质量和效益。继续推动优质资产股改上市和上市企业再融资。确保京沪高 铁、中铁特货、金鹰重工、铁科轨道公司等企业股改上市工作取得实质性成果，研究探索区域铁路公司、设计集团公司等重点企业股改上市工作。集团公司股改上市工作被提上日程。
二、集团公司股改对企业档案工作的要求
集团公司股改上市牵扯到集团内各级单位和部门，并基础具体要求。对于集团公司档案管理工作来讲，可以从两方面阐明要求。一是，在集团公司股改上市过程中，企业档案要充分发挥档案凭证和情报价值，为集团公司股改上市提供所需的档案信息，与此同时档案部门要提高认识，牵头做好集团公司股改上市档案的收集与归档工作。二是，档案部门要主动适应集团公司股改上市后的各项变化，对内要转变思维加强管理，用制度促效率，对外要提高服务质量和水平，为企业发展主动作为。
（一）主动作为做好集团公司股改上市所需档案提供利用工作。
在股份制改革中，进行资产评估和撰写“招股说明书”的必备条件之一就是要有相应的档案材料为依据，否则， 便会被认定为虚假文件而担负法律责任。因此，在股份制改革过程中，档案部门一定要搞好以下几种企业档案的管理工作。
1．固定资产档案
固定资产档案主要包括设备、仪器和机械、房屋、基本建设项目等档案材料。在清产核资中，必须要求“账、物”相符。因此，无论从质量上，还是从数量上，都要求具有完整齐全的档案。
（1）设备仪器档案。包括立项、调研、考察材料及对方报价、来往函件；购置合同、协议及境外设备商检材料；开箱验收记录；随机图样及文字材料（设备仪器合格证、装箱单、保修单、说明书、零部件明细等）；安装调试记录、总结，竣工图样，检测验收等材料；重大事故分析处理及双方备忘录等材料；检查、保养和大修记录（设备仪器履历表）；改造记录和总结材料；报废鉴定材料。
（2）基本建设档案。主要指集团公司小型基建档案。
包括房屋平面图、地下管线图；自建工程项目归档文件材料主要包括：基建项目的可行性研究、立项、勘测、招投标；基建项目的设计；基建项目的施工；施工图设计文件、工程竣工图；基建项目的监理；基建项目的竣工验收；基建项目的使用、维修、改扩建中形成的各种资料。
2.经营档案
经营档案是集团公司各类项目经营的档案资料，它主要包括项目招投标文件、技术合同、经营合同等。是集团公司清产核资的重要依据。
3．财务档案
在股份制改革中，财务档案为企业进行盘点稽查，清理债权债务，国有资产评估，确认企业法人占有量，进行产权登记，界定产权，明确资产的出资者以及所占份额等提供翔实可靠的依据。其主要包括：财务报告、会计帐簿、会计凭证以及其他如固定资产卡片、银行余额调节表、银行对帐单等。
（二）做好集团公司股改上市档案的归档管理
在企业进行产权制度改革的同时，会形成大量的档案材料，它们是维护集体资产产权的重要凭证，也是明晰产权的依据，必须加强管理。
股份制改革中形成的材料主要包括，申请报告及有关主管机关的各种审批材料；股东会议记录、决议、协议、合同以及董事会文件；公司及持股会章程、持股名册、持股会社团法人登记材料；验资材料；募股文件，股东大会所形成的文件；新的经营管理文件，如内部结构设置方案、管理制度、规章等；监事会文件，主要是会议记录的决议；各种废止的印章等。
（三）转变思想，明确定位，适应上市公司的新要求。
1.正视现实，转变观念。随着集团公司上市，其未来在各领域竞争势必会加强，如何提高竞争能力对集团公司来说是一大考验，映射到企业档案工作上，就是如何提高管理如何提供高质量档案信息服务为集团竞争能力提供有力支撑。集团档案工作者首先就是要转变思想观念，抛弃固有国企惯性思维，要逐步提高危机和竞争意识。具体的就是要树立三种观念。一是，主动服务。提供档案服务是档案工作根本属性，只有确立主动服务的观念，抛掉老职能部门的作风才能适应发展；二是，树立开放心态。档案部门人员要主动融入集团公司改革发展，加强同各部门的沟通，尤其是生产单位，调查分析他们的档案需求，为日后档案工作规划发展提供依据，提升档案工作的效用；三是，要有竞争思维。档案部门要有忧患思维和危机意识，要横向对比其他信息部门，理性分析自身优劣势，激发本部门向上的动力。
2.切实推进和加强档案信息化建设。档案部门自身地位得到提升，并高质量的服务于企业战略，档案管理信息化是为一出路。而档案信息化落脚点是建立企业数字档案馆。尽管企业档案工作与企业主要领导的档案意识高低有直接关系。档案部门不能有等靠思想，要主动作为，要立足现有条件，联系外部可用资源以跬步姿态推动档案信息化的建设。可以将资源集中于部门某一点或某一类型档案，做出精品，运用该方式逐步得到集团公司认同，得到集团领导重视，进而获得更多资源，形成正向的马太效应。
3.要培养一批高素质具有新思想的档案专业人员。随着集团公司股改上市，集团现代企业建设也将逐步完善。这就对档案管理人员提出新的要求。在现代企业档案人员中，懂生产、了解信息技术的档案专业人员奇缺。这就制约了档案部门乃至档案事业在集团公司的发展。这就需要通过内部挖潜方式，加强对档案管理方面的人员的培养。集团档案部门的档案管理人员主要来自各生产单位，对生产各环节十分熟悉，这是优势。但是，由于档案专业知识储备有限这是不足。档案部门可以通过经常性培训来增加这部分人员的知识储备，以此提升档案管理水平。人才是推动部门发展的根本，因此档案方面人员的培养是集团公司及档案部门需要投入大力气去关注的。